【導入メリットも】おすすめ文書管理システム7選!

最終更新日 

「業務で使う文書が見つからない」、「溜まってしまった文書を効率的に管理したい」という企業も多いのではないでしょうか。

企業として業務をこなすほどに書類は溜まっていき、ファイリングなどで棚に保管している場合は保管場所の確保にも苦労してしまいます。

そこで今回は企業における文書の管理を効率化し、コストカットやペーパーレス化を実現できるツールとして導入企業が増えている文書管理システムについてご紹介させていただきます。

おすすめの文書管理システムや導入のメリットなども紹介させていただきますので、サービス比較の参考にしてみてください。

文書管理システムとは

文書管理システムとは文書を電子化して保管·管理ができるシステムです。

従来の紙での文書管理では保管場所が膨大に必要になるだけでなく、必要な文書をすぐに見つけることができないといった課題が発生しがちです。文書管理システムでは文書をデータ化してサーバー上で管理することができるので文書保管のためにスペースを確保する必要がなくなります。

また、文書のタイトルや内容から簡単に検索することができるので必要な情報を瞬時に探すことができるようになるので作業の効率化が実現可能です。

文書管理システムの主な機能

多くの文書管理システムには主に以下の機能が搭載されています。

登録機能

  • キーワード登録
  • コンテンツ(画像など)登録
  • Microsoft Office連携
  • 複合機連携
  • OCR機能
  • ワークフロー機能

などが搭載されています。文書にインデックスやキーワードをつけて保存することで、すぐに情報が検索できるようになるので多くの文書管理システムではキーワード登録機能は基本的に登録されています。

検索機能

  • キーワード検索機能
  • AND検索機能
  • あいまい検索機能
  • 全文検索機能

登録したキーワードを元に検索することが可能で、複数のキーワードを組み合わせて検索したり言葉の揺らぎにも対応した検索が可能になります。

管理機能

  • 保管期限の設定
  • 更新日設定機能

文書の保管期限を設定することで、もう使わなくなった文書がいつまでもサーバー上に残ることがなくなり、容量の圧迫を防ぐことが可能です。

セキュリティ機能

  • 権限設定
  • ログ管理
  • ダウンロード管理
  • 暗号化

ユーザーごとにアクセスできる権限を設定したり、文書ごとに編集・削除できる権限を設定することが可能になります。また、ログ管理ができるので、誰がどの文書にどんな操作をしたのかを確認することができ、不正や情報漏洩の抑止につなげることができます。

おすすめ文書管理システム

NotePM(ノートPM)

特徴

NotePMは社内マニュアルや、見積書、議事録などの社内で作成した文書を一元管理できる文書管理システムです。

WordやExcel、PDFなどで保存したデータを全文検索することが可能です。また、保存した文書に対して質問したりメモとして残しておきたいことをコメントとして残すことができます。

主な機能

  • 文書作成機能
  • 検索機能
  • コラボレーション機能
  • アクセス権限機能
  • 外部連携機能
月額料金1,000円〜
初期費用0円
無料トライアル30日間無料
最低利用人数3人〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

NotePM(ノートPM)の料金·評判·機能について。月額1,000円から使える?

画像・データ出典:NotePM公式サイト

Confluence(コンフルエンス)

特徴

Confluenceは企業向けのWikiツールです。

Wordソフトに例えられるほど簡単な操作性で、日報や議事録などのフォーマットをテンプレート化しておくことが可能です。

文書ファイルにはラベルを設定することができるので、必要な文書を簡単に検索することができます。

10ユーザーまでであれば期間無制限に無料で利用することができるFreeプランも提供されています。

主な機能

  • ドキュメント検索機能
  • コメント機能
  • アクセス権限機能
  • 通知機能
月額料金600円〜
初期費用0円
無料トライアルFreeプランあり
最低利用人数1人〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Confluence(コンフルエンス)の料金·評判·機能について。無料で利用できる?

画像・データ出典:Confluence公式サイト

Fleekdrive(フリークドライブ)

特徴

Fleekdriveは文書や動画などをクラウド上で保存・共有することができるクラウドストレージシステムです。

作成したフォルダは権限を付与したユーザーのみが編集できるように設定することが可能です。ユーザーがファイルを編集したログが残るので、不正の防止ができるようになります。

主な機能

  • ツリービュー機能
  • アップロード機能
  • 編集機能
  • ファイル共有機能
  • 文書管理機能
  • ワークフロー機能
月額料金500円〜
初期費用0円
無料トライアル30日間無料
最低利用人数10人〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Fleekdrive(フリークドライブ)の料金·評判·機能について。1ユーザー月額500円から?

画像・データ出典:Fleekdrive公式サイト

Garoon(ガルーン)

特徴

Garoonとはサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。

中堅企業〜大企業向けのグループウェアとして有名なGaroonですが、データや文書を保管して管理することが可能です。保管した文書はログ管理が可能で、検索機能によって全文検索することもできます。

主な機能

  • スケジュール機能
  • ワークフロー機能
  • メッセージ機能
  • 全文検索機能
  • ファイル管理機能
月額料金845円〜
初期費用0円
無料トライアル30日間無料
最低利用人数10人〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Garoon(ガルーン)の料金·評判·機能について。1ユーザー月額845円から使える?

画像・データ出典:Garoon公式サイト

ASTRUX SaaS

特徴

ASTRUX SaaSはサーバー構築などの初期費用をかけずに導入できる文書管理システムです。

基本的な文書管理システムに搭載されている機能を網羅しており、クラウド型での提供なのでサーバー管理をシステム提供会社に任せることができ、申込から導入までが短期間で実現できます。

主な機能

月額料金25,000円〜
初期費用50,000円〜
無料トライアルなし
最低利用人数200ユーザー〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

 

画像・データ出典:ASTRUX SaaS公式サイト

Dropbox Business

特徴

Dropbox Businessはファイルストレージサービスとして有名で、チームコンテンツの一括管理が可能になります。

マルチデバイスに対応しているので、外出先からでもスマホなどで簡単にチームと共同作業を行うことができます。ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどを大量に保存するだけでなく、それらのデータを簡単に検索してチーム作業に活かすことが可能です。

主な機能

  • ファイルの復元機能
  • チームフォルダ管理機能
  • リンク権限設定機能
  • ダッシュボード機能
月額料金1,500円〜
初期費用0円
無料トライアル30日間無料
最低利用人数3ユーザー〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

画像・データ出典:Dropbox Business公式サイト

FileBlog(ファイルブログ)

特徴

FileBlogはファイルサーバ全文検索·文書共有システムです。マルチデバイスに対応しているので、離れた場所にいるメンバーとファイルの共有が可能になり、テレワークのような在宅環境でも文書管理が実現できます。

サービス開始から13年以上の実績があり、ユーザーにとって使いやすいインターフェースを長い実績の中で追求してきたのでかゆいところに手が届くシステムとなっています。

主な機能

  • ファイルサーバ検索
  • 共有文書ポータル機能
  • タグ管理機能
  • サムネイル表示
初年度ライセンス価格55,000円〜
年間継続ライセンス価格33,000円〜
無料トライアルなし
最低利用人数1人〜

2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認

画像・データ出典:FileBlog公式サイト

従来の文書管理における課題

文書紛失のリスク

紙での文書管理の場合、何度も保管場所から取り出して使用することで紛失してしまうリスクがつきものでした。

必要な書類がなかなか見つからないことが多いということは、書類整理が正しく行われておらず、それだけ書類紛失のリスクが高いということです。社内で作成した文書は社外秘のものが多く、万が一流出してしまうようなことがあれば、企業としての信用に関わります。

作業効率の悪化

作成した文書が増えるほどに必要な情報を検索することが難しくなってしまうのが紙での文書管理でした。

文書を保管している場所に何度もいき、ファイリングしてある大量の文書から必要なものを探す。1度であれば良いですが、それが何度も重なると膨大な時間をかけて文書を探していることになります。すぐに文書が検索できるような環境が整っていれば、その分空いた時間を本来の業務に費やすことができます。

文書管理システム導入のメリット

文書をすぐに検索できる

文書管理システムには検索機能が搭載されているので、必要な文書をキーワードで検索してすぐに見つけることができます。

文書にタイトルやラベルを設定しておくことで検索をしやすくしたり、キーワードを組み合わせて検索することができるので詳細な内容を把握していなくても文書の検索が可能になるというメリットがあります。

紙での文書管理と違い、一枚一枚ページをめくる手間もかからずキーボード入力ができればすぐに文書を検索することができるので大幅に業務にかかる時間を短縮することができます。

最新のデータをいつでも使える

文書管理システムでは、保存した書類の作成日時を確認することができるので、同じ種類の文書でもどちらが最新のものをかすぐに把握することが可能になります。

同じ種類の文書であっても古い方の書類を使ってしまいトラブルになってしまう危険性を回避することができるだけでなく、わざわざ内容を閲覧して新旧を確かめていた手間からも解放されます。

また、マルチデバイスで文書の閲覧や編集ができるので、外出先やテレワークのような在宅業務でも手軽に文書管理ができるというメリットも生まれます。

データの共有ができる

文書管理システムを導入することで簡単にデータの共有が可能になります。従来の紙の文書管理であれば、必要な書類を探してコピーをとってメンバーに配布するといった手間がありましたが、電子化によって文書をオンライン上で共有できるので効率化が実現できます。

ペーパーレス化が実現できる

文書管理システムを導入することでペーパーレス化を実現することができます。

従来の紙での文書管理と違い、文書をデータ化して保存することができ、文書の閲覧、編集もオンライン上で可能になるため、印刷したり紙を用意する手間やコストの削減が実現できます。

また、文書をサーバー上に保管しておくことができるので、ファイリングする必要もなくなり保管場所を確保しなければいけない手間からも解放されます。紙は長年保存しておくことで傷んでしまいますが、データであれば劣化もせず、保存期間を決めておけば適切に処理もできます。

文書管理システム導入のデメリット

コストがかかる

文書管理システムは利用する人数ごとの従量課金制を設けていたり、一定の月額料金で定められた人数が利用できるものなど様々ですが、基本的には有料のものが多いです。

文書管理における多くの業務を効率化できるので、利用人数が多かったり、扱う書類の数が多いほど費用対効果を感じることができますが、小規模企業などではコストに見合わない可能性もあります。

また、新しいシステムを導入するということは、操作を覚えなければいけないことが増えるので、従業員の教育コストがかかってしまうというデメリットもあります。

なるべく直感的な操作で利用できるシステムを選んだり、小規模企業の場合は無料で利用できるシステムを選ぶことでデメリットを緩和することが可能です。

運用ルールの徹底が必要

社外秘の文書を扱うことも多いので、セキュリティ対策も含めて運用のルールを定めておく必要があります。

また、運用していく中でルールの改善点が見つかるケースもあります。定期的に運用ルールを変更して常に最適な管理体制を築かなければ、システム自体が企業に根付かなかくなってしまい、せっかく費用をかけて導入したのに紙での文書管理から脱却できていないという状況にもなりかねません。

自社の規模が変わるにつれて、別のシステムに移行しなければいけない可能性もあり、その際にはまた新たなルール決めの手間と社員教育のコストがかかるというデメリットがあります。

文書管理システム比較のポイント

課題解決に必要な機能を搭載しているか

文書管理システムを導入することによって、自社がどんな課題を解決したいのかを明確にしておきましょう。その上で、課題解決に繋がる機能を持っているかを比較検討することをおすすめします。

検索機能1つとっても、複数のキーワードを組み合わせて検索することができないシステムもありますし、微妙な言葉の揺れに対応しておらず、正確なキーワードでの検索が求められるものもあります。

大量の書類が管理できていない課題を解決したいのに、コストを優先するあまり登録できる書類の上限が低いプランを選んでしまい課題の解消ができなかったとなってしまえば本末転倒です。

また、文書管理システムを複数の部署で利用するという場合は、部署ごとの課題をしっかりとヒアリングして、各部署の課題が解決できる機能を搭載しているシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ体制の確認

社外秘の機密情報を扱うこともあるのでセキュリティ対策についてはしっかりと事前に確認する必要があります。

文書単位でアクセス制限ができたりログ管理ができるかの確認はもちろん、バックアップ体制についても確認しておきしょう。サーバー上にデータを保管するため、サイバー攻撃などで万が一データが消去されてしまった際には文書を復元することが難しいので、自動でバックアップができるシステムを選んで導入することでデータ消去の危険性を回避することができます。

マルチデバイスに対応しているか

文書管理システム導入のメリットの1つにスマートフォンやタブレットなどを使って時間や場所を選ばずに文書の閲覧・編集ができるというメリットがあるので、導入するシステムがマルチデバイスに対応しているかを事前に確認しておく必要があります。

また、スマホやタブレットから文書を閲覧した際に最適化された画面表示なるか、スマホからの操作はしやすいのかという点も確認しておくと良いです。

文書管理システムの導入で業務の効率化を

自社にマッチした文書管理システムを導入することで、今まで文書管理で感じていたストレスを大きく解消することができるようになります。

多様なサービスがある中で自社にマッチしたシステムを探すことは難しいですが、本記事に掲載した比較のポイントやサービスを参考にして是非自社の課題を解決して業務の効率化が実現できる文書管理システムを導入してください。

この記事が役に立ったらいいねやTweetをお願いします!

執筆者  STRATE編集部