出張精算でよくある課題
手続きが煩雑で時間がかかる
出張者が出張先での経費を手書きで記録し、領収書を集め、帰社後にまとめて申請するというプロセスは、非常に煩雑です。
経費の詳細を正確に記録するのは難しく、申請時に漏れやミスが発生する可能性が高まります。
また、経費申請のための時間が膨らみ、他の業務を圧迫する原因にもなりかねません。
承認フローに時間がかかる
出張精算の申請を行った後、承認者がその内容を確認し、最終的な精算までに時間がかかることも多いです。
手作業での承認が必要な場合、承認者の不在などで時間が延び、精算完了が遅れることもあるでしょう。
このように、承認フローの効率が悪いと、出張者や管理者の双方にとって負担が大きくなります。
経費の管理が不透明
手作業による出張精算は、出張経費の一貫した管理が難しく、どの出張にどれだけの経費がかかったのかを正確に把握することがなかなか難しい場合があります。
また、経費の不正申請やルール外の支出も発生しやすく、経費を適切に管理できないというリスクも起こりがちです。
出張管理のおすすめ製品
出張管理を効率化！【Smart BTM】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
出張管理の課題を解消！【Travel Manager】
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| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円～ | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
交通手段の手配をワンストップで実現【ピカパカ出張DX】
(4.5)
| システム利用料 | 要問い合わせ | 無料お試し | 可能 |
|---|---|---|---|
| 導入費用 | 0円 | 取扱手数料 | 要問い合わせ |
ピカパカ出張DXとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。 ホテルや旅館などの宿泊施設の手配から、新幹線や飛行機といった交通手段の手配までをワンストップで実現することができます。
圧倒的な取り扱い商材
海外出張が多い企業などでは、出張にかかる費用が高額となる傾向があり、出張者による立替払いの負担が厳しいという声が聞かれます。ピカパカ出張DXは、請求書による後払いが可能となっており、立替精算による負担をなくすことができます。
感覚的な操作が可能
担当者だけでなく、出張者も操作がしやすいシステムでなければ、運用を推進することは難しいでしょう。ピカパカ出張DXは、直感的に操作することができ、ホテルや航空券など、各商材を3ステップで予約することが可能です。
出張情報を一元管理
「いつ」、「誰が」、「いくらで」といった出張情報をピカパカ出張DXで一元管理することができます。システム上での確認だけでなく、パスワードを設定したExcelでのデータ送付や、Web上での確認にも対応しています。
出張精算を効率化する3つのポイント
デジタル化で経費申請の手間を削減
出張管理システムを活用することで、経費申請がデジタル化されるため、出張者の手間を大幅に削減できます。
例えば、領収書をスマホで撮影し、そのままシステムにアップロードできる機能を利用すれば、手動で領収書をまとめる必要がなくなります。
また、出張先での経費をリアルタイムで記録・申請できるため、出張から戻った後の作業負担も軽減されるはずです。
自動化による承認フローの迅速化
出張管理システムには、経費の申請から承認までのフローを自動化できる機能が搭載されています。
これにより、承認者がシステム上で即時に内容を確認し、承認手続きを行えるため、承認待ちの時間が短縮されます。
さらに、設定された経費ルールに基づいて、申請内容が自動的にチェックされるため、不正防止にも最適です。
迅速かつ正確な承認プロセスは、出張精算の効率向上に大きく寄与してくれることでしょう。
経費データの一元管理で透明性を確保
出張管理システムを利用することで、出張にかかる全ての経費データを一元管理することができます。
これにより、どの出張にどの程度の経費が発生したかを正確に把握でき、経費管理の透明性が向上します。
また、リアルタイムでの経費分析が可能になるため、出張にかかるコストの把握が簡単になり、無駄な出費を削減するきっかけにもなるはずです。
経費データの一元管理は、効率的なコスト管理と予算計画の改善にも貢献してくれるでしょう。
