デジタル庁の設立により、行政手続きのデジタル化が急速に進展しています。民間企業においてもDX戦略が必要不可欠となり、環境への配慮も求められるようになりました。そのため、業務における紙の使用を最小限に抑える方向に進んでいます。
法律の世界でも例外ではありません。裁判手続きにおいてもデジタル化の流れが及んでいます。訴状や証拠のオンライン提出、Web会議システムを使用した口頭弁論など、裁判のIT化が本格的に検討されています。
さらに、企業においても将来的には書面契約から電子契約への移行が増えると予想されます。
そこで、本記事では実際に電子契約に移行した場合の費用などについて詳しく解説します。
おすすめの類似電子契約システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
電子契約の導入に必要な費用
インターネット上で各種契約の締結を行える電子契約システム。電子契約を導入する際に、まず気になるのはその費用です。電子契約システムの導入にかかる費用には、主に「システムの利用料金」「電子証明書取得料金」「自社システムの構築・保守管理費用」があります。
まずは、電子契約システム導入にあたって知っておきたい費用を紹介しましょう。
電子契約サービスの利用料
月額料金は、数千円から10万円程度の範囲で、サービスによって異なります。同じ企業でも、規模や機能に応じて複数のプランが用意されていることもあります。一般的なスタンダードなサービスの場合、月額料金は1万円から2万円程度です。
また、従量制のサービスでは、利用者の数に応じて料金が変動することもあります。利用者数が少ない企業にとっては経済的な選択肢になるかもしれませんが、逆に利用者数が多い企業では割高になる可能性があるため、注意が必要です。
電子証明書発行費用
電子証明書とは、電子署名の真正性を確保する目的で主に使用される文書です。紙の契約書と電子契約を対比するならば、電子署名は紙の契約書における押印に相当し、電子証明書は印鑑登録書の役割を果たすと言えます。
標準的に、ビジネスの契約に使用される公式な証明書は、信頼できる公的機関によって発行されます。この証明書は、個人の身元情報が提出され、本人確認が完了した後に発行されます。
ただし、証明書の発行にはいくらかの手数料がかかります。証明書の有効期間によって手数料が異なるため、気をつけましょう。
その他オプション費用
利用できるオプションの内容は、各サービス提供会社によって異なります。先に追加料金に関する情報が提示されている場合もありますが、お見積もりをご依頼いただかないと総額が確定しない場合も少なくないでしょう。
電子契約サービス提供会社ごとに提供されるオプションの種類は異なりますので、契約前に利用可能なオプションを確認し、自社の目的に合ったシステムを選択することが重要です。
電子契約サービスの費用相場
電子契約サービスの費用相場は、様々な要素により変動しますが、大まかには初期費用、システム利用料、電子証明書発行費用、その他オプション費用などが考慮されます。
初期費用
初期費用は、システム導入時にかかる費用であり、サービスによっては無料ではじめられるものもあります。しかし、有料の場合は数万円から数十万円程度が一般的です。
システム利用料
電子契約システムは、無料で利用できるものから有料のものまで様々です。無料だと機能が制限されているものが多いため、本格的に電子契約システムを導入するのであれば、有料のシステムを導入するのがおすすめです。
電子契約の導入で抑えられる費用
電子契約の導入により、用紙・印刷代、印紙税、郵送料、人件費や保管コストの削減が可能です。これらの費用は、契約件数や規模、企業の運営方法によって異なりますが、一般的に大幅な節約が期待できます。また、電子契約サービスの料金も比較検討することで、より手頃な選択肢が見つかるでしょう。
用紙・印刷代
毎月100件の請負契約を紙の契約書で締結する場合、用紙・印刷代に費用がかかります。印刷にはトナー、電気代も必要で、契約書の数が増えるほど負担が大きくなります。電子契約導入で、これらのコストが削減できます。
印紙税
印紙税は契約書類に課税される税金で、契約金額に応じた印紙税額が必要です。例えば、7,000万円の請負契約で6万円の印紙が必要で、年間100件締結すれば印紙税だけで600万円かかります。電子契約導入で印紙税も節約できます。
郵送料
契約書は書留で送る必要があり、料金は435円からです。契約件数が多いほど負担が増えます。電子契約導入で郵送料も節約でき、配達日数も短縮されることがあります。
人件費や保管コスト
契約書の作成・印刷・押印・印紙貼付・郵送・保管には人件費がかかります。契約書が増えるほど人件費も増え、保管スペースも必要です。電子契約導入で、人件費や保管コストを削減できます。
おすすめの電子契約サービス2選
ここではおすすめの電子契約サービスについて紹介していきます。
ドキュサインの電子署名
ドキュサインは、導入企業数75万社で、海外取引におすすめの電子契約サービスです。シヤチハタと提携し、印影作成・アップロードが可能で、スタンプ機能で国内取引先とも利用できます。ただし、電子帳簿保存法に沿った契約書管理を行うには、他の文書管理システムと連携が必要です。
マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、ワークフロー承認から紙・電子契約書の保管・管理まで一元化できるサービスです。ワークフローをカスタマイズし、内部統制を強化できます。取引先にも電子契約が締結でき、契約書の検索・内容確認・共有も容易です。
電子契約の導入費用を理解しよう
電子契約に関連する費用の詳細と一般的な価格帯について詳細に説明しました。書面による契約書では、印刷、押印、印紙の貼り付け、郵送、保管などの手続きにかかる費用に加えて、関連する人件費も発生します。しかし、電子契約の導入により、これらのコストを削減できることが期待されます。
導入費用の範囲は、無料から月額利用料金が発生するプランまで様々です。無料プランでも基本的な機能が利用できるサービスもありますが、企業規模や取引の締結件数によっては月額料金がかかるプランを選択することも考慮に入れるべきです。費用の比較と検討も重要なポイントです。
また、セキュリティ面や電子署名機能、サポート体制などの違いも詳細に確認し、自社に最適な選び方をしましょう。各サービスのメリットやデメリットを理解した上で、運用コストの削減につながる電子契約の導入を検討してみてください。
