出張管理システムと経費精算システムはどう違う？
出張管理システムの役割
出張管理システムは、出張の手配や管理に特化したツールです。
航空券や宿泊施設の予約、出張先での交通手段の手配といった出張に関する業務全般をサポートします。
例えば、従業員が申請する出張計画を管理者が承認する際のフローなど、業務を一元管理したい際に活躍してくれます。
システム上でスケジュールや出張先の情報を確認できるため、急な変更にも迅速に対応することが可能です。
経費精算システムの役割
経費精算システムは、出張を含むすべての経費の精算に関する業務を効率化するためのツールです。
従業員が発生した経費を申請し、支払いが行われるまでのプロセスを管理してくれます。
交通費や宿泊費、食事代などの出張関連経費などの管理も経費精算システムで行うことが可能です。
従業員の申請作業、管理者の確認作業を大幅に軽減したい際に活躍してくれるツールです。
出張管理のおすすめ製品
出張管理を効率化！【Smart BTM】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
出張管理の課題を解消！【Travel Manager】
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| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円～ | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
交通手段の手配をワンストップで実現【ピカパカ出張DX】
(4.5)
| システム利用料 | 要問い合わせ | 無料お試し | 可能 |
|---|---|---|---|
| 導入費用 | 0円 | 取扱手数料 | 要問い合わせ |
ピカパカ出張DXとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。 ホテルや旅館などの宿泊施設の手配から、新幹線や飛行機といった交通手段の手配までをワンストップで実現することができます。
圧倒的な取り扱い商材
海外出張が多い企業などでは、出張にかかる費用が高額となる傾向があり、出張者による立替払いの負担が厳しいという声が聞かれます。ピカパカ出張DXは、請求書による後払いが可能となっており、立替精算による負担をなくすことができます。
感覚的な操作が可能
担当者だけでなく、出張者も操作がしやすいシステムでなければ、運用を推進することは難しいでしょう。ピカパカ出張DXは、直感的に操作することができ、ホテルや航空券など、各商材を3ステップで予約することが可能です。
出張情報を一元管理
「いつ」、「誰が」、「いくらで」といった出張情報をピカパカ出張DXで一元管理することができます。システム上での確認だけでなく、パスワードを設定したExcelでのデータ送付や、Web上での確認にも対応しています。
連携して使うことは可能？
システム連携によって経費管理がスムーズになる
出張管理システムと経費精算システムを連携させると、出張手配と経費精算の流れがスムーズになります。
例えば、出張管理システムで予約した交通費・宿泊費のデータを自動的に経費精算システムに反映することができるため、手入力をする手間を削減することが可能です。
これにより、データ入力時のミスも減少し、精算処理の正確性も向上するでしょう。
また、管理者にとっても、出張の手配内容と経費精算の内容が一致しているかを簡単に確認できるため、経費承認業務が効率化されます。
業務効率化が一段と進む
システム連携の最大の利点は、出張手配から経費精算までの一連の業務を自動化できる点です。
出張手配のデータが経費精算システムに直接取り込まれることにより、出張が終わった後に自動で精算が進む仕組みを構築することができます。
これにより、経費申請・承認にかかる時間が短縮され、管理者や経理部門の負担が軽減されるはずです。
