経費管理を適切に行うことで、事業に必要な支出を正確に把握することができます。
そのため、良好な企業の財政状況を保つためには、経費管理は欠かせない業務と言えるでしょう。
しかし、「どのように経費管理をしたら良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか？
経費管理が適切に行われていないと、無駄な支出を繰り返してしまい、経営が悪化してしまう恐れがあります。
今回は、経理管理の概要ややり方、おすすめの経費管理システムを紹介していきます。
おすすめの類似経費精算ツール
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減： TOKIUM経費精算
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入実績 | 1,500社以上（2023年7月末時点、シリーズ累計） |
「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書を入れる（ポストに投函する）だけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく削減します。 また、約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをポストに投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
経費の申請から支払いを一元管理： MAJOR FLOW Z CLOUD
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MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は経費精算業務の効率化を実現し、経費担当者の負担を大きく軽減してくれる経費精算システムです。 また、エクセルや紙での経費管理がシステムによって効率化されることで、ペーパーレス化や入力ミスなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。
乗換案内と連携できる
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は、ジョルダン社が提供している「乗換案内」と連携可能です。 連携させることで、乗換案内で使用した経路や運賃などの情報をMAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に自動的に反映させることができるようになるため、申請書をわざわざ手入力する手間から解放されます。
交通系ICカードと連携可能
電車などの交通機関を使用する際には、ほとんどの人がSuicaなどの交通系ICカードを利用しますが、MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に対応したカードリーダーを導入すれば、交通系ICカードの情報を手間なくシステムに取り込むことができます。
海外出張にも対応
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算では、海外出張時に使用した外貨の精算も可能です。 円貨と外貨どちらを使用している場合にも対応しており、複数の申請書を作成する手間はかかりません。為替レートは、経費発生時にあわせて自動で計算できる利便性の高さです。
経費管理とは
経費管理とは、事業にかかる支出を把握して、企業の資金が適切に使われるように調整することです。
そのためには、企業の資金がどのような用途に使われているか、正確に記録する必要があります。
また、経費として認められるには領収書の保管もしなければなりません。
経費管理が必要な理由
ここからは、経費管理が必要な理由について解説していきます。
企業の財務状況を安定させる
経費管理を行うことで、企業の財務状況を安定させることができます。
余計な支出が多い企業は財務状況が安定せず、経営が悪化してしまいます。
良好な経営状態を目指すためには、経費管理を適切に行い、正確な経費金額を把握しましょう。
長期的な財務計画を立てることができる
経費管理は長期的な財務計画を立てることにも役立ちます。
経費を適切に管理していれば、記録をもとにどのような支出がかかるか把握できるだけでなく、将来的な支出まで推測して準備できます。
一定の期間でかかった支出から今後の支出を推測し、財務計画を立てましょう。
財務報告の透明性を確保できる
適切な経費管理には領収書の保管が必要です。
領収書を保管できていない場合、支出が経費として承認されない可能性があります。
財務報告の透明性を確保するためにも、経費管理で領収書を保管しましょう。
経費管理の方法
ここからは経費管理の方法について解説していきます。
主な管理方法は以下のとおりです。
・エクセル
・会計ソフト
・経費管理システム
それぞれについて確認しておきましょう。
エクセル
経費管理の方法1つ目は、エクセルなどの表計算ソフトを使う方法です。
ほとんどのパソコンには表計算ソフトが搭載されているため、追加の費用をかけずに導入することができます。
ただし、エクセルに関数を使っている場合、入力ミスがあると全体に影響が出てしまうため、仕訳帳を作成して定期的に転記することをおすすめします。
会計ソフト
経費管理の方法2つ目は、会計ソフトを用いた方法です。
会計ソフトを使うことで、入力した数値は自動的に仕訳されます。
会計ソフトは最も一般的な管理方法ですが、いくつものサービスがあるため、導入目的や操作性、コストなどを比較して判断しましょう。
経費管理システム
経費管理の方法3つ目は、経費管理システムを利用する方法です。
経費精算システムを利用することで、経費の申請や承認、立替精算などの煩わしい業務を一括で行えます。
従業員が経費を立て替え、領収書をもとに精算している企業は経費管理システムがおすすめです。
おすすめの経費管理システム3選
ここからはおすすめの経費管理システム3選を紹介します。
マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワードクラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の経費精算システムです。
手入力ミスを防ぐためのオートメーション機能が搭載されているため、従業員数の多い大企業も導入しています。
また、マネーフォワードにはクラウド会計やクラウド請求書などの他のツールがあり、それらを連携することでバックオフィス業務が効率化できます。
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、株式会社DONUTSが提供しているクラウド型の経費精算システムです。
ICカード読み取り機能により、交通機関の使用履歴が自動的にシステムに反映され、明細の作成や交通費の申請の手間が省かれます。
また、承認漏れを防ぐためのアラート機能が備わっているのも特徴で、経費処理をスムーズに行うことができます。
「楽楽精算」
「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供している経費精算システムです。
業界トップクラスの導入実績があり、電話やメールで専任スタッフがサポートしてくれるため、初めて経費精算システムを導入する方も安心して利用できるでしょう。
また、機能も充実していて、自動仕訳や自動読み取り機能が搭載されています。
経費管理システムを導入して長期的な財務計画を立てよう
経費管理を適切に行うことで、支出が明確になり、余計な支出を削減できるでしょう。
また、長期的な財務計画を立てることにも役立ちます。
これから経費管理を行おうと考えている方は、表計算ソフトではなく、経費管理システムの導入がおすすめです。
導入目的やコスト、操作性を比較して、適切なシステムを見つけましょう。
