社員の出張に関する管理は、少人数であればアナログな手法でも対応できますが、出張する人数が増えるほどに管理は煩雑化します。
会社ごとに仕組みが違う出張管理を効率化させて、柔軟な対応を実現するには出張管理システム(BTM)の導入がおすすめです。
出張管理システムは、出張に関する経費管理やチケット手配などの効率化だけでなく、万が一の災害時にも活躍するシステムであるため出張が多い企業は導入を一度検討してみると良いでしょう。
本記事では、出張管理システムとはどんなシステムなのか、機能や導入するメリット、おすすめの出張管理システムなどを紹介しますのでサービス選定の参考にしてください。
出張管理システム(BTM)とは?
出張管理システムとは、出張に関する経費やチケットの手配、出張の申請作業など様々な業務を一元管理することができるサービスです。
紙での管理をデジタル化してペーパーレスな管理を実現したり、申請から承認までの効率化などが可能なことから、大企業以外にも昨今では中小企業での利用も増えています。
また、近年注目されている従業員の安否確認の面でも出張管理システムは貢献します。
おすすめの類似出張管理システム
類似サービス: Smart BTM
(4.5)
月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
類似サービス: Travel Manager
(4.5)
月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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初期費用 | 110,000円〜 | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。登録した旅程データは、そのまま出張稟議申請や経費精算・出張報告まで活用できるので無駄なく管理が可能に。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。 災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
出張管理システムが必要になった背景
出張管理システムが必要とされるようになった背景としては、企業側、従業員側で出張規定の理解にズレがあり規定違反を犯してしまうケースが増えたことにより、適切な管理を可能とするシステムが求められるようになったことが大きな要因と言えます。
また、人的災害や自然災害に対する危機管理が注目されるようになったこともあり、出張時の災害·事故に備えた危機管理の手段が望まれたことも出張管理システムが注目されるようになった背景の1つでしょう。
さらに、一部の企業では出張規定違反の対象となる不正請求が多発しており、コンプライアンスの面でも出張規定の認識強化が必要となりました。
出張管理システムの主な機能
出張手配機能
出張時のホテルや新幹線·飛行機などの交通手段のチケット手配や予約などを可能とする機能で、最適なコストと時間効率を考えたプランの手配が可能となります。
1つのシステムで交通手段から宿泊施設までを決定できるため、業務にかける工数削減が実現できます。
出張管理機能
出張の申請から承認までだけでなく実績報復などのプロセスをワークフローとして管理することができる機能です。
紙ベースでの管理からシステム上の管理になるため、ペーパーレス化が実現できます。
精算機能
出張管理システムから出張費の請求が可能となります。
出張者が費用を立て替える必要がなくなり、経理担当者も膨大な経費申請書に悩まされることもなく、サービス運営会社からの出張費請求を処理すれば良いだけになるため業務効率化が実現できます。
危機管理機能
出張申請時やチケット手配、宿泊施設の予約データにより、誰がどこに出張しているのかがシステム上で把握できるようになるため、万が一の災害時や事故発生時にも緊急対応が可能となります。
おすすめの出張管理システム(BTM)
Smart BTM
特徴
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。
航空チケットやホテルの手配など、ブラックボックス化していた部分を見える化して社内規制の強化による経費削減を実現することができます。
クラウドで提供されているサービスのため、短期間かつ低コストでの導入が可能です。
複数の航空会社を一括で検索して一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間を効率化することができます。
また、チケット予約時の入力項目のほとんどがシステム内に事前登録されている情報を利用できるので、予約の都度情報を入力するのが手間だったという方にもおすすめです。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2022年12月現在/詳細は公式サイトを確認
ピカパカBTM
特徴
ピカパカBTMとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。
ホテルや旅館といった宿泊施設や、新幹線・飛行機などの交通手段の手配もワンストップで可能とします。
手配できる施設や交通手段は国内外を問わず可能となっているため、海外出張が多いという企業にもおすすめのサービスです。
操作性にも優れており、スマートフォン・タブレットからの操作にも対応しており、離れた場所からの出張予約が可能となります。
請求書による後払いができるため、宿泊費の立て替え負担が厳しいといった課題を解消することができる点も優れています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
Racco(ラッコ)
特徴
楽天株式会社が提供している出張管理サービスがRaccoです。
12,500社以上の導入実績があり、低コストから利用することができます。
1つの画面で予約情報を管理できるようになり、誰がいつどこに出張に行き、どんなホテルに泊まるのかなど詳細な情報を把握できるようになるため、有事の際にも迅速な対応が可能となります。
初期費用、月額料金ともに0円で利用できるためコストパフォーマンスに優れたサービスです。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:0円
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
AI Travel
特徴
株式会社AIトラベルが運営している出張管理システムのAI Travelは国内だけでなく海外出張が多い企業での利用も可能です。
日時と出発地、目的地、人数の4項目を入力することで簡単に出張の手配ができ、役職ごとに出張予算の設定をすることもできます。
コンプライアンスを強化しながら、出張に関わる業務の効率化を可能とします。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
じゃらんコーポレートサービス
特徴
豊富な宿泊先が選べる出張管理サービスがじゃらんコーポレートサービスです。
法人一括決済ができるため、従業員が出張にかかる宿泊費などを立て替える必要がなく、管理者の負担を軽減することができます。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:0円
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Bzit(ビジット)
特徴
Bzitは、旅行代理店として有名なJTBが提供している出張手配システムです。
国内はもちろん、海外出張にも対応しており、1,900社以上、660,000人以上から利用されています。
交通手段のチケット手配から宿泊施設の予約までがシステム上で一括で行うことができ、支払いの一括化にも対応しています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
J’sNAVI NEO
特徴
400社以上、60万人以上から導入されている出張管理システムがJ’sNAVI NEOです。
国内、国外両方の出張に対応しており、オンラインで簡単に交通チケットや宿泊施設の予約が可能となります。
また、出張者の精算データ·チケットの利用実績データ·請求データをマッチングさせる機能があるため、管理者の負担を大きく軽減することが可能です。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:30,000円〜
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
ビジネストラベルマネジメント
特徴
ビジネストラベルマネジメントとは、出張に関する日程調整・場所の管理・経費管理・新幹線や航空券の予約などの一元化を実現できる、JTBが提供する出張管理サービスです。
紛失の恐れや、コスト・管理スペースの確保が必要な紙ベースを廃止し、経費削減・負担軽減の強い味方になってくれます。
システムを複数使う必要がないため、業務のシンプル化を図りたい場合にもおすすめです。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年6月現在/詳細は公式サイトを確認
トラベルjp for Business
特徴
トラベルjp for Businessとは、LINEWORKSのチャットによって、簡単に出張における新幹線・航空券・ホテルなどの予約が可能なサービスです。
出張コンシェルジュがしっかりとサポートしてくれるなど、手軽に手間なく出張予約を利用できます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年6月現在/詳細は公式サイトを確認
BTOL
特徴
BTOLとは、株式会社南海国際旅行が提供する出張管理ソフトです。
出張での新幹線・飛行機・ホテル・旅館などの予約を一括管理することができ、突然の出張における出張費の立て替えや予約変更なども簡単にBTOL内で行えます。
管理者が利用する場合も、出張者のスケジュール管理などを簡単に行うことができる点も魅力です。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年6月現在/詳細は公式サイトを確認
BT-Compass
特徴
BT-Compassとは、国内出張の際の、予約・経費管理を一元化できるシステムです。
クラウド型の採用により、PC・スマートフォンなどデバイス問わず利用でき、どこからでもアクセス可能です。
紙での管理を脱却し、セキュリティ面の強化を図りたい企業におすすめです。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年6月現在/詳細は公式サイトを確認
Concur Travel
特徴
Concur Travelとは、出張に関するデータ管理を実現する、出張管理サービスです。
紙での煩雑な管理環境を改善し、紛失の管理負担軽減を実現できます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年6月現在/詳細は公式サイトを確認
Travel Manager
特徴
Travel Managerは、出張に関する手続きを一元的にサポートしてくれる、出張管理システムです。
出張稟議や経費精算などのデータをわかりやすく管理でき、工数削減の強い味方になってくれます。
危機管理やコンサルティングなどのような、機能も搭載されており、業務のスマート化を図りたい企業におすすめです。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年6月現在/詳細は公式サイトを確認
出張手配プラス
特徴
出張手配プラスは、煩雑化している出張申請や手配を効率化することができるサービスです。
新幹線のチケット1枚から対応することができ、オンラインで手続きを完結させることができるため、業務効率化に貢献します。
また、査証申請からWi-Fiの手配、会議室の予約と、幅広い範囲に対応できる点も優れています。
出張予約の変更やキャンセルも柔軟に対応可能です。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年7月現在/詳細は公式サイトを確認
WAVE225
特徴
WAVE225は、出張における稟議申請、経費精算などを効率化することができるサービスです。
外出先からでも、手軽に経費の申請や承認ができるため、テレワークを取り入れている企業にもおすすめとなっています。
インストール先のサーバーのCPU数に応じて料金は変動します。
料金
- ライセンス料:150万円
※2023年7月現在/詳細は公式サイトを確認
出張ステーションNEXT
特徴
出張ステーションNEXTは、出張管理にかかる業務の効率化やコストを削減することができるサービスです。
1つのサイトで複数のサイト情報を比較することができ、リクエスト予約も簡単操作で行うことができます。
出張データを一元管理し、経費の私的利用といった不正を防止、内部統制の強化にもつながります。
料金
- 初期費用:100,000円
- 月額料金:50,000円
※2023年7月現在/詳細は公式サイトを確認
BORDER
特徴
BORDERは、出張先でのホテル手配や、チケット手配など、出張管理に関する業務を効率化することができるサービスです。
チャットを活用してフライトやホテルを手配することができるため、わざわざ電話をする必要もありません。
海外・国内問わず、出張情報を一元管理することが可能です。
料金
- 初期費用:無料
- 月額利用料:無料
- 手配手数料:1,000円(通常料金)
※2023年7月現在/詳細は公式サイトを確認
Dr.Travel
特徴
Dr.Travelは、出張の手配にかかる手間を効率化することができる出張管理システムです。
出張の手配などの事前準備を一括で代行することができ、業務効率化につなげます。
また、渡航データを一元管理することができるため、適切な危機管理がしやすくなる点も優れています。
オーダーメイドに企業ごとのニーズに応えるプラン作成ができる点も魅力的です。
料金
- 初期費用:30,000円
- 月額料金:1,500円/人
※2023年7月現在/詳細は公式サイトを確認
GBT NTA ビジネストラベルマネジメント
特徴
GBT NTA ビジネストラベルマネジメントは、社内の出張データや手配履歴の分析などが可能なBTMです。
出張手配や出張中のサポートが可能なだけでなく、出張データを分析して出張管理を改善することもできるため、管理体制を見直してガバナンスの強化につなげることができるようになります。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2023年7月現在/詳細は公式サイトを確認
出張管理システムを利用するメリット
出張管理システムの導入によって得られるメリットは様々ですが、ここでは出張者側と管理者側のメリットをそれぞれ紹介します。
出張者側のメリット
出張管理システムの導入によって、出張者が得られるメリットとしては、出張に関わる申請や手続きを効率化できる点があげられます。
出張管理システムは、チケットの手配や宿泊施設の予約をシステム側に任せることができるため、業務負担を軽減しコア業務に集中できるようになります。また、申請したデータを活用した出張報告書を作成できるシステムもあるため、書類作成にかける時間も効率化されます。
管理者側のメリット
管理者側のメリットとしては、会社の出張規定に沿った出張管理ができるようになる点が大きいです。
システム上から簡単に情報共有することが可能で、サービスによっては出張管理システムを利用することで限定の割引を受けて宿泊施設などの予約ができるようになります。
また、出張に関するデータがシステム上で保存でき、履歴の確認も可能なため、コンプライアンスの強化にもつながります。
緊急時に誰がどこに出張していて、どんな宿泊施設に泊まっているかが迅速に確認できるため危機管理も可能です。
出張が多い企業こそ出張管理システムの導入がおすすめ
新型コロナウイルス対策としての緊急事態宣言も解除され、ワクチンの供給が広まってきたこともあり出張が増え始める企業も多いでしょう。
出張管理システムであれば、国内外問わず出張に関する業務を効率化して、社内のコンプライアンス強化にもつながるため、ぜひ導入を検討したいところです。
本記事で紹介したサービスや、導入のメリットを踏まえた上でサービスの比較検討をしてみてください。