毎月発生する経費精算業務ですが、従業員側が社内ルールを確認し、経費申請のやり方を把握していないと経理担当者への負担が増えるため、注意が必要です。
本記事では、経費申請について解説していますので、参考にしてください。
経費申請とは
経費申請とは、営業活動などで従業員が立て替えた交通費などの経費を会社側に支払ってもらうために必要事項を記載して申請する作業のことを指します。
経費申請は、申請する経費の種類によって必要な書類や記載内容が異なりますが、基本的には以下の項目を記載する必要があります。
- 書類名
- 書類の作成期日
- 申請日
- 支払日
- 金額
- 申請者の氏名などの情報（社員番号や所属部署など）
- 申請内容
- 支払先
企業によって申請書のテンプレートがあり、決まった形式で申請することが決められている場合もあるため、確認しておくことが重要です。
また、旅費交通費などは高額になりやすい傾向があるため、税務署に指摘されないためにも、内容は詳細に記載しておきましょう。
ちなみに、経費申請を紙やExcelで行なっている場合、入力ミスや紛失のリスクがあること、承認に時間がかかる場合や、過去の申請が確認しにくいことがデメリットとなります。
経費精算とは
一方で、経費精算とは、社員が営業活動などを行う上で立て替えた経費を、経理や上司が申請を承認して支払うことを指します。
社員が経費申請した内容について、経理担当者は、記載内容や記載方法に間違いがないかを確認し、問題がなければ承認、仕訳をした後、払い戻しの手続きを行います。
経費申請があった時点では、払い戻しができるか、経費にあたるかは判断できないため、経理担当者が厳格に確認する必要があります。
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経費申請のやり方
従業員が行う経費申請のやり方としては、まず自分が営業や市場調査などを行う上で必要となった経費を立て替えて支払うことが前提となります。
一般的に、経費として申請できる勘定科目としては、交通費や旅費交通費、消耗品費などが挙げられます。
その上で、会社のルールに則った上で経費精算書を作成し、上長に提出します。
その後、経理担当者が確認し、仕訳を行い、承認されれば経費として会社から支払いが認められますが、即時支払いとなる場合や支払日が決められているケースもあり、会社によって規定が異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
経費申請を行う上での注意点
経費申請を行う上では、申請書類の種類と、申請する科目、領収書の有無に注意すると良いでしょう。
経費申請のルールは会社によって異なり、申請書類が複数ある場合も十分に想定されます。
まずは、申請したい経費に対応した種類の書類であるかを確認しましょう。
その上で、申請したい経費の勘定科目が何にあたるのかを調べます。
また、旅費交通費などの高額な経費は、領収書の添付が必須となる場合が多いため、領収書や支払い証明書があるかを確認しておきましょう。
経費精算書には、以下の項目を記載します。
- 申請日
- 支払日
- 金額
- 支払い先（口座番号など）
- 用途（支払いの理由）
- 経費申請する社員の情報（氏名や社員番号など）
- 必要に応じて領収書の添付
領収書に記載されている金額や内容と、経費精算書に記載されている内容に相違があると申請が通らない上に、経理担当者の確認作業が増えてしまうため、しっかりと確認しましょう。
会社によっては、経費申請専用のチェックシートを作成し、確認してもらっている場合もあります。
記入済みの経費精算書と添付書類が揃った後は、提出期限を守って経理担当者へ提出しましょう。提出期限を過ぎてしまうと、経費として払い戻しができない場合もあるため、注意が必要です。
記入漏れに注意して経費を申請しよう
経費の申請方法について解説しました。
経費申請は、記入漏れや申請内容との相違があると、経費として認められないだけでなく、経理担当者の負担も増やしてしまうため、経費精算書の作成には最善の注意を払いましょう。
