近年、ビジネスの効率化とデジタル化の進展に伴い、電子契約が注目を集めています。
電子契約は、従来の紙ベースの契約手続きに比べて様々なメリットをもたらす一方で、注意が必要なポイントも存在するのです。
本記事では、電子契約のメリットとデメリットについて詳しく解説し、導入時に留意すべきポイントについても紹介します。
おすすめの類似電子契約システム
類似サービス： Shachihata Cloud
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： SmartDeal
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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
電子契約のメリット
電子契約には以下のようなメリットがあります。
・業務の効率化
・コスト削減
・コンプライアンスの強化
これらのメリットにより、多くの組織が電子契約を導入し、業務プロセスの効率化やコスト削減を実現可能です。
契約業務の効率化
電子契約を導入することで、契約プロセスが迅速化されます。
契約文書の作成、修正、承認、署名などがデジタル上で容易におこなえるため、時間と手間を節約することが可能です。
とくに遠隔地間での契約手続きがスムーズにおこなえるため、業務プロセスの効率が向上します。
ペーパーレスによるコスト削減
電子契約はペーパーレスでおこなわれるため、印刷や郵送、保管に関わるコストを削減が可能です。
紙文書の印刷や郵送にかかる費用や時間が不要となり、経費節約につながります。
書類保管スペース不要
契約はペーパーレスのため、紙文書の保管スペースを必要としません。
オフィス内のスペース効率も向上します。
コンプライアンス強化につながる
電子契約プラットフォームはセキュリティ対策が強化されており、契約データの保護がおこなわれます。
デジタル署名や暗号化技術により、データの完全性や信頼性を確保することができるほか、契約履歴や監査トレイルの作成が容易であるため、法的な紛争時に証拠として利用可能です。
電子契約のデメリット
電子契約には以下のようなデメリットがあります。
・取引先との調整
・社内フローの見直し
・サイバーセキュリティのリスク
・サービス利用料が発生
これらのデメリットに対処するためには、適切なセキュリティ対策、法的要件への遵守、取引先とのコミュニケーション、バックアップや冗長性の確保などが必要です。
取引先との調整が必要
電子契約のデメリットの一つは、取引先との調整が必要であることです。
電子契約を導入するには、取引先との合意や連携が必要となります。
とくに、従来の方法に慣れ親しんでいる取引先との移行には時間と労力がかかる場合があり、一部の取引先は、電子契約の導入に対して抵抗感を持つ場合があります。
社内フローの見直しが必要
電子契約のデメリットの一つは、社内フローの見直しが必要となることです。
電子契約を導入する際には、従来の紙ベースの契約手続きとは異なるプロセスやツールを導入する必要があります。
サイバー攻撃を受ける可能性がある
電子契約はデジタル上でおこなわれるため、サイバーセキュリティのリスクが存在します。
悪意のあるハッカーや不正アクセスの試みによって、契約データが漏洩、改ざん、盗難される可能性があるため、適切なセキュリティ対策や暗号化技術の導入が必要です。
サービス利用料が発生する
電子契約のデメリットの一つは、サービス利用料が発生することです。
電子契約を導入するためには、専用のソフトウェアやプラットフォームを利用する必要があるので、一定の費用や料金がかかる場合があります。
電子契約導入時の注意点
電子契約を導入する際には、以下の注意点に留意することが重要です。
・社内フローの確認と適応
・システムの選定と評価
電子契約の導入は、企業の業務効率化やコスト削減に大きなメリットをもたらす一方で、慎重な計画と適切な対策が必要です。
上記の注意点を考慮しながら、スムーズな導入を進めてください。
社内フローや取引先との連携に問題がないか確認
電子契約を導入する前に、現行の社内フローを詳しく確認することが大事です。
契約プロセスや関係者の役割、承認手続きなどを把握し、電子契約に合わせてフローを見直し、必要な変更や調整をおこなうことで、スムーズな導入を実現できます。
必要機能が揃ったシステムを選ぶ
電子契約を実現するためには、適切なシステムやプラットフォームを選定する必要があります。
機能、セキュリティ、使いやすさ、サポートなどの要素を評価し、自社のニーズに適したシステムを選びましょう。
デモやトライアルを利用して、実際の操作感や機能性を確認することもおすすめです。
電子契約のメリット・デメリットを理解したうえで導入して業務を効率化しよう
電子契約は、契約業務の効率化やペーパーレスによるコスト削減、書類保管スペースの不要化、コンプライアンス強化など多くのメリットをもたらします。
一方で、取引先との調整や社内フローの見直しが必要となるほか、サイバー攻撃のリスク、サービス利用料の発生などのデメリットも存在します。
総合的な評価と慎重な計画を通じて、電子契約のメリットを最大限に活用しながらデメリットを最小化することが重要です。
適切な導入手順と注意点の把握により、効率的で安全な契約プロセスを実現しましょう。
