経費精算ワークフローとは?できることや比較ポイントも解説

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経費精算の承認フロー

経費精算の手順をしっかりとパターン化し、社員各々が共通の認識を持つことを「経費精算ワークフロー」と呼び、すなわち、経費精算の承認フローのことを指します。

経費精算の承認フローの策定には主に、

  • ワークフローシステムを導入すること
  • ワークフロー機能を搭載した経費精算システムを導入すること

といった2つのパターンが考えられ、これらを行うことで申請・承認・差戻し・決裁の流れの中で、どこに問題が発生しているかすぐに確認できるようになるのです。

今回は、経費精算ワークフローのシステムや選び方について、紹介いたします。

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Webからも申請フォームが作成できる

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MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

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Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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経費精算ワークフローシステムとは?

ワークフローは従来、書類や口頭によりやりとりされるものですが、それらを電子化・システム化されたものを、「ワークフローシステム」と呼びます。

特に近年では、クラウド型のワークフローシステムが一般化されています。

ワークフローシステムは、単体のツールであったり、グループウェアなどの機能の一つとして使えるものであったりなど、あらゆる形態で開発され、リリースされています。

従って、シュチュエーションに合わせて最適なサービスを選ぶと良いでしょう。

また、ツールによっては、領収書の撮影をするだけで、承認の申請ができる便利な機能も用意されています。

また、ワークフローが口頭でのやりとりに終始している場合、領収書などのような書類の紛失、もしくはあらゆる承認作業の漏れなどが起こりがちであるため、ダブルチャックなどの手間やコストは避けられないものでしょう。

しかし、経費精算ワークフローシステムを導入することで、それらの課題は一気に解決されるのです。

経費精算ワークフローを利用するメリット

以下、経費精算ワークフローを利用するメリットを解説します。

ワークフローの効率化を図れる

経費精算ワークフローシステムを利用すれば、ワークフローが効率化されます。

上司や担当者が不在でも、電子化により手続きはスムーズになり、リモートワークがメインの企業でもWebで申請できるので、業務の効率化に繋がります。

経費書類を簡単に保存できる

従来の経費書類は、必要な際にすぐ見つけることができなかったり、数が膨大である場合、保管が大変であったりなど、管理が非常に手間取るものでした。

しかし、電子帳簿保存法に対応した経費精算ワークフローシステムを利用すれば、経費に関する書類を保存できるため、これらの問題も簡単に解決できるのです。

交通系ICカードで交通費データの自動作成が可能

交通費精算は、経費精算の中でも非常に手間のかかる分野です。

例えば、ルートを誤魔化していないか、水増しされた請求はされていないかなど、不正がないかを確認する作業を人力で行うのは、容易ではありません。

経費精算ワークフローシステムの中には、交通系ICカードを紐付けることができるものもあり、それらを利用すれば申請・確認を省略できるので、業務がスマートになるはずです。

ミスやトラブルを防止できる

経費精算のミスやトラブルを防げるのも、経費精算ワークフローシステムのメリットの一つです。

経費精算は、申請者はもちろん承認の担当者など、複数の従業員が関わる場合も少なくありません。

関わる人員が増えるほど、当然ミスは増えがちですが、経費精算ワークフローシステムを導入すれば、オンライン上で申請と承認が完結されます。

また、誤った入力がされれば、アラートが出る設定などもサービスによっては可能であrため、ミスを大幅に削減できるはずです。

経費精算ワークフローシステムの比較ポイント

経費精算ワークフローシステムを導入する上で、比較するポイントは以下の通りです。

自社の申請書式に対応しているか

新しいシステムを導入する場合、従業員へ研修を行う必要がありますが、現状エクセルのフォーマットを使っている場合、エクセルに対応できるシステムを導入するなど、互換性の高いサービスを選部など工夫をすることで、研修の時間を極力減らすことができるでしょう。

現状のシステムと連携できるか

自社独自のシステムを利用している場合、それと連結できたりするサービスを選べばより業務はスムーズになるはずです。

給与システムなどと連携できれば、経理部門にとって負担になる業務の効率化にもってこいと言えます。

承認方法は柔軟か

企業によって経費申請のフローは異なるはずです。

従って、自社のフローと最も適合した経費精算ワークフローシステムを利用することが重要です。

事例によって担当が変わったりする場合は、承認者の複数設定が必要ですので、それらが可能かどうか、しっかりと確認してから導入するようにしましょう。

まとめ

経費精算ワークフローについて解説しました。

経費精算を効率化したい、ミスをなくしたいのであれば、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

ワークフローシステムを比較する場合は、自社の申請形式に対応しているか、基幹システムとの連携が可能か、といった点に注目すると良いでしょう。

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