営業活動における交通費や、社内で使用する備品の購入代などを一時的に従業員が立て替えた際に、会社から払い戻しを受けるためには、立替金精算書の作成が必要となります。
しかし、この立替金精算書の書き方や作成方法がわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、立替金精算書について解説しますので、参考にしてください。
立替金精算書とは
立替金精算書とは、日常の業務において従業員が一時的に立て替えた金銭を、後日会社側に払い戻しをしてもらうために提出する書類のことを指します。
立替金の精算については、経費精算に関するルールを決めておかないと、古い内容と直近の内容が混ざってしまい、管理が煩雑化する恐れがあります。
そのため、経費申請に関する期限を設けておくことで、特定の月だけ経費申請が集中するような状況を減らすことができます。
経費の立て替えは、交通費や備品購入代程度であれば、従業員の日常生活に支障がでることはありませんが、遠方への出張などで高額の経費を負担させるような場合は、仮払いをすると良いでしょう。
立替金精算書は、備品の購入や出張時の宿泊代、営業における交通費や交際費など、幅広いシーンに適用されるため、経理部門の負担が大きい点も特徴的です。
しかし、一つひとつの処理を怠ると、支払漏れや計算ミスなどが発生するリスクがあるため、細心の注意を持って処理する必要があります。
経費精算に関するルールをしっかりと作成し、社内で周知を徹底することで経費申請に関するミスや不正を防止することが可能となります。
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インボイス制度に対応した立替経費精算書の書き方
インボイス制度が導入された場合、立替金が発生した際の対応がわからないという方も多いのではないでしょうか。
インボイス制度に対応した、立替金精算書の記載事項は以下の通りです。
- 代金を立て替えた事業者の氏名や名称と適格請求書事業者の登録番号
- 取引年月日
- 取引内容
- 税率ごとに分けた合計額と適用税率
- 税率ごとに分けた合計した消費税額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名・名称及び登録番号
事業者の氏名の欄には、代金を立て替えた事業者名を記載しますが、個人の場合は氏名の記載で問題ありません。
取引年月日は、立替払いを行なった取引があった日時を記載し、立替金精算書を作成した日付と間違えないようにしましょう。
取引内容は、どの取引に対する支払いかがわかるように記載します。
立替えて支払った代金の合計を記載し、合計金額に対して標準税率か軽減税率のどちらが適用されているのかを記載するのも忘れないようにしましょう。
また、標準税率・軽減税率ごとに消費税の合計値を記載し、立て替えを受けた側の事業者名と登録番号も記載します。
立替金精算書のテンプレートについて
立替金精算書のテンプレートは、交通費用やシンプルなもの、企業の特性に合わせて自由に項目を埋められるものまで、幅広いテンプレートがあります。
無料でテンプレートを公開、ダウンロードできるサイトも多いため、活用してみると良いでしょう。
立替金精算書が必要な場合
インボイス制度が定めるところの、適格請求書発行事業者の場合は、立替金精算書を作成しなければいけません。
立替金精算書を提出しなければ、インボイス制度の要件に対応することができない場合があるため、注意が必要です。
具体的には、取引先が仕入れ先へ支払う代金を自社が立替払いした場合は、立替金精算書の作成が必要となります。
立替金精算書を作成することで、仕入れ先が発行した適格請求書が取引先のものであることが証明できます。
インボイス制度の開始後は、仕入れ先が発行した適格請求書と立替金精算書の提出が必要となります。
立替金精算書で仕入税額控除を受け取ろう
インボイス制度における立替金精算書について解説しました。
立替金精算書を作成し、事業者名を記載することで、仕入税額控除を受けられるため、書き方をしっかりと理解して作成しましょう。
