ビジネスの世界では、日々さまざまな経費が発生します。経費を適切に管理し、正確に会社に報告するためには経費精算書が不可欠です。
ビジネス関連の出費を会社に請求する際に使用される書類であり、正しい書き方を理解しておくことが重要です。この記事では、経費精算書の基本から精算可能な経費の種類・正確な書き方までを解説します。
経費精算書とは
経費精算書は、従業員が業務上で使用した費用を会社に請求するための文書です。出張費用、材料費、交通費など、仕事の遂行に必要だったすべての費用が含まれます。
経費精算書を通じて、会社は費用の正当性を確認し、従業員に対して適切な払い戻しを行うことができます。
おすすめの類似経費精算ツール
類似サービス： 楽楽精算
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「楽楽精算」とは株式会社ラクスが運営する経費精算システムです。 経費精算に関する課題を解決でき手軽に導入できるという点から多くの企業で導入されており、導入実績としては15,000社※を突破しています。
交通費精算が効率化できる
「楽楽精算」ではSuicaやPASMOなどの交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで交通費のデータを取り込んで自動で読み込み、そのまま交通費の精算に利用することができるので入力の手間を削減することができます。
経費精算の手間を効率化
今まで勘定項目の仕訳に時間がかかっていた、会計ソフトへの手入力が負担となっていたという企業にとっても「楽楽精算」は強い味方です。 「楽楽精算」には自動仕訳機能が搭載されているので、予めルールを設定しておくことで今まで苦労していた仕訳作業を自動化することが可能となります。
コストカットが実現できる
「楽楽精算」はクラウド型のサービスなので、今まで紙の申請書などを使って経費精算を行っていたという企業はペーパーレス化を実現できます。 また、クラウド型のサービスなので自社でサーバーを設置する必要がなく、この点でもコストカットすることが可能というメリットがあります。
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減： TOKIUM経費精算
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「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書を入れる（ポストに投函する）だけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく削減します。 また、約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをポストに投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
類似サービス： ジンジャー経費
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ジンジャー経費とは、jinjer株式会社が運営している経費精算システムです。 紙のレシートや領収書をアプリから簡単に電子化することができ、経費精算業務のペーパーレス化を実現します。
アプリ申請でペーパーレス化を実現
ジンジャー経費であれば、専用のスマホアプリから経費申請が可能なため、経費申請のペーパーレス化、テレワークでの経理業務を推進することができます。 また、OCR機能が搭載されているため、スマホで領収書を読み取ることで、申請書を作成、電子保存をすることも可能です。
確認や承認作業もオンラインで完結
ジンジャー経費を導入することで、申請から承認、確認作業をオンラインで完結させることが可能となります。 また、仕訳やFBデータの作成を自動化することもでき、確認作業を最小限に抑え、時間と手間を削減することができるサービスです。
誰でも使える操作性
ジンジャー経費は、PC・スマホから簡単に申請・承認をすることができます。 定期区間金額の自動控除やICカードの読み取り機能を活用した経費申請が可能で、交通費や交際費、旅費、出張費など様々な種類の経費申請に対応しています。
経費精算書で精算可能な経費
経費精算書には、業務遂行に必要な様々な費用が記載されます。ここでは、一般的に精算可能な経費のカテゴリをいくつか挙げていきます。
消耗品費
オフィスで日常的に使用する消耗品の費用は、経費精算の対象となります。例えば、プリンターのインク、コピー用紙、筆記用具、クリーニング用品などがこれに該当します。
業務の効率性を維持するために不可欠であり、その購入費用は経費精算書に記載して返済を受けることができます。
通信費
現代のビジネスでは、通信手段が業務の基盤となっています。従業員が業務で使用する携帯電話、インターネット接続料金、データプランの費用などは、通信費として経費精算書に記入されます。
通信費は、外出中でも連絡を取り合い情報を共有するために必要不可欠です。
交通費
外回りや出張に伴う交通費も、経費精算の対象です。公共交通機関の利用料金、タクシー代、場合によっては個人の車両使用に関するガソリン代や駐車料金も含まれます。
交通費は業務遂行のための移動に直接関連しているため、経費として認められます。
接待飲食費
ビジネスの場での接待や会食は、関係構築や契約締結において重要な役割を果たします。これに伴う飲食費は、業務の一環として発生したものであれば、経費精算の対象となり得ます。
ただし、こうした費用は適切な領収書とともに、業務上の必要性を明確に示す必要があります。
おすすめの経費精算システム
経費精算書の書き方
経費精算書の正確な書き方は、会社によって異なる場合がありますが、一般的な流れは以下の通りです。
月ごとに領収書をまとめる
経費精算の正確さを保つためには、発生した領収書を日付順に整理し、月ごとにまとめることが重要です。どの経費がいつ発生したのかを明確にし、経費報告の正確性を高めることができます。
科目ごとわけて集計
経費を科目ごとに分類し、それぞれの合計額を計算することで、経費の管理が容易になります。例えば、交通費、通信費、接待飲食費など、各カテゴリごとに費用を集計します。
経費精算書の作成
集計した経費をもとに、経費精算書を作成します。発生した経費の詳細、日付、金額、関連する領収書番号などが記載されます。
経理に提出
作成した経費精算書を経理部門に提出し、内容の確認と承認を受けます。この段階で、必要に応じて追加の情報提供や訂正が行われることもあります。
清算
経理部門の確認と承認を経た後、指定された方法で清算が行われます。従業員は発生した経費に対して、ここまでのプロセスを経て返済を受けることができます。
経費精算書の作成は経費精算システムがおすすめ
経費精算のプロセスは複雑で時間がかかることが多いため、効率化を図るために経費精算システムの利用が推奨されます。領収書のスキャン、データの自動入力、集計から報告書の作成までをサポートし、誤りの少ない迅速な精算が可能です。
また、デジタル化されたデータは検索しやすく、経費の監視と分析を容易にします。経費精算書は、会社の財務健全性を保つために不可欠なツールです。正しい知識とシステムを用いることで、このプロセスをスムーズにし、誤りを減らすことができます。
