退職時の離職票について|離職票の発行·書き方と必要なタイミング

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離職票は企業が発行するもので、会社を退職した人がハローワークで失業給付金などを手続きするために提出しなければならない書類です。
つまり、その人が本当に離職したと証明する公的文書であり、求められれば会社は対応する義務があります。
発行を依頼する退職者側も発行の手続きをしなければならない会社側も、通常の社会生活で頻繫に目にするようなものではありませんが、とても大切な書類です。
どのようなものなのか基礎知識をまとめます。

離職票とは?

離職票は略称で、正式には「雇用保険被保険者離職票」と言います。
「雇用保険に入っている人=雇用保険被保険者」が退職し、ハローワークで失業給付金の受給申請するときに必要となる書類です。
ハローワークでは当然、申請をしてきた本人が本当に受給資格を持っているかどうかを確かめなければなりません。
この書類はその確認のためのものなので、提出がないと失業手当の手続きができなくなり、受給したい退職者にとっては一大事となります。
会社の人事担当者としては必須の知識ですが、細かいルールは会社ごとに違うことも事実です。
というのも、退職者がハローワークで失業給付金の受給申請をしないのであれば、発行する必要がないからです。
たとえば、転職先がすでに決まっていてすぐに働く場合は必要ありませんし、家業を継ぐなどして失業手当を受給する予定のない人は必要のないものとなります。
そのため、会社によっては、退職者が希望するかしないかにかかわらず全員に自動的に手続きするところもあれば、退職者が会社に請求しなければ何もしないところもあります。
この対応はどちらも正しい対応ですので、退職者はあらかじめ確認しておいてください。
ただし、退職者が59歳以上の場合は次の会社に就職する際、「六十歳到達時等賃金証明書」をハローワークに提出する必要があるため離職票が必要です。
退職者としては何も言わなくても手元に届くとは限りませんので、該当する場合には早めに確認し、必要であれば確実に手配してもらうことが重要です。
また、会社が発行するものと考えている人もいますが、公的文書ですので会社に権限はありません。
会社は退職者とハローワークの間に入って手続きを行う立場にありますので、正しくは会社が発行手続きを行い、退職者へ送付するものだと理解しましょう。

離職票と退職証明書との違い

離職票は国の公的文書、退職証明書は会社が発行する非公的文書

離職票ではなく一般に「退職証明書」と呼ばれる書類があります。
どちらも勤めていた会社を辞めたことを証明する書類だと推測できますが、実はこの2つはまったく異なる書類です。
離職票は前述の通り、雇用保険被保険者離職票という国の公的文書です。
これに対して退職証明書は、その人がその会社を退職した事実を記す書類で、公的文書ではありません。
そのため離職票は会社が発行できるものではないと前述しましたが、退職証明書は会社が発行できます。
もちろん決まったフォーマットもなく、何を記載するか、どのように書くかも会社ごとに内容が異なります。
ただし労働基準法では、退職証明書に記載すべきとする5つの内容を挙げています。
どのようなものかまとめておきましょう。

退職証明書に記載すべき内容1:使用期間

その会社に所属していた期間です。
ただし、試用期間は含めても含めなくても法的に問題はないため、どちらにするかは会社ごとに違います。
何年何ヶ月という記載になります。

退職証明書に記載すべき内容2:業務の種類

従事していた業務内容です。
ただし、どこまで具体的に記載するか書き方に決まりはないため、会社によっては大まかな部門に留まる場合もあります。

退職証明書に記載すべき内容3:役職

最終役職です。

退職証明書に記載すべき内容4:賃金

直近の給与額です。
こちらは手取り額ではなく額面になるため、税金や保険などが天引きされる前の額となります。
通勤手当、家賃手当、役職手当や残業手当など、各種手当が入った金額です。

退職証明書に記載すべき内容5:退職理由

主に自己都合なとどいった記載になりますが、稀に詳細を記載する会社もあります。
ただし、これら5つのうち、退職者が何を記載してほしいか自由に選択することができます。
多くの場合、退職証明書を求められるのは転職先の企業からなので、そちらが何か項目を指定すればそれを選択することになるでしょう。
労働基準法に即しているとはいえ、内容が法律で定められているわけではありません。
一番重要なのは籍が重複しないことですので、退職年月日がもっとも重要なのが一般的で、転職先の雇用開始日と重ならないようにする点が重要です。
特に社会保険加入のため、前職の被保険者資格を失った日付が重要な情報です。
ただ場合によっては、退職理由を明確にしておきたいと考える転職先もあるでしょう。
ほかには、ハローワークで失業手当や国民健康保険の申請時、離職票が届くまでのタイムラグを埋めるために、退職証明書を代用して手続きを進める場合もあります。

【人事側】離職票を発行しなければならないタイミングと発行の流れ·手続き方法

それでは会社の人事担当者が退職者に離職票を求められた際、どのようなタイミングでどのように発行すれば良いか手続きの流れをまとめていきましょう。
離職票には「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類あり、この両方が必要となります。
離職票-1に書かれているのは雇用保険の資格を喪失したこと、離職票-2に書かれているのは離職日以前の賃金支払状況や離職理由などです。
発行するのはハローワークですので、人事担当者は会社としてハローワークに必要書類を提出する必要があります。
ハローワークが書類を受理して離職票を交付し会社宛に送付して来ますので、届いたら退職者に送付しましょう。
以下がステップです。

ステップ1:離職証明書を準備

離職票の発行には「離職証明書」が必要ですので準備します。
離職証明書は従業員を雇用保険から脱退させる書類で、まず会社側が必要事項を記載したうえで退職者に渡し、退職者が必要事項を記入して捺印したうえで会社に戻す流れになります。

ステップ2:ハローワークに離職証明書を送付

必要事項がすべて記入された離職証明書を、退職日の翌日から10日以内にハローワークに送ります。
提出期限が決められていますので注意してください。

ステップ3:ハローワークから受け取り退職者へ送付

ハローワークでの手続きが完了すると、「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」が発行されて会社宛に送られますので受け取ります。
退職者はすでに退職しているタイミングですので、この2つを郵送で退職者の住所に送付してください。
退職後は引っ越す人も多いため、送付先の住所は正確に把握しておきましょう。

【退職者向け】離職票はいつ届く?離職票が必要なタイミングとは?

前述した通り、会社側はハローワークへ必要書類を提出するのに、退職の翌日から10日以内に実施する義務があります。
書類のやり取りがあるため一定の期間を要するのは致し方ありませんが、もし2週間経ってもなんの音沙汰もないようであれば、会社へ確認してみましょう。
離職票が必要となるのは、失業手当の受給手続きです。
提出できなければ手当を受け取るタイミングもどんどん遅れていきますので、そうならないよう早めに会社に確認しておくことも重要でしょう。
一般的に離職票は、退職日から2週間以内には手元に届くはずです。
会社が申請手続きや離職票の郵送を忘れているならまだしも、故意に申請手続きを行っていないようなケースもあります。
何度問い合わせても対応されないならまずハローワークに相談し、場合によっては弁護士への依頼も検討しましょう。
ただ前述した通り、離職票が必要なタイミングは雇用保険の失業給付の申請時ですので、申請を行わないなら必要はありません。
また、転職先の会社が求めることはほぼありませんが、情報確認のために提出せよというケースがないとは限りません。
ただ、転職前にすでにハローワークで失業給付申請していた場合、書類は回収されてしまうので手元にはない状況になります。
その場合は転職先に説明し、代わりとなる退職証明書などが必要かどうかを確認してください。
基本的に転職が決まっているなら離職票は必要ありませんが、それでも離職票が必要となるシチュエーションがないわけではありません。
たとえば、転職自体が突然なくなれば失業給付を申請する可能性が発生しますし、勤務して2日程度でさっそく辞める状況になれば同じく失業給付の可能性が出てきます。
ちなみに、退職者が離職票を紛失してしまった場合は、離職票の再発行が可能です。
ただし会社は「雇用保険各種届に係る再交付申請書」が必要となり、対応できるのは離職証明書の保管期間となる退職日から4年以内になります。
4年を過ぎての再発行はあまり考えにくいですが、その場合はハローワークかe-Govから申請しましょう。

離職票は期限に注意

会社を退職した場合、退職者が求めれば会社の人事側は離職票を発行する義務を負います。
また退職証明書を発行することになる場合もありますが、離職票は公的文書であり、退職証明書とはまったく異なることを覚えておきましょう。
離職票を発行できるのは会社ではなく、あくまでハローワークです。
会社はハローワークへの手続き義務と発行された離職票の退職者への発送義務を持つことを覚えておいてください。
手続きは退職翌日から10日以内ですので、期限にも注意が必要です。

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    執筆者  STRATE編集部

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