社員の出張回数が多い企業では、一人ひとりの宿泊先や交通費の管理、チケット手配など出張に関わる管理業務が増え、煩雑化してしまうという課題があります。
企業ごとに異なる出張管理を効率化して、ミスを防止するには、出張管理システム（BTS）を導入すると良いでしょう。
Smart BTMは、オンライン上で手軽に交通チケットや宿泊先の手配を完結でき、出張経費の適正化ができるとして注目されています。
本記事では、Smart BTMの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますので、サービス選定の参考にしてください。
Smart BTMとは
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。
交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
「利用する交通手段によって予約サイトが異なり手間がかかる」、「変更可能タイプの運賃を予約したい」、「購買先を統一して経理の負担を軽減したい」、「出張に費やした金額が適正か把握したい」といった課題を解消するための機能を搭載しており、幅広い企業から導入されています。
Smart BTMのおすすめポイント
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。
Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
予約時の入力項目のほとんどがシステム内に事前登録している情報を利用できるため、予約の都度情報を入力する手間が効率化されます。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。
Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
Smart BTMの導入によって、出張の予定が変更になった際に、航空券を都度買い直さなければならない手間から解放されます。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
航空会社や旅行会社のサイトで航空券を予約したり、ホテルの手配方法も出張者によってバラバラなため、出張の手配に手間がかかるという課題は出張管理における代表的なものです。
さらに、購買先ごとに請求書が届くので、処理作業や立替経費の精算が経理担当者の業務を圧迫している状況にあるというケースも珍しくはありません。
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。
Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
適正購買を実現
出張経費の立替払いが多く、自社の経費が適正に処理されているのかわからないという課題も、Smart BTMならば解決できます。
Smart BTMでは、航空券や宿泊、JR券などの手配データを記録、購買データの蓄積が可能です。
蓄積したデータを提供するだけに止まらず、過去データを参照して独自に分析、改善提案をするコンサルティングサービスも提供しています。
Smart BTMの導入メリット
管理部門側のメリット
見える化によるコスト削減が可能
管理部門の許可なく勝手に航空券などを予約してしまう、いわゆる「勝手予約」。Smart BTMを導入することで、手配状況を可視化、社内ルールの強化につながります。
システム上に購買データを蓄積して、改善や社内規定の変更を提案してくれるサービスも提供しているため、コスト削減に成功した事例も多いです。
立替経費精算の手間を効率化
Smart BTMでは、請求書払い（後払い）や各種旅費決済システムなどに対応しているため、立替経費精算における手間を効率化することができます。
危機管理に活用できる
Smart BTMでは、24時間体制でオペレーターが対応しているため、社員の方が出張先で万が一トラブルにあった際でも、迅速なサポートが可能です。
外務省の海外安全情報配信サービスの「たびレジ」に自動で登録しているため、海外出張が多い企業でも安心して利用できる点もメリットでしょう。
出張者側のメリット
予約にかかる手間を削減
出張者自身で航空券を手配するのは手間がかかるものです。
Smart BTMでは、自分で予約したい場合はオンライン予約、予約が手間という場合はチャットや電話でオペレーターに任せることができます。
予約にかかる手間を効率化して、別の業務に充てる時間を増やすことができるのは大きなメリットです。
時間や場所を気にせず予約が可能に
ブラウザベースで利用できるクラウドサービスのため、出張者は時間や場所を気にせず予約を行えるようになります。
航空券やホテルの手配だけでなく、現地での通訳・ガイド・車両などの手配も可能です。
Smart BTMの主要な機能
Smart BTMに搭載されている主な機能を紹介します。
- 予約機能：航空券や宿泊、Wi-Fiのオンライン予約がいつでも可能
- チャット機能：チャット、電話による相談も24時間可能
- ダッシュボード：手配の状況を手軽に確認
- リマインド通知：航空券などの発券期限を通知
- セキュリティ機能：2段階認証など
- マルチデバイス対応：ブラウザベースで様々なデバイスから利用可能
- 規定確認：企業ごとの出張規定をいつでも参照
- 帳票発行：見積書や請求書などの帳票を自分で発行
上記以外にも様々な機能が搭載されています。機能の詳細については、資料ダウンロードをお願いします。
Smart BTMの料金·価格
Smart BTMの料金については、公式サイトよりお問い合わせください。
よくある質問
Smart BTMではどのような手配ができますか?
航空券やホテル、新幹線のオンライン予約、チャットオーダーによる、レンタカー、レンタルWi-Fi、会議室などの手配が可能です。
どのような決済方法に対応していますか?
請求書（後払い）、各種旅費決済システムなどに対応しています。
パソコンに専用アプリをインストールする必要はありますか?
いいえ、Webブラウザでご利用いただけます。
導入時の設定サポート等はありますか?
社員情報登録の補助などを行っております。また、社員様向けの説明会を開催することも可能です。
Smart BTMの詳細について
Smart BTMについて、おすすめのポイントや機能などを紹介させていただきました。
出張管理は、件数が多くなるほどに煩雑化し、経理の業務負荷を圧迫させてしまうことになったり、不正な経費申請などを招いてしまう要因になります。
Smart BTMであれば、手配状況の可視化による透明性の確保、請求書の一本化による業務効率化など、様々な導入メリットがあるため、おすすめです。
Smart BTMのサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
