出張管理システム導入時に起こりうる失敗
システムが業務に合わない
まずよくある失敗としてあげられるのは、導入したシステムが会社の業務フローやニーズとマッチしないケースです。
システムの操作性が複雑であったり、必要な機能が欠けていたりする場合、従業員がシステムを使いこなせず、せっかく導入したのに十分に活用できないという事態が発生します。
結果的に、システム導入の目的である効率化が達成されないことにもなりかねません。
社内教育の不足による混乱
従業員への教育を怠ることも失敗の要因になり得ます。
従業員がシステムの操作方法を理解していないと、誤操作や不完全な申請が増え、業務に混乱が生じます。
特に、出張申請や経費精算のプロセスが複雑化すると、従業員がシステムの利用に対して抵抗を感じる場合もあるでしょう。
システムの利用率が低下したり、従来の手作業が続いてしまったりするリスクが生じないよう、事前の教育はしっかりと行いましょう。
導入後のサポート不足
導入後のサポート体制が不十分だと、トラブルが発生した際に迅速に対応できないケースがあります。
システムが定着するまでには多少の時間が必要であり、その間に発生する疑問点やトラブルに対応できるサポート体制は欠かせない存在です。
サポートの不足は、従業員の負担を増加させる要因になり得ます。
出張管理のおすすめ製品
出張管理を効率化！【Smart BTM】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Smart BTMとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。 交通チケットや宿泊先手配の見える化、ルール化による経費削減、オンライン予約やチャットを活用した業務効率化などが可能で、クラウド型のサービスであるため、手軽に導入することができます。
全ての航空会社を並べて比較
航空会社ごとに予約サイトが異なり、比較が難しくて手間がかかるという声が聞かれます。 Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索、一覧表示することができるため、サイトを見比べる手間がかかりません。
変更の可否を一目で把握
出張における航空券の予約時に気になる点は、「予定が変更となった際に、航空券予約の変更ができるか」という点だと思います。 Smart BTMは、航空券の検索結果に予約変更ができるかがわかりやすく記載されているため、予約後に変更ができなかったということがありません。
請求書を1つにまとめて経理の負担を軽減
Smart BTMは、あらゆる航空会社の航空券、日本・全世界の宿泊・JR券をまとめて手配することが可能です。 Smart BTMの運営元であるIACEトラベルから1つにまとめた請求書が届くようになるため、煩雑化していた精算業務を大きく効率化することができます。
出張管理の課題を解消！【Travel Manager】
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| 月額費用 | 33,000円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円～ | 導入社数 | 要問い合わせ |
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
交通手段の手配をワンストップで実現【ピカパカ出張DX】
(4.5)
| システム利用料 | 要問い合わせ | 無料お試し | 可能 |
|---|---|---|---|
| 導入費用 | 0円 | 取扱手数料 | 要問い合わせ |
ピカパカ出張DXとは、株式会社ピカパカが運営しているBTMです。 ホテルや旅館などの宿泊施設の手配から、新幹線や飛行機といった交通手段の手配までをワンストップで実現することができます。
圧倒的な取り扱い商材
海外出張が多い企業などでは、出張にかかる費用が高額となる傾向があり、出張者による立替払いの負担が厳しいという声が聞かれます。ピカパカ出張DXは、請求書による後払いが可能となっており、立替精算による負担をなくすことができます。
感覚的な操作が可能
担当者だけでなく、出張者も操作がしやすいシステムでなければ、運用を推進することは難しいでしょう。ピカパカ出張DXは、直感的に操作することができ、ホテルや航空券など、各商材を3ステップで予約することが可能です。
出張情報を一元管理
「いつ」、「誰が」、「いくらで」といった出張情報をピカパカ出張DXで一元管理することができます。システム上での確認だけでなく、パスワードを設定したExcelでのデータ送付や、Web上での確認にも対応しています。
失敗しない対策方法とは
業務に適したシステムの選定
出張管理システムを選ぶ際には、企業の業務内容や出張頻度、従業員の利用状況に適した機能を備えているかどうかを確認しましょう。
トライアルを用意しているサービスも少なくないため、まずは実際に操作感を確認し、企業にマッチするかどうか試してみることをお勧めします。
十分な社内教育の実施
システム導入後は、全従業員がスムーズに操作できるように教育を行うことが大切です。
研修やトレーニングを実施し、システムの基本的な操作方法や利用上のルールについてしっかりと理解してもらうようにしましょう。
操作マニュアルやFAQを用意しておけば、従業員が困ったときに自分で解決できるようにもなります。
導入後のサポート体制を確認
システムの運用が軌道に乗るまでは、ベンダーによるサポート体制は欠かせません。
トラブルや疑問が生じた際にすぐ対応してもらえるよう、手厚いサポート体制が整えられているかどうかも重要なチェック項目です。
適切なサポート体制は、システムが早期に安定して稼働する支えになります。
