クラウド型出張管理システムを使うメリットは？
場所を選ばず利用できる
クラウド型システムの大きな特徴は、インターネット接続があれば、場所を選ばず利用できることです。
出張先からでもアクセスできるため、急な変更やキャンセルが必要な場合も、リアルタイムで対応することができます。
また、オフィスからも出張状況や経費の確認ができるため、状況の把握を容易に行え、管理のスピードも向上します。
柔軟性の高さは、出張業務全体の効率化に寄与してくれるでしょう。
最新情報が常に反映される
クラウド型システムは、最新機能が常に提供される点も魅力です。
法規制の改正や出張規定の変更があった場合でも、速やかにシステムに反映されるため、企業がその都度手動で更新を行う必要がありません。
システムの保守管理にかかる手間を削減し、常に最適な環境で運用が可能になります。
コストが削減される
クラウド型出張管理システムは、コストパフォーマンスが優れています。
オンプレミス型システムとは異なり、自社サーバーや設備の維持管理が不要であり、サーバーの運用やメンテナンスも必要ありません。
中小企業にとって、経済的な観点からも心強い味方と言えます。
出張管理のおすすめ製品
出張管理を効率化！【Smart BTM】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
出張管理の課題を解消！【Travel Manager】
(4.5)
| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円～ | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
交通手段の手配をワンストップで実現【ピカパカ出張DX】
(4.5)
| システム利用料 | 要問い合わせ | 無料お試し | 可能 |
|---|---|---|---|
| 導入費用 | 0円 | 取扱手数料 | 要問い合わせ |
ピカパカ出張DXとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。 ホテルや旅館などの宿泊施設の手配から、新幹線や飛行機といった交通手段の手配までをワンストップで実現することができます。
圧倒的な取り扱い商材
海外出張が多い企業などでは、出張にかかる費用が高額となる傾向があり、出張者による立替払いの負担が厳しいという声が聞かれます。ピカパカ出張DXは、請求書による後払いが可能となっており、立替精算による負担をなくすことができます。
感覚的な操作が可能
担当者だけでなく、出張者も操作がしやすいシステムでなければ、運用を推進することは難しいでしょう。ピカパカ出張DXは、直感的に操作することができ、ホテルや航空券など、各商材を3ステップで予約することが可能です。
出張情報を一元管理
「いつ」、「誰が」、「いくらで」といった出張情報をピカパカ出張DXで一元管理することができます。システム上での確認だけでなく、パスワードを設定したExcelでのデータ送付や、Web上での確認にも対応しています。
クラウド型出張管理システムの注意点について
セキュリティ対策の徹底
クラウド型システムでは、データが外部サーバーに保存されるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための対策が不可欠です。
特に出張管理システムには、経費情報や従業員の個人情報など、重要なデータが含まれます。
システム提供元が強固なセキュリティ体制を整えているか、データの暗号化やアクセス制御がしっかり行われているかなどをしっかりと確認するようにしましょう。
企業側も、利用するデバイスに対するセキュリティ対策を講じることで、リスクを軽減できます。
機能の見極めとサポート体制の確認
クラウド型出張管理システムは多機能ですが、企業ごとに必要な機能は異なります。
導入前には、企業の業務に合わせた機能が備わっているかをしっかり確認することが大切です。
例えば、経費の精算機能や予約手配の管理機能など、自社の出張スタイルに合った機能が揃っているかを確認することで、無駄なコストや手間は省けるはずです。
また、トラブル発生時に迅速に対応してもらえるか、サポートの窓口が充実しているかの確認も怠らないようにしましょう。
