請求書の処理は、取引件数が増えるほどに担当者への負担が大きくなりますが、中でも大量発注による値引きが生じた場合などに、マイナス表記をしなければいけない際の処理方法に困る方も多いのではないでしょうか。
本記事では、マイナス表記がある請求書の処理方法について解説していますので、参考にしてください。
マイナス表記がある請求書の処理方法とは
請求書にマイナス表記が出た場合の処理方法としては、決まった方法はありません。
厳密にいえば、取引先が確認した際に、マイナス表記となっている理由がわかるようになっていれば問題ありません。
「◯◯による値引き」といった形式で、なぜマイナス表記になっているのかを明記しておくと、取引先も処理がしやすいでしょう。
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マイナス表記が発生するケース
請求書にマイナス表記が発生する事例としては、以下のものが挙げられます。
大量購入によるマイナス表記
マイナス表記が発生する代表的な例としては、取引先が商品を大量購入してくれた場合における値下げ販売です。
大量購入に伴う値引き販売のことを売上割戻といい、ボリュームディスカウントやリベートと呼ばれることもあります。
売上割戻では、契約時の販売価格を維持し、割戻された金額をマイナスとして計算します。
クレームによるマイナス表記
製品やサービスなどに不備があった場合や、価格に釣り合うクオリティを満たせていない場合、割引処理による値引きが発生する場合があります。
割引金額だけを表記していると、契約書に記載されている金額と差異が発生してしまうため、契約時と実際の販売時に価格の差異がある場合の経理処理には注意しましょう。
相殺によるマイナス表記
取引先への返金に際し、差額が残っている場合に、新たな取引の請求金額の一部や全てを相殺して、請求金額から値引きをするケースもあります。
過去の取引で返品の義務が発生し、その際に100,000円の返金が必要となったします。その後の取引で500,000円の発注があった際に、返金分の100,000円と相殺し、請求金額の500,000円から100,000円をマイナスして請求することとなります。
マイナス表記がある請求書の書き方
マイナス表記が発生した場合、請求書の書き方として正しい決まりはありませんが、一般的にはいくつかの方法が代表されます。
- マイナス（-）記号を用いる
- 三角形（△または▲）を数字の前につける
- 数字を赤字にした上で（）で囲う
正確な決まりはない反面、会計処理時に見間違えてしまわないように、記号をつけるなどして、マイナスが発生していることを表記しましょう。
マイナス表記がある請求書を作成する際の注意点
消費税の計算方法
マイナス表記がある請求書を作成する際の注意点としては、消費税を計算するタイミングがあげられます。
消費税の税込み後か、または消費税を入れる前かで請求金額に差が生じるため、細心の注意を持って計算する必要があります。
消費税を入れてから値引きを行う場合、売上時に税抜価格を計算する必要があり、端数処理が発生することもあるため、請求金額の内訳を事前に値引き金額に合わせて計算しておくとスムーズです。
社内での処理方法を統一しておかないと、経理でミスやトラブルが発生する恐れがあるため、社内でしっかりと情報を共有しておくことが求められます。
会計ソフトにマイナス表記の項目がない場合
自社で使用している会計ソフトに値引きやマイナス表記の項目がない場合は、手作業でマイナス金額の項目を追加しなければいけません。
必要な項目としては、「商品名」「単価」「数量」は通常通り必須となり、その上で商品名の項目に「値引き」といったマイナス表記になる理由を入力、金額欄に値引き金額をマイナス記号などを用いた上で入力します。
書き方に注意してマイナス表記の請求書を処理しよう
マイナス表記がある請求書について解説しました。
法的に正しい書き方などは決まっていませんが、請求書を受け取る側、処理する人がマイナス表記を認識しやすいように、わかりやすく表記しましょう。
