福利厚生の旅行補助とはどんな仕組み？
福利厚生の旅行補助は、企業が従業員の社員旅行費用を一部負担する仕組みです。
プライベートでの旅行には適用されませんが、社員旅行の際には、宿泊費や交通費などが補助されます。
この福利厚生制度では、従業員のリフレッシュを促進し、チームワークやコミュニケーションの向上を目的として導入されます。
また、福利厚生として旅行補助を提供することで、企業の魅力が高まり、従業員のモチベーション向上にも繋がるでしょう。
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社員旅行の費用を福利厚生費とする条件
社員旅行の費用を福利厚生費とするためには、いくつかの条件を満たさなければなりません。
次の条件を必ず把握しておきましょう。
旅行の期間が4泊5日以内
社員旅行を福利厚生費として計上するには、国内旅行なら4泊5日以内（移動中の宿泊を含む）が条件です。
海外旅行の場合、移動中の宿泊を除き、現地滞在日数が4泊5日以内であれば福利厚生費として認められます。
それ以上の日程の場合、税務上の扱いが変わる可能性があるため、社員旅行の計画を立てる際は注意が必要です。
全従業員対象として半数以上が参加する
社員旅行を福利厚生費として計上するためには、全従業員を対象に参加者が50%以上である必要があります。
しかし、リモートワークの普及により全員参加が難しい場合は、特定の条件下であれば参加割合が50%未満でも経費として認められることがあります。
詳細な判断は税理士に相談しましょう。
一人当たりの旅費が10万円を超えない
会社負担費用に法的な上限は設けられていませんが、国税庁の事例では一人10万円までが非課税と認められており、過度な贅沢を避け、福利厚生としての適正な範囲を守ることができます。
そのため、社員旅行の一人当たりの旅費は10万円を目安としておくと良いでしょう。
予算を超える場合、税務上の問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。
不参加の従業員に旅費代わりの金銭を支給しない
社員旅行に参加しない従業員に旅費相当の金銭を支給するのは避けなければなりません。
その理由としては、社員旅行が福利厚生として提供されるものであり、不参加者への金銭支給が給与の一部と見なされるリスクがあるためです。
福利厚生はすべての従業員が平等に享受できるものであるべきであり、原則に反する行為は避けましょう。
従業員以外の旅費を会社が負担しない
社員旅行において、従業員以外の家族や友人の参加費用を会社が負担することは、福利厚生費として計上できません。
福利厚生は従業員への支援が原則であり、家族や友人への支出は税務上認められないためです。
したがって、従業員以外の旅費は個人が負担する必要があります。
社員旅行の費用を福利厚生費として計上する際の注意点
社員旅行の費用を福利厚生費として経費計上するには、証拠書類をしっかり保管し、また就業規則に社員旅行に関する具体的な要件を記載しておくことが必要です。
以下では、それぞれについての注意点について解説します。
領収書等の書類を保管しておく
社員旅行を福利厚生費として経費計上する際、適切な証拠書類の保管が必須です。
具体的には、参加者リスト、旅行のしおり（スケジュールや活動内容）、領収書、集合写真などが必要です。
これらの書類は、全従業員に開かれた福利厚生活動であることや、経費が適切に使われたことを証明します。
税務調査で求められた際に提示できるよう、整理して保管しておきましょう。
就業規則に明記しておく
社員旅行を福利厚生費として経費計上するには、就業規則にその詳細を明記することが重要です。
例えば、社員旅行が「全社員を対象としていること」「定期的に実施される福利厚生プログラムであること」を規定に含めます。
また、企業ごとに異なる対応が必要な事項も事前に規則に盛り込み、従業員が把握できるようにしておきましょう。
海外旅行の場合、パスポート取得費用を会社が負担するかどうかは企業の方針により異なりますが、その負担を「会社が行う」と明記すれば、福利厚生費として計上可能です。
このように規則に詳細を盛り込むことで、社員旅行が公式な福利厚生の一環であることが明確になり、税務上のトラブルを避けることができます。
