無料の出張管理システムを使うメリットは？
コストを抑えて導入できる
無料の出張管理システムは、導入にかかるコストを大幅に削減できる点が最大のメリットです。
従来、出張管理システムを導入するには高額な初期費用や月額費用が発生することが一般的でしたが、無料のシステムを使うことで、コストを気にせずに出張管理を始められます。
初期投資が難しい小規模な会社や、まずはシステムの効果を試してみたい企業にとって心強い味方になるでしょう。
基本的な機能が使える
無料の出張管理システムでも、出張申請や経費精算といった基本的な機能が備わっています。
出張手配や経費管理の業務を一部デジタル化できるため、紙ベースや手作業で管理していた場合と比べて、業務効率は十分に向上することが期待できます。
例えば、オンラインでの出張申請や承認機能、経費の入力機能などを備えた無料のシステムを活用することで、作業負担はしっかりと軽減されることでしょう。
システム導入の効果を試しやすい
無料システムであれば、費用負担なく実際の業務に導入して、その効果を試すことができます。
システムの操作性や機能面など、有料のシステムを導入する前に、どのようなメリットが得られるかを評価することが可能です。
まずは無料のシステムを使って効果を実感し、その後、多機能な有料版に移行するのも賢明な手段です。
出張管理のおすすめ製品
出張管理を効率化！【Smart BTM】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
出張管理の課題を解消！【Travel Manager】
(4.5)
| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円～ | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
交通手段の手配をワンストップで実現【ピカパカ出張DX】
(4.5)
| システム利用料 | 要問い合わせ | 無料お試し | 可能 |
|---|---|---|---|
| 導入費用 | 0円 | 取扱手数料 | 要問い合わせ |
ピカパカ出張DXとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。 ホテルや旅館などの宿泊施設の手配から、新幹線や飛行機といった交通手段の手配までをワンストップで実現することができます。
圧倒的な取り扱い商材
海外出張が多い企業などでは、出張にかかる費用が高額となる傾向があり、出張者による立替払いの負担が厳しいという声が聞かれます。ピカパカ出張DXは、請求書による後払いが可能となっており、立替精算による負担をなくすことができます。
感覚的な操作が可能
担当者だけでなく、出張者も操作がしやすいシステムでなければ、運用を推進することは難しいでしょう。ピカパカ出張DXは、直感的に操作することができ、ホテルや航空券など、各商材を3ステップで予約することが可能です。
出張情報を一元管理
「いつ」、「誰が」、「いくらで」といった出張情報をピカパカ出張DXで一元管理することができます。システム上での確認だけでなく、パスワードを設定したExcelでのデータ送付や、Web上での確認にも対応しています。
無料の出張管理システムの注意点
機能が制限されている場合が多い
無料の出張管理システムは、有料版に比べて機能が制限されている場合が多いです。
例えば、高度な経費分析機能やカスタマイズ機能が使えなかったり、複数の部門での利用が難しかったりする場合があります。
特に、規模が大きくなると基本機能だけでは対応しきれないケースもあるでしょう。
無料システムを導入する際は、自社に必要な機能が揃っているかを事前に確認しておきましょう。
サポートが限定的
無料の出張管理システムは、カスタマーサポートが限定的な場合が多く、操作やトラブル対応に時間がかかることがあります。
例えば、メールサポートのみしか用意されていないなど、トラブル発生から解決までに時間を要することも少なくありません。
サポート体制を重視したい場合は、有料プランの検討も視野に入れるべきです。
セキュリティ対策が限定的
出張管理システムは、経費データや従業員の個人情報など、重要なデータを数多く取り扱うため、堅牢なセキュリティ対策が求められます。
しかし、無料プランでは有料プランに比べてセキュリティ機能が弱い場合も多く、情報の漏洩リスクが高まる恐れがあります。
導入前に、セキュリティ体制がどの程度整備されているかを十分に確認し、万が一のリスクに備えておくことも大切です。
