業務を正しく進めるためには、各部署の担当者や責任者の確認が必要なのはもちろんです。
また発注書や請求書、納品書などは企業間で必須の書類であり、承認の証拠がなければ安心して取引できません。
従来はそこに物理的な印鑑を用いてきましたが、現在は電子印鑑に変える整備が急ピッチで進んでいます。
とはいえ、電子印鑑などどうやって作成すれば良いか、費用はかかるのか心配な経営者も多いでしょう。
ここでは簡易的に無料で作成できる電子印鑑のサービスや自力で作る方法について紹介します。
電子印鑑(デジタル印鑑)とは
電子印鑑(デジタル印鑑)は文字通り、電子書類にデジタルデータで押印する印鑑です。
たとえば今ある印鑑を画像にして作ることもできますし、作成者や使用者、タイムスタンプなどデータも一緒に保存する電子印鑑を作ることもできます。
実は信用という意味ではどちらも変わりはありません。
ただ、誰が、どのように、いつどのタイミングで押印したかがわかるデータが含まれているほうが、後々もしトラブルになったときに後追いがしやすいという利点があります。
いずれにせよデジタルには「いつでもどこからでも」業務ができる大きな利点がありますので、今後主流となるチェック方法であることは間違いありません。
リモートワークが推進される中、企業には積極的な対応が求められています。
電子印鑑(デジタル印鑑)のメリット·デメリット、電子印鑑に向かない印について
電子印鑑に向かない印
大変便利で業務をスムーズに進めることができる電子印鑑ですが、中には向かない印もあります。
とはいえ、そもそも物理的な印鑑にもさまざまな種類があり、用途が区別されていることはご存知の通りです。
代表的な例は「認印」と「実印」で、認印は誰でも簡単に購入できる印鑑、実印は住民登録している地方自治体で登録手続きをしている印鑑です。
この2つを比べたときに、認印を電子印鑑に変えることはたやすくても、実印はあまり向かないことは想像に難くありません。
法人が使用する印鑑にも、同じことが言えます。
法人の使用する印鑑を大きく2つに分けると、主に見積書や請求書に押される「社印/角印」と「代表者印/丸印」とがあります。
代表者印/丸印は法務局に届出をしている印鑑ですので、まさに法人の実印と言えるものです。
実はこれらは法的効力については同等なのですが、万が一裁判などで証拠として挙げたときの能力については、印鑑登録証明等と照合ができない印は分が悪くなりがちです。
そのため届出のある代表者印/丸印はより信頼度が高いというのが一般的な評価であり、電子印鑑化には向かないというのが現在主流の考え方です。
電子印鑑のメリット
電子印鑑はデータなので、印鑑を物理的に保管していなくてもPC上で押印が可能です。
そのため、確認や承認のための押印作業が大幅に削減され、業務効率化が図れます。
物理的押印は紙ベースの書類を必要としますが、書類を含めすべてデータで行えるため印刷コストの削減が可能です。
中にはログイン情報と紐づけて運用できるソフトウェアもあり、総合的な管理がしやすいのもメリットです。
電子印鑑のデメリット
データである以上、セキュリティの担保が必要です。
これは物理的な印鑑でも同じことですが、IT面からのセキュリティも必要とされる点がデメリットでしょう。
システムによっては導入コストがかかりますし、企業間取引に使用したいなら取引先の同意も必要となりますのでそこがネックになる場合もあります。
電子印鑑を用いた契約については以下の記事で紹介していますので参考にしてください。
無料で電子印鑑を作成！電子印鑑フリーソフト4選
電子印鑑を導入したいがコストはかけたくないという場合、無料で使用できる電子印鑑作成サービスを利用するのがおすすめです。
ここでは現在無料で使用できるサービスを紹介します。
クリップスタンプ
対応OS:Windows 7/8/8.1/10
起動すると設定画面が表示され、作成した印影データはエクセルやWordなどのデータに貼り付けできます。
タブが6つあり、それぞれデート印、デート印(代理)、三文判、丸印、角印、2分割印を作成保存できます。
クリックスタンパー
対応OS:Windows XP/Vista/7
あらかじめ三文判、マル秘印、回覧印、名前と日付入りのデータネーム印などのサンプルが用意されており、文字を変えるなどして簡単に作成できます。
エクスポートも可能で拡大縮小しても品質は劣化しません。
印鑑透過
Webサービス/スマートフォンでも可
印鑑透過のサイトで文字を入力するだけで透過印鑑画像を自動作成する無料のWebサービスです。
白紙に押印した印鑑画像をサイトにアップロードして作成することもできるため、非常に高いクオリティで電子印鑑が作れます。
画像加工アプリと組み合わせればスマートフォンでも作成可能です。
PIXLR X
対応OS:iOS/Android
PIXLR Xは画像編集ツールなので電子印鑑作成に特化されたソフトウェアではありませんが、スマートフォンで利用できます。
印影をカメラ撮影し、印影画像の背景を透明に、印影サイズに切り抜くことでPNG画像と電子印鑑を作成することができます。
ただし色の調節はできません。
ツールを使わずにエクセル、Wordで電子印鑑を作る方法
上記のツールも大変便利ですが、簡易的なものであればエクセルやWordの図形として簡単に作成することも可能です。
流れに沿って見ていきましょう。
ステップ1:図形を挿入
エクセルやWordを開き、バーから印影の元となる図形を選択します。
丸くしたいなら円、四角くしたいなら四角を選び、サイズを調整しましょう。
サイズはシフトキーを押しながら矢印で拡大縮小すると、正円や正方形を描けます。
赤くしたいなら枠線の色を赤に、枠線の太さは通常の印影に近いものを選ぶと良いでしょう。
ステップ2:透過する
図形をマウスで右クリックすると「塗りつぶし」のメニューが選べます。
その中から「塗りつぶしなし」を選択すると、枠線以外が透過され、シートの下地が見えるようになります。
ステップ3:テキスト入力
印鑑に表示したい文字をテキストで入力します。
横書や縦書は「レイアウト」タブから「テキストの方向」で設定できます。
色も合わせましょう。
ステップ4:図として保存
全体のバランスを整え終わったら、図の上で右クリックし「図として保存」を選択します。
透過を活かすためPNG形式で保存しましょう。
基本的にはこれで完了です。
押印したい書類データにこの画像を貼り付けして上書き保存すれば、押印した状態にすることができます。
エクセルにはアドインも
エクセルには電子印鑑機能を追加できるアドインソフトウェアもあります。
ダウンロードして立ち上げるとエクセルが開きますので、編集を有効にし、コンテンツの有効化をしてインストールすると使用できるようになります。
正しくインストールできると、あらためてエクセルを立ち上げたとき、シートを右クリックすると「Excel電子印鑑」という新しい項目が追加されているはずです。
選択すると、認印、データネーム印押印、角印押印、ビジネス印押印などが表示され、項目をクリックするだけで印鑑を押すことが可能です。
初めて使う際には印鑑設定をクリックし、名前やフォント、色、サイズなどを調整してください。
画像データ同様にサイズ変更やコピー、貼り付けもできますので、便利に使用できます。
状況に応じた電子印鑑の作成を
電子印鑑は、ペーパレス化、リモートワーク化が急速に進む中、採用する企業が急速に増えています。
簡単に作成できるフリーソフトウェアも多数揃っていますし、エクセルやWordで作成し保存したり、アドオンソフトウェアを使用したりすることもできます。
確認したことを示すだけなら十分ですし、業務効率も格段に上がりますので、ぜひ積極的に活用しましょう。
