業務改善や経営改革に真剣に取り組んでいる企業にとって、BPM(ビジネスプロセスマネジメント)は必須の知識と言えます。
前身はマイケルハマー氏の提唱したBPR(ビジネスプロセスリエンジニアリング)ですが、一過性のものではなく継続的改善を求める現代において、すでにBPMが主流となっています。
業務プロセスを可視化してボトルネックを発見し、ムダやムラを排除して最適化することを指しますが、具体的にどのような特徴があり、どのように進めていけば良いのでしょうか。
BPMとその手法とは?わかりやすく解説
BPMとは、業務プロセスごとのつながりや業務システムなどを分析して、課題の洗い出しや無駄を排除することで業務プロセスの効率化を図る取り組みのことを指します。
BPMの重要性は、業務課題のスピーディーな発見と解消、プロセスの最適化に有効に働くことにあります。
これらが企業経営に不可欠であることは、すでに周知の事実でしょう。
いかなる企業においても事業は業務のつながりで構成されており、その一つひとつにムダやムラがあっては非効率なのは明白です。
ただ、それがわかっていても、主業務の傍ら、どこにムダがあるのかを正確に掴むことは難航します。
業務改善による事業全体の最適化、業績の向上などを目指している企業は数多くありますが、実際にうまく進められているのはほんの一握りでしょう。
国内で働き方改革が声高に叫ばれて久しい中、いったいどれだけの企業が実質的な業務時間短縮に成功し、業務プロセスを最適化することに成功したでしょうか。
リモートワークも推進され、業務改善の必要性がさらに増してきた現在、BPMの必要性は最も高まっていると言えます。
まず手をつけるべきは「可視化」
ではどこから手をつけるのか、その具体的な第一歩は業務全体の可視化です。
まず経営陣が把握すべきことを見える状態にしなければ、業務改善は不可能と言っても過言ではありません。
そのためBPMのスタートは業務プロセスの可視化であり、複雑に絡む現場を知ることから始めます。
BPMはPDCAサイクルだと考える人は多いですが、それよりも先にすべきなのが可視化であることを認識しましょう。
可視化ができている状況になれば、プロセスや工数、必要人数が明確になり、課題も自ずと浮上してくるはずです。
特に縦割り組織が浸透している日本では横断的な業務が実行しにくく、ムダや非効率の温床になりやすいことも意識すると良いでしょう。
業務の標準化
これもまた日本の悪しき伝統ですが、あらゆる業務が属人化することで業務にムラが発生し、特定の個人に頼りすぎる現場を生むことで業務が非効率になりがちです。
もちろん従業員を成長させるためには、ある程度個人の裁量に任せるやり方は正解ですが、いつの間にかその人ありきの仕事になり、個人のスキルに依存することはリスクでしかありません。
組織の理想は、適任者でありさえすればどのポストに誰を据えても、同じインプットで同じアウトプットが得られることです。
こうした業務の整理整頓こそ大きな経営改革の第一歩であり、BPMを進めるうえで有効な手法と言えます。
2021年から認定資格も
BPM認定資格としてはOCEB2(OMG Certified expert in BPM 2 OMG認定BPMエキスパート2)があります。
この資格は世界標準のBPM知識とスキルを認定するものですが、一般社団法人日本OMGが2021年第1四半期から国内でも開始すると発表しました。
NTTデータイントラマートが2020年に専用講座を開始すると発表していましたが、日本語版の提供はNTTデータイントラマートと協力するためです。
海外主導のBPMにおいて国内にも技術者を増やし、世界標準知識とスキルを持つ人材を増やすことが狙いです。
BPMの具体的な進め方
前述した通り、まずは業務プロセスの可視化と現状の情報整理があります。
そのうえで具体的なBPMを進めていきましょう。
ステップとしては、分析→設計→実施→モニタリング→再構築となります。
それぞれ見ていきましょう。
分析
対象業務を選定し、課題を明確にするため現状を分析します。
まずは問題点を抽出し、どのような改善策があるかを検討する作業を繰り返します。
ここでは問題点を洗いざらい抽出することが重要です。
設計
問題点の改善策をプロセスに組み込む設計段階です。
どのようなプロセスを組めば業務が効率化できるかを考え、ムダを排除することが重要です。
専用のソフトウェアを活用し、業務時間やかかるコストをシミュレーションすると良いでしょう。
実施
設計したプロセスで実際に業務を実施します。
モニタリング
実施と並行してモニタリングを行い、目指す成果が現れていない場合は問題点をチェックします。
多くの場合、業務フローが変更されるため現場にとまどいが起こりますが、2週間程度期間を置くことで本質的な部分が見えてくるでしょう。
効率化できた部分を定量的に把握することが重要です。
再構築
一定期間モニタリングし、明らかになった課題を特定して解消のための再構築を行います。
成功した部分もそこから全社的な改善へつなげるため、実施と設計、再構築の作業を繰り返すことで成果を広げることが重要です。
BPMの成功事例
損害保険会社の事例
BPMツール「InnoRules」の成功事例では、業界2位優秀損害保険会社 H海上が業務処理の改善と保険商品管理構造の改善でビジネススピードアップを実現しています。
InnoRulesを中心にアプリケーションを共通化することで再活用可能な単位でアプリケーションを再構築し、以前は3ヶ月～6ヶ月単位で発売していた新商品を毎月発売へとシフトしました。
これだけで新商品の年間発売が5倍となり、業務担当者が独自に商品開発することが可能となっています。
短期間で多くの商品を発売できることは事業にとって大いにプラスであり、このスピードと商品数はマーケットニーズを満足させるものと言えます。
参考:InnoRules公式サイト
飲食店の事例
BPMツール「Metasonic Suite」の成功事例では、業務全体が属人化していた季節のメニューのリリース業務を、誰もが同じ認識で判断できる情報プロセスとしました。
共有にはスマートフォンも活用し、出張先からでも経営層も常に進捗状況を把握できるようにしたことで、それまで2ヶ月かかっていた承認期間を1週間に短縮することに成功しています。
同時に各自の役割が明確になり、食材調達やコスト計算、レシピ開発、広報などさまざまな部門が情報不足や判断基準のばらつきなく、効率的なコミュニケーションを築けるようになりました。
参考:Metasonic Suite公式サイト
BPMを取り入れるメリット
BPM導入のメリットは、各業務プロセスのボトルネックを発見し、解消できることです。
現場では気づかないうちに明らかに不要な業務がルーティン化していたり、システムが働いていなかったりする状況が生まれることがあります。
現場において多くの人材をムダに割いている部分を明らかにし、業務の重複を排除するきっかけを作れるのがBPMです。
ただし、検討せずにBPMツールを導入しても、それこそコストのムダになるリスクがあります。
本当に自社の現場に必要な機能があるのか、チェックする目を持つことが重要です。
また実際の改善もデータ主導で一方的に進めるのではなく、コツコツと改善を積み重ねていくアプローチが大切です。
現場は人で動いていますので、意見やアイデアを集めながら相互理解の中で進めていくことで、納得のいく改善を実施すべきでしょう。
BPMツールを活用するメリット
極論を言えば、ツールがなくとも業務改善は可能です。
ただBPMではプロセスを進めながら一つひとつPDCAを回していく必要があるため、途中で変更や追加をするのが容易でなければ頓挫しかねません。
昨今は急激にビジネス環境が変わってしまうこともありますし、計画変更にフレキシブルに対応するにはやはりツールの活用が有効です。
組織や部門を横断的にまたぐ改革を進めるなら、関係者間でいつでもどこからでも情報共有しやすいツールを活用するのは優れた手法と言えます。
BPMに使えるおすすめツールアプリ5選
それでは実際にBPMを実践するため、ぜひ活用したいおすすめのツールアプリを紹介します。
ポイントはまず使いやすさ、そして業務プロセスの分析や改善点抽出に最適な便利機能を持つことです。
octpath
octpathとは、株式会社アクロリアが運営しているクラウド型のプロセスマネジメントツールです。
業務をフロー形式で可視化、作業の進行を自動サポートすることができ、マネジメントにおける負荷の軽減や属人化の解消を実現します。
繰り返し発生するルーティン業務であれば、汎用的に幅広い業務で活用することができます。
画像·データ出典:octpath公式サイト
Metasonic Suite
実行系BPMツールと呼ばれているMetasonic Suiteは、現場で作業をするエンドユーザーが業務の流れをモデリングできるのが特徴です。
モデリング後に自動でプログラミングされるため、労せずして実行環境を整えることができます。
大手企業のように社内にIT部門がない企業や継続的にPDCAサイクルを回したい現場に最適です。
画像·データ出典:Metasonic Suite公式サイト
InnoRules
InnoRulesは、可読性と持続的なビジネス革新性が特徴です。
ほかにInnoProductもあり、商品企画や開発、リリースや販売分析などによる商品ライフサイクルの効率化を図れるツールも用意されています。
画像·データ出典:InnoRules公式サイト
Progress Corticon
Progress Corticonは、エンジン部にAIの要素技術である推論機能を搭載しているのが特徴です。
業務オペレーションをモデル化した際、矛盾や不完全性を自動で検知し、実行可能な業務運営の形に整えてくれる点が秀逸です。
画像·データ出典:アシスト公式サイト
ARIS
200万ライセンス、1万社以上の導入実績を誇るツールです。
業務プロセスの分析、設計、最適化の基盤提供だけでなく、戦略からインフラまで横断的な経営視点で企業資産をモデル化することが可能です。
画像·データ出典:ARIS公式サイト
業務プロセスの最適化にはBPMの活用を
BPMは、持続可能な経営変革であることが大きなポイントです。
業務プロセスの最適化は一過性のものでは効果がなく、常にPDCAサイクルを回していくことが最も重要であることは周知の事実でしょう。
そのためにはまず業務プロセスを可視化すること、現状を知ることが重要です。
ボトルネックや問題点を洗い出し、既存プロセスの設計自体を見直すことで効果の出るBPMが可能となります。
実行には専用ツールの活用がおすすめですが、闇雲に導入すればうまくいくわけではありません。
まずは明確に目的やゴールを設定し、そこに向かえる手段となるツールを選択し、第一歩を踏み出すことが大切です。
