業務に際して必要な料金を支払った時、精算書を作成すればいいのか、請求書を作成すればいいのかわからなくなってしまったという方は、意外と多いのではないでしょうか。
本記事では、精算書と請求書の違いについて解説していますので参考にしてください。
精算書とは
請求書とは、従業員が業務を行う上で必要となる出費を、一時的に立て替え、後日会社側に払い戻しを受ける際に提出する書類のことを指します。
この際の払い戻しを受ける金銭を「経費」と言いますが、経費は、社員が立て替えた代金を後日支払ってもらう形式と、あらかじめ会社側から必要経費を支給してもらい、後日差額を精算する方法があります。
経費として精算されるためには、業務を行う上で必要だったという証明が必要となり、領収書や利用明細書の提出を必須としている会社も少なくありません。
精算と混同されやすい言葉として、「清算」や「請求」が挙げられます。
清算は、金銭の貸し借りや法的な債務を整理することなどを意味し、精算は支払った金銭の過不足を補うという意味があります。
ただし、この2つの言葉は明確な使い分けがされていないケースも多く、1枚の書類上で2つの意味を成している場合もあるため、誤った使い方がされていても大きな影響はないと考えられています。
おすすめの類似経費精算ツール
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減： TOKIUM経費精算
(4.5)
| 月額費用 | 46,000円～ | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入実績 | 1,500社以上（2023年7月末時点、シリーズ累計） |
「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書を入れる（ポストに投函する）だけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく削減します。 また、約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをポストに投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
経費の申請から支払いを一元管理： MAJOR FLOW Z CLOUD
(4.5)
| 月額費用 | 30,000円(50ユーザーまで) | 無料お試し | デモサイトあり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 50,000円 | ユーザー追加料金 | 10,000円(50ユーザー) |
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は経費精算業務の効率化を実現し、経費担当者の負担を大きく軽減してくれる経費精算システムです。 また、エクセルや紙での経費管理がシステムによって効率化されることで、ペーパーレス化や入力ミスなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。
乗換案内と連携できる
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は、ジョルダン社が提供している「乗換案内」と連携可能です。 連携させることで、乗換案内で使用した経路や運賃などの情報をMAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に自動的に反映させることができるようになるため、申請書をわざわざ手入力する手間から解放されます。
交通系ICカードと連携可能
電車などの交通機関を使用する際には、ほとんどの人がSuicaなどの交通系ICカードを利用しますが、MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に対応したカードリーダーを導入すれば、交通系ICカードの情報を手間なくシステムに取り込むことができます。
海外出張にも対応
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算では、海外出張時に使用した外貨の精算も可能です。 円貨と外貨どちらを使用している場合にも対応しており、複数の申請書を作成する手間はかかりません。為替レートは、経費発生時にあわせて自動で計算できる利便性の高さです。
請求書とは
請求書とは、自社商品やサービスに対する対価を取引先や顧客から回収するために作成する書類のことを指します。
請求書の発行は、義務とされているわけではありませんが、請求漏れや認識の違いを避けるため、相手方から正当な対価を受け取るためには請求書を作成して提示した方が良いでしょう。
また、請求書は未払いを証明するという意味でも、一定期間保存しておく必要があります。
精算書と請求書の違い
請求書と精算書は、度々混同されますが、主な違いとしては、対象が異なります。
精算書は、従業員が一時的に立て替えた経費を「会社側」へ精算を求める書類であるのに対して、請求書は、「取引先」や「顧客」に対して商品やサービスの購入代金の支払いを求める際に使用します。
当然ながら、商品代金やサービス利用料の支払いを求める際に、精算書を使用することはできません。
精算書の書き方
精算書は、経費の種類によって名目が変わります。
例えば、出張に際して発生した経費を精算して欲しい場合は旅費精算書の発行が、一時的に立て替えた代金を後日会社側に精算して欲しい時は立替経費精算書の発行が必要となります。
精算書の書き方としては、以下の項目を埋めるようにしましょう。
- 従業員情報：氏名や所属している部署、社員番号など
- 日付：経費が発生した正確な日付
- 実際にかかった金額：領収書や利用明細書と同額であること
- 支払先：指定の銀行口座などがある場合は記載
- 領収書の添付：精算書に記載した内容を証明するため、ほぼ必ず添付
出張などで同行者がいる場合、同行者と経費申請の内容が異なると修正を求められる場合もあるため、金額に大きな差がないか、差がある場合は理由を明記しておくと良いでしょう。
経費について、ルールを設けている企業が多く、経費として認められないもの、上限金額もあるため、申請する前に社内ルールに違反していないかを確認しておくと、差し戻しや経理担当者の負担を減らすことができます。
領収書については、精算書に「有・無」と記入する形式となっているものもありますが、申請内容を証明するという意味でも受け取れる場合は必ず受け取り、領収書の受け取りが難しい場合でも、利用明細書など、それに代わるものを受け取っておくことをおすすめします。
精算書と請求書の違いを理解して経費申請を行おう
精算書と請求書の違いについて解説しました。
精算書と請求書は、「会社側が支払う」、「会社側が支払を求める」という点に違いがあります。
意味を混同していると、間違った書類を相手方に送ってしまい、思わぬトラブルに発展してしまうこともあるため、意味を理解して経費申請や、請求を行うようにしましょう。
