名刺管理アプリを利用するときの注意点は？
名刺管理アプリを導入する際の注意点をいくつか確認しておく必要があります。
導入時にシステムが混乱する恐れがある
職場に導入する際には、今まで管理していた名刺の統合を図る必要がありますが、多くの場合、これまでもらった名刺はファイルなどに保管していることがほとんどでしょう。
そこで名刺管理アプリを使い始めると、名刺の保管場所が分散してしまう恐れがあるため、名刺データを統合する手間を踏まえたうえで、どんな形で導入するかしっかり社内で検討しておく必要があります。
手動で更新をする必要がある
昇進や異動で相手の名刺の情報が変わった場合、手動で更新をしなくてはいけません。
アプリに保存された名刺の情報は、基本的に自動で更新されることは無いため、その手間を踏まえておく必要があります。
一方、相手も同じアプリを使っていればデータの変更が自動で反映されるサービスもあります。
情報の公開範囲に注意を払う必要がある
サービスによっては名刺を交換した相手に、仕事外の情報まで知られてしまう危険性もあります。
SNSのアカウントといった情報をアプリに登録できるサービスでは、自分の名刺と一緒にそれらの情報も相手に送信されます。
相手とSNSでもつながりたい場合は便利ですが、プライベートと仕事を切り分けたい場合、注意をしっかりと払っておきましょう。
仕事以外の情報は登録しない、もしくは情報の公開範囲をあらかじめ設定しておくなどの対策が必要です。
導入コストがかかる
導入時のコストに関しても念頭に入れておく必要があります。
名刺管理ソフトに関して少々割高に感じてしまうこともあるかと思いますが、そのかかったコストの分、提供元の企業からサポートを受けられるという利点もあるため、導入コストに関しては、長期的な視点を持ち、その効果をしっかりと社内で検討しておくべきでしょう。
使い方の学習・データ化の手間が大変
いざ導入したとしてもツールの操作方法を学んだり、データを作成したりなど、いざ使い始めるまで時間がかかってしまう点も考えておかねばなりません。
これは新しいツールを企業で取り入れる際は避けて通れない道ですが、その分の工数やコストに関してもあらかじめ逆算しておく必要があるでしょう。
