社内の小口現金で少額の経費を精算することを小口精算と呼びますが、精算の手間や現金の盗難のリスクが問題視されています。
しかし、小口精算をこれまで行ってきた企業にとっては、突然小口精算を廃止してしまうと、トラブルが発生してしまうかもしれません。
そのため、小口精算廃止に踏み切れていない企業も多いでしょう。
そこで今回は小口精算の概要や振込に変更した方がよい理由について解説していきます。
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小口精算とは
小口精算とは、交通費や備品の購入費、書類の郵送費など、少額の支出に対する経費精算の方法です。
従業員は個人のお金で立て替えて支払い、受け取った領収書をもとに現金で精算します。
企業内で管理している小口現金ですぐに精算できるため、立て替えている時間が短いのが特徴です。
小口精算のやり方
小口精算は以下の手順で行われます。
1.経費を立て替えた従業員が領収書を提出する
2.経費の内容を確認して問題がなければ小口現金で立て替えたお金を精算する
3.小口精算の内容を帳簿に記載する
4.小口現金の残高と帳簿の記録が一致していることを確認する
小口精算をする際は、必ず精算の記録を帳簿に残しましょう。
そして、小口現金の残高と一致しない場合は、そのままにせず原因の追求を行ってください。
小口精算のメリットとデメリット
ここからは小口精算のメリットとデメリットについて解説していきます。
小口精算のメリット
小口精算のメリットは、社内にある現金で精算を行うため、従業員が経費を立て替えている期間が短いことが挙げられます。
従業員にとっては、頻繁に経費を立て替えていると負担が大きくなってしまいます。
従業員の負担を軽減するための経費精算方法として、小口精算は適していると言えるでしょう。
小口精算のデメリット
小口精算のデメリットは、帳簿での管理を頻繁に行わなければならないことと紛失や盗難のリスクがあることです。
小口現金の残高に間違いがないか確認するためには、小口精算のやりとりを記録に残す必要があります。
小口精算の度に帳簿をつけなければならないため、管理業務が増えてしまいます。
また、現金を社内で管理しておくことは紛失や盗難のリスクを避けられないため、対策を立てる必要があるでしょう。
小口現金を廃止して振込に変更した方がよい理由
小口精算を行うことで業務の負担が増えたり、企業のお金が紛失や盗難されるリスクを考えると、小口精算を止めて振込に変更した方がよいでしょう。
ここからは、小口現金を廃止すべき理由について解説します。
経費精算のミス防止
小口精算は従業員がお金を数えて経費の精算を行うため、ミスが起こってしまう可能性があります。
また、帳簿などの記録に残していなければ、どの経費精算でミスが起こってしまったのか追求することができません。
経費精算のミスを防止するためにも、小口現金を廃止して振込に変更すべきでしょう。
経理の業務負担軽減
小口精算には現金のやりとりだけでなく、経費内容の確認や精算の履歴を帳簿に残すなど、さまざまな業務が発生します。
また、企業のお金を扱うというプレッシャーが、心理的負担を与えてしまうでしょう。
小口現金を廃止して振込に変更することで、これらの問題は解消されます。
不正防止
従業員が領収書の内容を改ざんしていたり、不正な経費を申請する可能性ががあります。
小口精算を止めて振込に変更することは、このような不正を防止することにも繋がります。
毎月の経費精算が多い場合は振込がおすすめ
今回は小口精算の概要や振込に変更した方が良い理由について解説しました。
小口精算は、社内で保管している小口現金で経費を精算することで、立て替えている期間を短くできるため、従業員の負担を最小限にすることができます。
しかし、経理の業務負担が増えたり、不正のリスクがあるため、頻繁に経費精算を行う企業は小口精算から振込に変えることをおすすめします。
