出張管理システム(BTM)とは?おすすめシステムや導入のメリットなどを紹介

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社員の出張に関する管理は、少人数であればアナログな手法でも対応できますが、出張する人数が増えるほどに管理は煩雑化します。

会社ごとに仕組みが違う出張管理を効率化させて、柔軟な対応を実現するには出張管理システム(BTM)の導入がおすすめです。

出張管理システムは、出張に関する経費管理やチケット手配などの効率化だけでなく、万が一の災害時にも活躍するシステムであるため出張が多い企業は導入を一度検討してみると良いでしょう。

本記事では、出張管理システムとはどんなシステムなのか、機能や導入するメリット、おすすめの出張管理システムなどを紹介しますのでサービス選定の参考にしてください。

出張管理システム(BTM)とは?

出張管理システムとは、出張に関する経費やチケットの手配、出張の申請作業など様々な業務を一元管理することができるサービスです。

紙での管理をデジタル化してペーパーレスな管理を実現したり、申請から承認までの効率化などが可能なことから、大企業以外にも昨今では中小企業での利用も増えています。

また、近年注目されている従業員の安否確認の面でも出張管理システムは貢献します。

出張管理システムが必要になった背景

出張管理システムが必要とされるようになった背景としては、企業側、従業員側で出張規定の理解にズレがあり規定違反を犯してしまうケースが増えたことにより、適切な管理を可能とするシステムが求められるようになったことが大きな要因と言えます。

また、人的災害や自然災害に対する危機管理が注目されるようになったこともあり、出張時の災害·事故に備えた危機管理の手段が望まれたことも出張管理システムが注目されるようになった背景の1つでしょう。

さらに、一部の企業では出張規定違反の対象となる不正請求が多発しており、コンプライアンスの面でも出張規定の認識強化が必要となりました。

出張管理システムの主な機能

出張手配機能

出張時のホテルや新幹線·飛行機などの交通手段のチケット手配や予約などを可能とする機能で、最適なコストと時間効率を考えたプランの手配が可能となります。

1つのシステムで交通手段から宿泊施設までを決定できるため、業務にかける工数削減が実現できます。

出張管理機能

出張の申請から承認までだけでなく実績報復などのプロセスをワークフローとして管理することができる機能です。

紙ベースでの管理からシステム上の管理になるため、ペーパーレス化が実現できます。

精算機能

出張管理システムから出張費の請求が可能となります。

出張者が費用を立て替える必要がなくなり、経理担当者も膨大な経費申請書に悩まされることもなく、サービス運営会社からの出張費請求を処理すれば良いだけになるため業務効率化が実現できます。

危機管理機能

出張申請時やチケット手配、宿泊施設の予約データにより、誰がどこに出張しているのかがシステム上で把握できるようになるため、万が一の災害時や事故発生時にも緊急対応が可能となります。

おすすめの出張管理システム(BTM)5選

Racco(ラッコ)

特徴

楽天株式会社が提供している出張管理サービスがRaccoです。

12,500社以上の導入実績があり、低コストから利用することができます。

1つの画面で予約情報を管理できるようになり、誰がいつどこに出張に行き、どんなホテルに泊まるのかなど詳細な情報を把握できるようになるため、有事の際にも迅速な対応が可能となります。

初期費用、月額料金ともに0円で利用できるためコストパフォーマンスに優れたサービスです。

料金

  • 初期費用:0円
  • 月額料金:0円

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

AI Travel

特徴

株式会社AIトラベルが運営している出張管理システムのAI Travelは国内だけでなく海外出張が多い企業での利用も可能です。

日時と出発地、目的地、人数の4項目を入力することで簡単に出張の手配ができ、役職ごとに出張予算の設定をすることもできます。

コンプライアンスを強化しながら、出張に関わる業務の効率化を可能とします。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

じゃらんコーポレートサービス

特徴

豊富な宿泊先が選べる出張管理サービスがじゃらんコーポレートサービスです。

法人一括決済ができるため、従業員が出張にかかる宿泊費などを立て替える必要がなく、管理者の負担を軽減することができます。

料金

  • 初期費用:0円
  • 月額料金:0円

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Bzit(ビジット)

特徴

Bzitは、旅行代理店として有名なJTBが提供している出張手配システムです。

国内はもちろん、海外出張にも対応しており、1,900社以上、660,000人以上から利用されています。

交通手段のチケット手配から宿泊施設の予約までがシステム上で一括で行うことができ、支払いの一括化にも対応しています。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

J’sNAVI NEO

特徴

400社以上、60万人以上から導入されている出張管理システムがJ’sNAVI NEOです。

国内、国外両方の出張に対応しており、オンラインで簡単に交通チケットや宿泊施設の予約が可能となります。

また、出張者の精算データ·チケットの利用実績データ·請求データをマッチングさせる機能があるため、管理者の負担を大きく軽減することが可能です。

料金

  • 初期費用:0円
  • 月額料金:30,000円〜

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

出張管理システムを利用するメリット

出張管理システムの導入によって得られるメリットは様々ですが、ここでは出張者側と管理者側のメリットをそれぞれ紹介します。

出張者側のメリット

出張管理システムの導入によって、出張者が得られるメリットとしては、出張に関わる申請や手続きを効率化できる点があげられます。

出張管理システムは、チケットの手配や宿泊施設の予約をシステム側に任せることができるため、業務負担を軽減しコア業務に集中できるようになります。また、申請したデータを活用した出張報告書を作成できるシステムもあるため、書類作成にかける時間も効率化されます。

管理者側のメリット

管理者側のメリットとしては、会社の出張規定に沿った出張管理ができるようになる点が大きいです。

システム上から簡単に情報共有することが可能で、サービスによっては出張管理システムを利用することで限定の割引を受けて宿泊施設などの予約ができるようになります。

また、出張に関するデータがシステム上で保存でき、履歴の確認も可能なため、コンプライアンスの強化にもつながります。

緊急時に誰がどこに出張していて、どんな宿泊施設に泊まっているかが迅速に確認できるため危機管理も可能です。

出張が多い企業こそ出張管理システムの導入がおすすめ

新型コロナウイルス対策としての緊急事態宣言も解除され、ワクチンの供給が広まってきたこともあり出張が増え始める企業も多いでしょう。

出張管理システムであれば、国内外問わず出張に関する業務を効率化して、社内のコンプライアンス強化にもつながるため、ぜひ導入を検討したいところです。

本記事で紹介したサービスや、導入のメリットを踏まえた上でサービスの比較検討をしてみてください。

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    執筆者  STRATE編集部

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