近年、電子契約サービスはビジネスの効率化とデジタル化を促進する重要なツールとなっています。
電子契約サービスを選ぶ際には、いくつかの基本機能を押さえる必要があります。
まず、セキュリティとプライバシー保護が最優先です。
信頼できるプラットフォームを選び、データの保護や暗号化が適切におこなわれているか確認しましょう。
おすすめの類似電子契約システム
類似サービス： Shachihata Cloud
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| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
電子契約とは
電子契約とは、電子的な手段を用いて契約を締結する方法です。
伝統的な紙の契約書に代わり、デジタル形式で契約をおこなうことが特徴です。
通常の紙の契約書では、当事者が書面に署名し、物理的に交換する必要があります。
一方で電子契約ではインターネットや電子メールを通じて契約書を作成し、デジタル署名を用いて当事者が合意を示します。
オンラインで契約締結が可能
電子契約を利用すると、当事者は物理的に同じ場所にいる必要がなく、時間や場所に制約されずに契約を締結することができます。
インターネットを通じて契約書の作成、送信、署名、受け取りが可能です。
導入には専用のサービスが必要
電子契約を導入するためには専用のサービスやプラットフォームを利用する必要があります。
これらのサービスは、オンライン上で契約締結をサポートするために特別に開発されています。
導入には、適切な電子契約サービスの選択と導入プロセスの計画が必要です。
ビジネスのニーズや予算に合った信頼性の高いサービスを選び、専門知識を持つプロバイダーとの連携をおこなうことが重要となっています。
電子契約サービスの機能
電子契約サービスは、契約の効率化や管理を支援するためのさまざまな機能を提供します。
以下に一般的な電子契約サービスの機能は以下のとおりです。
・電子署名機能
・改ざん防止機能
・ワークフロー管理
・他システムとの連携
電子署名
電子契約サービスでは、契約書に関係する当事者がデジタル署名をおこなうための機能が提供されます。
これにより、法的な要件を満たす署名プロセスをオンライン上で簡単に実行することができるのです。
タイムスタンプなどの改ざん防止機能
電子契約サービスには、タイムスタンプや改ざん防止機能など、契約書の信頼性とセキュリティを向上させるための機能があります。
タイムスタンプは、契約書が作成または変更された日時を確認するためのタイムスタンプが押されます。
これにより、契約書の内容や署名が後から改ざんされたり、順序が逆転されたりしないことを保証できるでしょう。
ワークフロー
電子契約サービスは、契約の進行状況を追跡し、関係者間の承認やタスクの割り当てを管理するためのワークフロー機能を提供します。
これにより、契約プロセスがスムーズに進行し、必要な承認や手続きが効率的におこなわれます。
他システムとの連携
電子契約サービスは、他のシステムとの連携機能を提供し、さまざまなビジネスプロセスやツールとの統合が可能です。
他のシステムとのデータの受け渡しやプロセスの自動化が容易になり、統合された環境によって、よりシームレスな契約管理とビジネスプロセスの効率化が実現されます。
電子契約サービスの選び方
以下に、電子契約サービスを選ぶ際のポイントをいくつか示します。
・法的効力
・セキュリティやサポート体制
・取引先や社内の承認が得られるか
これらのポイントを考慮しながら、自社の要件や目標に最も適した電子契約サービスを選択することが重要です。
法的効力に問題はないか
電子契約サービスを選ぶ際には、そのサービスが法的要件に準拠していることを確認する必要があります。
国や地域によって法的な要件が異なる場合もあるため、選択するサービスが適切な法的効力を持つことが重要です。
セキュリティやサポート体制
電子契約には機密性とセキュリティが求められます。
選ぶサービスは、データの保護、暗号化、アクセス制御などのセキュリティ対策を提供していることを確認してください。
また、サービスプロバイダーが適切なサポート体制を持ち、問題や疑問に迅速に対応できることも重要です。
取引先や社内の承認が得られるか
電子契約サービスを選ぶ際に、取引先や社内の承認プロセスを円滑化するための要素を考慮することは重要です。
選ぶサービスは、取引先や社内の関係者が簡単に使用できる直感的なインターフェースを提供しているものを選びましょう。
使いやすさや操作のシンプルさは、スムーズな承認プロセスにつながります。
おすすめの電子契約サービス
以下はおススメの電子契約サービスです。
・クラウドコントラクト
・クラウドサイン
自社の要件や予算に合わせて、デモやトライアルを活用して適切な電子契約サービスを選択してください。
クラウドコントラクト
クラウドコントラクトは、締結した契約書を自動的にクラウド上の管理画面に保存することができる電子契約サービスです。
クラウド上での保存だけでなく、ダウンロードして管理画面以外の場所でも保存することが可能です。
また、契約が締結されていない契約書を一覧で確認できるため、追跡や再連絡のリストとして活用することができます。
クラウドコントラクトは他社の電子契約サービスに比べて、1,980円/月とリーズナブルです。
また機能はシンプルで使いやすいですが、電子契約サービスに必須の機能はしっかりと備わっているため、問題なく使用できます。
そのため、個人事業主や中小企業の方におすすめできるサービスです。
公式サイト：クラウドコントラクト
クラウドサイン
クラウドサインはウェブ完結型の契約締結クラウドアプリケーションです。
契約締結のほかに保管・管理にも利用可能です。
発注書・請書・納品書・検収書・ 請求書・領収書など、さまざまな対外的なやりとりが可能となっています。
知名度も高く、運営している弁護士ドットコムは、日本の法律に詳しいので安心・安全なサービスを受けることができます。
また、外部システムとの連携が可能なので、会社で運用中のシステムと連携することにより業務の効率化が可能です。
クラウドサインは契約の進捗をリアルタイムで確認できるほか、契約書の検索機能も充実しているため、毎月多くの契約を交わす大規模な会社におすすめできるサービスとなっています。
公式サイト：クラウドサイン
電子契約サービスの選び方をマスターしよう
電子契約サービスの基本機能と選び方について説明しました。
セキュリティ、使いやすさ、カスタマイズ性、統合性を重視してサービスを比較・選択することが重要です。
適切な電子契約サービスを選ぶことで、ビジネスプロセスの効率化と生産性の向上を実現しましょう。
