経費精算書の書き方とは?正しく書くためのポイントや記載すべき項目を解説

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仕事をする上で必要になったお金が経費です。会社員と自営業では経費の感覚が大きく異なりますが、「仕事で必要なお金」という認識は同じなのではないでしょうか。

経費をまとめるときに必要なのが経費精算書です。正しく経費を計算するために必要な経費精算書について詳しく見ていきましょう。

経費精算書とは

経費精算書とは、支払った経費の金額をまとめ、精算するための書類のことを指します。例えば、出張へ行くための交通費を立て替えた場合、そのお金は経費として会社に請求することができます。その経費を精算するための書類が経費精算書なのです。

交通費以外にも、仕事で必要な文具や機械、消耗品などが経費として扱われます。立て替えることが多いという場合は、経費精算書の作成方法を覚えておきたいですね。

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経費精算書に記載する項目

実際に経費精算書に記載する項目は会社によって異なりますが、一般的には、申請日・支払日・金額・支払先・用途(支払いの理由)・申請する社員の氏名や所属部署などの情報などが記載されます。

複数の支払を精算するという場合、1枚の経費精算書にまとめることも可能です。それぞれの支出を記入しやすいよう、日付順に領収書をまとめておくと作業の効率化ができますよ。

経費精算書の基本的な書き方

項目が会社ごとに異なるように、経費精算書のフォーマットも会社により違ってきます。ほとんど必要な内容と流れは同じなので、一般的な書き方を紹介します。

①領収書を月ごとに分類してまとめる

経費の支払いを証明する書類を月ごとにまとめます。経費精算に締め切りの期日を設定している会社が多いので、申請は忘れずに行いましょう。

②各科目に分けて集計

月ごとに分類した経費を、勘定項目ごとに分けます。勘定科目とはお金の使い道のことで、何に使ったのかを分けるということです。シャープペンシルなど文房具の購入は消耗品費、出張で利用したタクシーや電車賃などは旅費交通費にあたります。

③経費精算書の作成

分類と集計ができたら経費精算書の作成をします。会社によりフォーマットは異なりますが、氏名・申請日・支払先・金額・経費が発生した理由などはほとんどの会社で記載されます。作成する時は、金額や支払い先などに不備がないかどうかのチェックを忘れずに行いましょう。会社によっては、提出前に上司の承認が必要となることもあります。

④担当者に提出

完成した経費精算書を経理担当者へ提出します。経費精算書と合わせて添付書類などの確認もあり、不備がない場合は受理されます。期限を過ぎているものは拒否されることもあるので気をつけましょう。

⑤精算を受ける

会社規定の方法で返金されます。日数は会社によって大きく違うため、返金日数を知りたいという場合は自分で問い合わせるのがおすすめです。返金されたら金額に間違いがないか確認しましょう。

経費精算書の書き方で注意するポイント

経費となるものは細かく決められており、経費とならないものもあります。自宅に持ち帰って使用する文房具や、取引先との食事後の2次会など、仕事をする上で必要性が感じられないものは会社の経費にはなりません。そのため、経費として経費精算書を提出したとしても承認されないこともあるのです。

領収書など支払いの証明書がない場合には理由書などの書類の添付が必要となることもあります。公共交通費などの領収書が発行されないものの場合は、日付ごとに理由書の作成をします。

故意に金額を間違えたり偽造したりしてしまうと、会社から処分を下されるだけではなく重加算税などの罰則を受ける可能性が上がります。正しい理由と金額で経費精算書を作成し、提出するようにしましょう。

経費精算書はポイントをつかめば難しくない

一見難しそうに見える経費精算書ですが、ポイントさえしっかり押さえていれば何も難しくありません。まずはレシートや領収書をきちんと分類することが正しい作成の第一歩です。自信がなかったら、上司や経費の担当者に一度見てもらうのも1つの方法ですよ。

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