近年、企業の間で利用が広がっている電子契約サービスですが、紙の契約との違いやその仕組み、法的効力についてはまだ理解が浅い方も多いでしょう。本記事では、電子契約の概要やメリット・デメリット、法的な考慮点、電子契約法について解説していきます。これを機に、電子契約の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
おすすめの類似電子契約システム
類似サービス： Shachihata Cloud
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| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： SmartDeal
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
電子契約とは
電子契約とは、オンラインで完結する契約締結の方法であり、紙に押印した契約書に代わって電子署名を使います。これにより法的証拠力が認められます。オンラインで手続きができるため、時間やコストを大幅に削減することが可能です。
紙の契約との違い
紙の契約では当事者が署名押印を行いますが、電子契約では電子署名を利用します。秘密鍵と公開鍵を使った認証方法で本人確認が行われ、信頼性が担保されます。認証機関から秘密鍵を取得し、公開鍵とセットで管理して本人性を証明する仕組みです。
メリットとデメリット
電子契約のメリットは、印刷や郵送などの手間を省き、業務効率やコスト削減が期待できる点です。また、印紙も不要であり、印紙代を削減できます。デメリットは、未導入の相手先への理解が必要であり、電子契約に関する説明や手続きが必要となります。
電子契約の仕組み
オンラインでの契約締結が電子契約の基本的な仕組みです。電子ファイルに電子署名を行い、押印と同様の法的証拠力が得られます。これにより、時間やコストを削減できると同時に、契約件数を把握しやすくなります。
電子契約の法的効力
電子契約の法的効力は、本人による電子署名が行われているかどうかで決まります。電子証明書を用いた認証により、本人性が確認され、改ざんがないことが証明されます。タイムスタンプも施されており、「誰が」「何を」「いつ」合意したかが明確になります。
電子契約法について
電子契約法は2001年施行の法律で、正式名称は「電子消費者契約及び電子承諾通知に関する民法の特例に関する法律」です。これにより、消費者の権利保護や信用維持が求められています。インターネット上の取引が増える昨今、遵守が重要となっています。
電子証明書
電子証明書は、インターネット上の身分証明書で、個人・法人の存在や信頼性を保証します。認証局から発行され、公開鍵暗号基盤という暗号技術により、本人性を証明する仕組みとなっています。電子契約では、これを使って電子署名を行い、本人を特定します。
タイムスタンプ
タイムスタンプは、電子契約書の作成が完了した日時と、それ以降に編集が加えられていないことを証明するものです。契約締結後に文書の改ざんが行われたとしたら、タイムスタンプにある情報と照合することで、改ざんされたことが判明します。電子契約書が改ざんされてないことを証明するものは、タイムスタンプに登録されたハッシュ値です。ハッシュ値とは関数を使用して出力される数値であり、データの改ざんがない限り、同一の値が出力されますが、改ざんがあれば違う値が出力されます。
電子契約の法的効力が争われた事例
電子契約の法的効力が争われた事例は、過去に幾つも存在し、その中でも特に注目すべきものがあります。それらの事例を踏まえて、現在の電子契約の法的効力について理解を深めていくことが重要です。
①承諾通知メールが送信される場合
成立時期の転換を示す代表的な事例としては、メールによる送信が挙げられます。商品購入時にメールアドレスをECサイトに登録し、商品購入が行われたことを通知するメールが届くのが一般的です。電子契約法では、注文承諾を伝えるメールが事業者から消費者に届き、メールが読み取り可能となった時点で契約は成立。メールが届いてしまえば、消費者がメールを開封していなくとも契約が成立します。
②承諾画面がWebで表示される場合
近頃では、ECサイトの注文受付完了後に、Webブラウザ上に直接注文処理が行われたことを示すページが表示されることも増えています。このような場合も、受注確認メールが届いたのと同様、契約が成立したと認めることができます。ブラウザでの表示による確認は、メールが届かなかったというトラブルを避けるために確実な方法と言えます。
法的効力を持つ電子契約サービス
法的効力を持つ電子契約サービスは、その導入によって業務効率化やリスク軽減が期待できます。ここでは、いくつかの代表的な電子契約サービスを紹介します。
電子印鑑GMOサイン
導入企業100万社以上のGMOサインは、請求書管理がスムーズに行えるため、契約業務の効率化に貢献します。最高水準のセキュリティ技術を駆使し、スマホアプリも提供しており、利便性が高いです。
クラウドサイン
国内トップシェアのクラウドサインは、弁護士ドットコムが提供し、法律に合わせたシステムを利用できます。電子署名に必要な機能やセキュリティ対策も充実しており、安心して利用できます。
電子契約の法的効力を理解しよう
電子契約を導入するメリットは高く、政府も法整備を進めて企業の導入をバックアップしています。オンライン上で契約締結できますので、リモートワークでも問題ありません。電子契約サービスにはさまざまなものがありますが、セキュリティ対策がしっかりなされていて、シンプルで使いやすいものが導入しやすいでしょう。
