交通費の精算時の適切な書き方・処理方法と注意点

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交通費精算とは?

企業における交通費精算とは、主に営業担当など社外で活動する機会がある職種の方が業務に使用した交通費の内容を申請書にまとめ、経理担当者へ提出、確認する業務のことを指します。多くの企業では1ヶ月ごとに交通費精算を行うケースが一般的なようです。

ここでいう交通費とは、出張や営業などの仕事を行うために利用した公共交通機関、タクシーなどを利用した実費のことを指します。

通勤費と交通費を区別するかどうかは企業によって異なり、一括りに交通費として扱う場合もあります。

交通費精算をする際の流れ

交通費の申請から精算を行うまでの流れを申請側と経理側で説明します。

申請側

まず従業員側の交通費精算の流れとしては、従業員側が交通費や出張にかかった旅費などを立て替えます。本来であれば会社側が支払うべき経費を一時的に立て替えたこととなるため、経費精算の対象となります。

経費を立て替えた証拠として領収をもらうようにしましょう。領収書の宛名は会社名にします。

その後、交通費を立て替えた従業員側で交通費精算書を作成して上司に承認してもらう必要があります。

交通費精算書には交通機関を利用した「申請日」「申請者の氏名」「所属部署」「目的」「経路」「運賃」など詳細な情報を記載しましょう。

作成した交通費精算書に領収書を添付して上長に提出、上長が確認して問題なければ承認印を押して経理担当者に提出します。

経理側

上長からの承認を受けた交通費精算書を受け取った経理担当者は内容に問題がないかを慎重にチェックします。

日付や経路など記入漏れがないか、経路は最短ルートを利用しているか、定期区間の運賃を控除した上で申請がされているか、不正な申請につながる要素がないかをしっかりと精査しましょう。

領収書の金額と精算書の金額があっているかの確認も怠ることができません。

少しでも問題がないように膨大量のチェック作業を行なった上で経費精算を行うため、経理担当者の負担は大きなものです。

精算書に問題があれば申請者へ差し戻し、訂正をお願いしましょう。

経費の支払日・支払い方法に関しては企業ごとに取り決めが異なり、週1回というケースもあれば週2回というケースもあります。

また、場合によっては経理担当者は従業員側からの申請に対して現金を渡す場合もありますが、そのような場合には必ず出納帳に小口現金から出金した内容を記載しましょう。

交通費精算をする際の経理処理・注意点

交通費精算を行う際の経理側の処理や注意点としては以下が挙げられます。

  • 交通費精算書に記入漏れがないかを確認
  • 添付された領収書の金額と精算書の記載金額に相違がないかを確認
  • 公共交通機関を利用している場合、最短経路で利用しているか
  • 仮払金があるか
  • 精算書に記載の合計金額を試算
  • ダブルチェックを行う

まずは交通費精算書に記入漏れがないかを確認します。「申請日」「申請者の氏名」「所属部署」「目的」「経路」「運賃」など必須項目に漏れがあった場合は申請者に差し戻して修正してもらいましょう。

その後、精算書に添付された領収書の金額と精算書の金額に違いがないかを確認します。電車などの公共交通機関を利用している場合は最短ルートか、最安になるように利用しているかも確認しておきましょう。

仮払金がある場合は無駄な費用が発生していないか確認します。

膨大な量の精算書をチェックしているとどうしても見落としなどのヒューマンエラーが発生してしまうものです。

なので、一人で確認するのではなく必ず二人体制、ダブルチェックを行うようにしましょう。

領収書がない交通費を精算する方法

まず前提として交通費精算を申請する場合はできる限り領収書を受け取るようにしましょう。

領収書がなくても交通費精算を行うことは可能ですが、領収書があることで経費の確実な証明となり、申請が通しやすくなるため経費担当の負担を減らすためにも可能な限り領収書は受け取ることが望ましいです。

領収書ない場合の経費精算は、通常と同じく交通費精算書の作成から始めます。

日付や申請者の氏名など必須項目の抜けがないようにしっかりと記入して、期日までに書類を作成しましょう。

慣れない内は精算書の書き方がわからないということも多いので、締め切りに余裕を持ってわからないことは経理担当者に聞くことが重要です。

会社によっては直接出金伝票に記入して経理担当者に提出するという方法もありますが、その場合は日付や勘定項目などはもちろんですが、出発地・目的地を記載する欄がないので概要欄に使用目的などと一緒に記載しておく必要があります。

領収書がない場合の交通費精算は、領収書がある状態と同じ程度に情報を記載する必要があることを念頭に置くと精算書も作成しやすいでしょう。

例えば、領収書がないけれど交通機関の運賃が記載されている乗換情報がわかるものがあれば客観的な証拠となり得るので、交通費精算書に添付しておくと、万が一税務調査が入った場合にも安心です。

まとめ

交通費の精算時における流れや注意点、領収書がない場合の精算方法についてなど解説しました。

多くの企業で必ずといって発生する交通費の精算業務。

本記事で説明した通り、経理担当者は非常に細部まで慎重に精算書一枚一枚をチェックしています。

ついつい申請するのが面倒だからと交通費精算書の作成を月末までためてしまうと経理担当者の負担も非常に大きいものとなってしまいますので面倒くさがらず、期日に余裕を持って精算書を作成、申請するようにしましょう。

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