出張管理システムの導入手順は？
導入目的と現状の課題を明確にする
まず、システム導入の目的を明確にし、現状の課題を洗い出すことが重要です。
例えば、「出張にかかる経費が増大している」、「管理に時間がかかっている」などの具体的な問題を把握します。
目的が明確であれば、それに見合ったシステムを選定でき、導入効果も高まります。
適切なシステムの選定と比較
次に、複数の出張管理システムを比較し、最も適したシステムを選定します。
システムの導入にかかるコスト、機能の充実度、導入サポートの有無など、企業のニーズに合致するものを検討しましょう。
また、他社の導入事例や利用者の評価を参考にすることで、実際の運用時の利便性も比較しやすくなります。
トライアル導入とフィードバックの収集
選定したシステムが決まったら、まずはトライアルを活用し、操作性や機能が実務にマッチするかを確認します。
実際に社内の利用者からフィードバックをもらうことにより、問題点や改善点は明確になるはずです。
出張管理のおすすめ製品
出張管理を効率化！【Smart BTM】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
出張管理の課題を解消！【Travel Manager】
(4.5)
| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円～ | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
交通手段の手配をワンストップで実現【ピカパカ出張DX】
(4.5)
| システム利用料 | 要問い合わせ | 無料お試し | 可能 |
|---|---|---|---|
| 導入費用 | 0円 | 取扱手数料 | 要問い合わせ |
ピカパカ出張DXとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。 ホテルや旅館などの宿泊施設の手配から、新幹線や飛行機といった交通手段の手配までをワンストップで実現することができます。
圧倒的な取り扱い商材
海外出張が多い企業などでは、出張にかかる費用が高額となる傾向があり、出張者による立替払いの負担が厳しいという声が聞かれます。ピカパカ出張DXは、請求書による後払いが可能となっており、立替精算による負担をなくすことができます。
感覚的な操作が可能
担当者だけでなく、出張者も操作がしやすいシステムでなければ、運用を推進することは難しいでしょう。ピカパカ出張DXは、直感的に操作することができ、ホテルや航空券など、各商材を3ステップで予約することが可能です。
出張情報を一元管理
「いつ」、「誰が」、「いくらで」といった出張情報をピカパカ出張DXで一元管理することができます。システム上での確認だけでなく、パスワードを設定したExcelでのデータ送付や、Web上での確認にも対応しています。
導入時のポイントについて
出張規定の整備
出張管理システムを効果的に活用するためには、企業の出張規定を事前に整備し、システムに設定しておくことが重要です。
交通手段や宿泊費の上限設定、申請・承認のフローなど、出張に関するルールを明確にしておくと、無駄な出費を防ぎつつ適切な経費管理が実現するはずです。
また、システムに規定を反映させることで、利用者も自然とルールに則った手配は行えるようになります。
従業員へのトレーニングとサポート
従業員が新しいシステムに慣れてもらうためには、トレーニングが不可欠です。
システムの基本操作や出張手配・経費精算の流れについて、従業員向けの説明会やマニュアルを用意すると良いでしょう。
また、導入直後は操作に関する質問やトラブルが発生しやすいため、サポート窓口を設けることも重要です。
従業員が安心してシステムを活用できる環境を整えることで、導入効果はより出やすくなるはずです。
導入後の運用状況のモニタリングと改善
出張管理システムを導入した後も、システムの利用状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて改善を図ることが大切です。
例えば、利用者のフィードバックをもとに、使いにくい部分の設定を変更したり、操作方法の再説明を行ったりします。
システムが現場のニーズに適しているかを確認し続けることで、出張管理の効率化とコスト削減をさらに進めることができます。
