「立替経費の管理が大変、、」
「請求書に記載するべき項目は？」
本記事は、立替経費について解説をします。
経費の精算で、大事な方法ですので詳しく知っておく必要があります。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
(4.5)
| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
(4.5)
| 月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
立替経費とは
はじめに、立替経費についての概要を説明します。
どんなときに発生する？
立替経費とは、従業員などが私的な支出や業務にかかる経費を自己負担で支払い後日会社から返金を受ける仕組みです。
出張経費や業務に必要な材料購入などで発生します。
特徴としては、従業員が経費を先払いし経費精算が後日行われることです。
仮払いとの違い
立替経費と仮払いは似ているようで異なる制度です。
仮払いは事前に経費を支給する制度で、後で領収書などを提出して精算する必要がありません。
一方、立替経費は本人が自己負担で支払い、後日経費精算で返金を受ける仕組みです。
立替経費領収書の発行から精算までの流れ
立替経費が発生した際は、従業員が支払った領収書をもとに立替経費の請求書を作成します。
請求書は経理部に提出し、精算が行われます。
精算時には支払った金額に対して経費精算が行われ、差額が給与として支給されます。
このように、従業員は実際の経費を自己負担することなく精算が行えます。
覚えておきたい立替経費の領収書に記載する内容
立替経費の領収書に記載する内容を紹介します。
立替の際の宛名
領収書には立替経費を支払った本人の氏名や所属部署などの宛名が記載されている必要があります。
これは、誰が立替経費を支払ったのかを明確にするためです。
記載する金額や明細
領収書には支払った金額や支払い内容の詳細な明細が記載されていることが重要です。
経費の内容と金額が明確になり、スムーズな業務やトラブルを避けるためです。
複雑な立替経費の課題を解決する方法
立替経費の課題の中で、複雑な課題を解決する方法を紹介します。
なるべく立替経費の発生を抑える
立替経費が多く発生する場合、事前に必要な経費を会社が支給するなどして立替経費を抑える取り組みが重要です。
立替経費精算の手間が省け、従業員の負担を減らすことができるためです。
法人クレジットカードを利用する
法人クレジットカードを活用することで、立替経費の自己負担がなくなり支払いも簡単に行えます。
また、法人クレジットカードは経費の管理も容易に行えるため、精算業務の効率化のメリットもあります。
経費精算システムを利用する
経費精算システムを導入することで、領収書の紛失や処理の手間を軽減し効率的な立替経費の精算が可能になります。
経費精算システムは、デジタル化されたプラットフォーム上で経費の申請から精算までを一元管理することができます。
これにより、経費業務の効率性が向上し、管理の容易さにも繋がります。
立替経費で精算をする方法
立替経費は、従業員などが私的な支出や業務にかかる経費を自己負担で支払い後日会社から返金を受ける仕組みです。
主に出張での交通費や宿泊費・材料の購入などで発生します。
事前に経費を支給する「仮払い」とは異なり、立替経費は従業員が経費を先払いし後日会社から経費を支給されるのが特徴です。
立替経費の請求書には、詳細な宛名と金額・内容を記載しましょう。
これによって、「誰が」「どんな内容で」「どれだけの経費を使った」が明確になり業務をスムーズに行えるためです。
トラブルを避けるためにも、ある程度詳細な内容でフォーマットを作っておくことをおすすめします。
