実費精算とは?実費と経費の違いや必要になる場面を紹介

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経費精算はビジネスの現場で頻繁に行われる業務の一つですが、実費精算という言葉を耳にすることも多いでしょう。

しかし、実費と経費の違いや、実費精算が必要となる場面を明確に理解している人は少ないかもしれません。この記事では、実費精算の基本から、方法や必要性、さらには経費削減のための切り替え方法について詳しく解説します。

実費精算とは

実費精算とは、従業員が業務遂行の際に発生した具体的な費用を、その証明となる領収書やレシートを基に、会社に返還を求める手続きのことです。支出された金額が明確になるため、精算の際に正確な金額を会社に請求することができます。

また、この方法を採用することで、経理の業務がスムーズに進行し、無駄な支出や誤差を減少させることが期待できます。

実費と経費の違い

実費とは、具体的に支払われた、または支出された金額のことを指します。商品の購入やサービスの利用など、具体的な取引が行われた際の金額を示すものです。

一方、経費とは、会社の業務遂行に伴って発生する費用や支出のことを指します。例えば、オフィスの家賃や電気代、従業員の給与など、業務に関連する様々な費用が含まれます。

実費は、経費の中の一部として認識されることが一般的です。

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実費精算の方法

業務上の支出を精算する際、実費精算は非常に一般的な方法として採用されています。実費精算の主要な方法は「立て替え」と「仮払い」の2つです。

立て替え

立て替えは、社員自身が先に費用を全額支払い、その後、会社に対してその金額の返還を求める方法を指します。社員が出張や業務のために何らかの支出を行った際、その支出を自己負担し、後日、領収書やレシートを会社に提出して精算を行います。

事前に支出の詳細が不明確である場合や、急な支出が必要となった場合などに適しています。

仮払い

仮払いは、会社が社員に対して予定される支出の一部または全額を事前に支払い、後日、実際の支出が確定した際にその差額を精算する方法です。あるプロジェクトのための資材購入が予定されている場合、その資材の購入費用の一部を会社が社員に事前に支払います。

そして、実際に資材を購入した後、実際の支出と事前に受け取った金額との差額を精算する形となります。支出の概算が事前にある程度予測できる場面や、社員が大きな金額を立て替えることが難しい場合に適しています。

実費精算以外の方法(定額支給)

実費精算の他に、定額支給という方法もあります。これは、事前に決められた金額を社員に支給し、その範囲内での支出を認める方法です。精算業務の手間を減らすことができる反面、支出が定額を超える場合の対応が必要となります。

実費が必要になる場面

ビジネスの現場では、さまざまな業務活動の中で実際に発生した費用を会社に精算する必要が生じます。業務の性質や目的に応じて異なるため、正確に実費を精算することで、会社の経費管理を適切に行うことが可能です。

交通費

業務遂行のための移動は、ビジネスの日常に欠かせない活動の一つです。このような移動に伴って発生する交通費は、実費精算の主要な対象となります。

電車やバス、タクシーなどの公共交通機関を利用した場合の運賃、または自家用車を使用した場合のガソリン代や駐車料金などが該当します。業務の内容や移動距離に応じて変動するため、実際に発生した費用を正確に精算することが求められます。

出張費

出張は、外部のクライアントや取引先との打ち合わせ、イベントやセミナーへの参加など、さまざまな目的で行われます。出張に伴って発生する宿泊費や食事代、その他の関連費用も、実費精算の対象です。

宿泊費や食事代は、出張の目的や宿泊先のホテル、食事の場所や内容によって大きく変動することがあります。

定額支給から実費精算に切り替えて出張費を削減しよう

定額支給は手間が少ない反面、支出が予算を超えるリスクがあります。実費精算に切り替えることで、正確な支出を把握し、無駄な出費を削減することが可能です。特に出張が多い企業では、この切り替えによる経費削減の効果が期待できます。

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