「立替経費の管理が大変、、」
「請求書に記載するべき項目は？」
本記事は、立替経費について解説をします。
経費の精算で、大事な方法ですので詳しく知っておく必要があります。
おすすめの類似経費精算ツール
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減： TOKIUM経費精算
(4.5)
| 月額費用 | 10,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入実績 | 1,000社以上 |
「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書をTOKIUM経費精算へ捨てるだけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく効率化します。 また、データベースと約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをTOKIUM経費精算へ投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
経費の申請から支払いを一元管理： MAJOR FLOW Z CLOUD
(4.5)
| 月額費用 | 30,000円(50ユーザーまで) | 無料お試し | デモサイトあり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 50,000円 | ユーザー追加料金 | 10,000円(50ユーザー) |
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は経費精算業務の効率化を実現し、経費担当者の負担を大きく軽減してくれる経費精算システムです。 また、エクセルや紙での経費管理がシステムによって効率化されることで、ペーパーレス化や入力ミスなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。
乗換案内と連携できる
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は、ジョルダン社が提供している「乗換案内」と連携可能です。 連携させることで、乗換案内で使用した経路や運賃などの情報をMAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に自動的に反映させることができるようになるため、申請書をわざわざ手入力する手間から解放されます。
交通系ICカードと連携可能
電車などの交通機関を使用する際には、ほとんどの人がSuicaなどの交通系ICカードを利用しますが、MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に対応したカードリーダーを導入すれば、交通系ICカードの情報を手間なくシステムに取り込むことができます。
海外出張にも対応
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算では、海外出張時に使用した外貨の精算も可能です。 円貨と外貨どちらを使用している場合にも対応しており、複数の申請書を作成する手間はかかりません。為替レートは、経費発生時にあわせて自動で計算できる利便性の高さです。
類似サービス： バクラク経費精算
(4.5)
| 月額費用 | 20,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | ユーザー追加料金 | 要問い合わせ |
バクラク経費精算とは、株式会社LayerXが運営している経費精算システムです。 領収書が大量にあるという場合でも、一括アップロードができ、AIが自動でデータ化してくれるため、業務効率化が可能となります。実際にバクラク経費精算を利用した企業からは、「利用しやすく申請の誤りがなくなった」、「電子帳簿保存法に対応している点が魅力的」といった声が挙げられており、確かな導入効果が期待できるサービスです。
業務効率化が可能
バクラク経費精算は、複数の領収書を一括でアップロードすることができ、AI-OCRによって自動データ化することができるため、業務効率化を可能とします。 面倒であった交通経路の検索も、過去の履歴を利用できるため、手入力が発生せず、クリックだけで完結することができます。
承認者の抜け漏れを防止
バクラク経費精算は、ビジネスチャットツールのSlackとの連携が可能で、承認が必要な場合は通知が飛ぶため、確認漏れがなくなります。 また、オールインワンの稟議ツールのため、以前の稟議情報も簡単に遡ることができ、テレワーク中でも簡単にデータの確認が可能です
経理部門の負担を軽減
これまでは経理部門と申請者･承認者側に業務理解度の差があったため、経理処理を行う上で何度も確認作業が発生する場面もありました。 バクラク経費精算は、勘定科目と税区分に紐づく内訳に対して、必要項目設定やアラート設定ができるため、手作業の確認をなくすことができます。
立替経費とは
はじめに、立替経費についての概要を説明します。
どんなときに発生する？
立替経費とは、従業員などが私的な支出や業務にかかる経費を自己負担で支払い後日会社から返金を受ける仕組みです。
出張経費や業務に必要な材料購入などで発生します。
特徴としては、従業員が経費を先払いし経費精算が後日行われることです。
仮払いとの違い
立替経費と仮払いは似ているようで異なる制度です。
仮払いは事前に経費を支給する制度で、後で領収書などを提出して精算する必要がありません。
一方、立替経費は本人が自己負担で支払い、後日経費精算で返金を受ける仕組みです。
立替経費領収書の発行から精算までの流れ
立替経費が発生した際は、従業員が支払った領収書をもとに立替経費の請求書を作成します。
請求書は経理部に提出し、精算が行われます。
精算時には支払った金額に対して経費精算が行われ、差額が給与として支給されます。
このように、従業員は実際の経費を自己負担することなく精算が行えます。
覚えておきたい立替経費の領収書に記載する内容
立替経費の領収書に記載する内容を紹介します。
立替の際の宛名
領収書には立替経費を支払った本人の氏名や所属部署などの宛名が記載されている必要があります。
これは、誰が立替経費を支払ったのかを明確にするためです。
記載する金額や明細
領収書には支払った金額や支払い内容の詳細な明細が記載されていることが重要です。
経費の内容と金額が明確になり、スムーズな業務やトラブルを避けるためです。
複雑な立替経費の課題を解決する方法
立替経費の課題の中で、複雑な課題を解決する方法を紹介します。
なるべく立替経費の発生を抑える
立替経費が多く発生する場合、事前に必要な経費を会社が支給するなどして立替経費を抑える取り組みが重要です。
立替経費精算の手間が省け、従業員の負担を減らすことができるためです。
法人クレジットカードを利用する
法人クレジットカードを活用することで、立替経費の自己負担がなくなり支払いも簡単に行えます。
また、法人クレジットカードは経費の管理も容易に行えるため、精算業務の効率化のメリットもあります。
経費精算システムを利用する
経費精算システムを導入することで、領収書の紛失や処理の手間を軽減し効率的な立替経費の精算が可能になります。
経費精算システムは、デジタル化されたプラットフォーム上で経費の申請から精算までを一元管理することができます。
これにより、経費業務の効率性が向上し、管理の容易さにも繋がります。
立替経費で精算をする方法
立替経費は、従業員などが私的な支出や業務にかかる経費を自己負担で支払い後日会社から返金を受ける仕組みです。
主に出張での交通費や宿泊費・材料の購入などで発生します。
事前に経費を支給する「仮払い」とは異なり、立替経費は従業員が経費を先払いし後日会社から経費を支給されるのが特徴です。
立替経費の請求書には、詳細な宛名と金額・内容を記載しましょう。
これによって、「誰が」「どんな内容で」「どれだけの経費を使った」が明確になり業務をスムーズに行えるためです。
トラブルを避けるためにも、ある程度詳細な内容でフォーマットを作っておくことをおすすめします。
