目次
社会人になった際に多くの人が持つことになる名刺。
取引先が増えるごとに受け取る名刺の数も増えていきますが、従来のファイリング形式では必要な名刺情報を見つけるのに時間がかかったり、紛失などのリスクもつきものでした。
そこで、名刺管理を効率化するために名刺管理システムが登場するようになりましたが、この名刺管理システムとは一体どんなことができるのか、導入にはいくらくらいかかるのかといったことが気になる方も多いのではないでしょうか。
本記事では名刺管理システムについて、概要や導入するメリット、おすすめのサービスなどを紹介しますので参考にしてください。
名刺管理システムとは?
名刺管理システムとは、紙の名刺をスキャンしてデータ化、一元管理するためのシステムです。
名刺管理システムを導入することで、社内に散在していた名刺情報を一元管理して社内で情報共有したり、マーケティングや営業活動に活用することも可能となります。
さらに、データ化することで、これまでファイリングやケースに入れて名刺を保管していたスペースも不要となるため、スペースの有効活用にもつながります。
製品によっては電子名刺を作成できるものや、SFAやCRMといった外部システムと連携して営業や商談情報の活用に利用できるサービスも登場しています。
おすすめの類似名刺管理ツール
LINE公式アカウント運用の自動化を実現： ネクスタ・メイシ
(4.5)
| 月額費用 | 660円(税込)〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
ネクスタ・メイシは、業界標準価格の1/3から1/5程度の1ユーザーあたり月額660円(税込)で利用が可能です。 シンプルでわかりやすい画面設計と複雑過ぎない機能が特長で、費用の面でも、操作性の面でもユーザーにやさしい法人企業向け名刺管理アプリケーションとして評価をされています。
名刺管理が効率化される
ネクスタ・メイシを利用することで、名刺管理が効率化します。 名刺をデータ化し、セキュリティの高いクラウド上で管理することで、名刺が資産として企業内に蓄積され、企業のコンプライアンス強化にも繋がります。
営業支援にも最適
ネクスタ・メイシは、営業支援ツールとしても強みを発揮します。 コンタクト管理・案件機能により、名刺情報に紐付けコンタクト（お客様との接触）履歴を残し、案件単位で管理することができます。
外出先で名刺情報の閲覧・登録が可能
専用のモバイルアプリもあるため、移動中や外出先からも名刺情報の閲覧や登録を簡単に行うことができます。 また、見込み客獲得のために行なった展示会・セミナー・イベント会場で、来場者からいただいた名刺をその場で登録してしまえば、終了後数分でお礼メールを一斉送信することも可能です。
名刺をデータ化して顧客データベースを自動で作成： ホットプロファイル
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 5営業日程度 |
ホットプロファイルとは、株式会社ハンモックが運営している名刺管理ソフトです。 紙の名刺をデータ化して顧客データベースを自動で作成でき、人脈の可視化、情報共有の効率化を実現します。
営業の質を高めることができる
ホットプロファイルでは、取り込んだ名刺データを顧客データベースとして自動生成し、顧客名、企業名、地域名などでの絞り込み検索や、CSV形式でのデータの抽出ができます。 データ取り込み時に、業種や上場区分といった、企業の属性情報を自動で付与してくれるため、自社で情報を入力する手間が効率化されます。
使いやすく、コスト削減にもつながる
営業プロセス全てを効率化するためには、SFAやMA、CRMなど複数の営業支援ツールを組み合わせて導入するのが一般的で、当然ながら導入するツールが増えるほどに、初期費用やランニングコストが高額となります。 ホットプロファイルは、「新規開拓」、「名刺管理」、「営業支援」が1つのツールに集約されているため、複数ツールを導入するコストを削減することができます。
商談機会の最大化を実現
ホットプロファイルは、顧客の興味関心を可視化することができるため、最適なタイミングでのアプローチを実現し、商談機会の最大化につなげます。 中長期化する顧客へのアプローチの中で、最もホットなタイミングを自動で通知してくれるため、顧客の購買意欲が高まったタイミングでの施策が可能となります。
名刺管理システムの料金相場
主要な名刺管理システムを比較した場合の料金相場を紹介します。
まず、名刺管理システムの料金体系としては、利用するユーザーやアカウント数ごとに料金が発生するもの、定額で利用できるもの、名刺のスキャン数によって料金が変動するものがあります。それぞれの料金相場は以下の通りです。
- 従量課金型：月額1,500円〜3,000円程度(1アカウントあたり)
- 月額固定型：月額30,000円〜50,000円程度
- スキャン料金：名刺1枚につき10円〜20円程度
また、月額料金以外に読み取ったデータの修正など有料のオプションサービスなどもあるため、それらも含めた予算想定が求められます。
名刺管理システムのメリット・デメリット
メリット
名刺管理を効率化できる
名刺管理システムを導入することで、これまで紙で管理していた名刺を全てデータ化してペーパーレスに管理することが可能となります。
名刺情報がデータベースとして保存されることで、昔にもらった名刺情報でもすぐに検索することができます。氏名や電話番号、メールアドレスなど必要情報の一部がわかっていればすぐに取引先の情報が検索できるようになるため、業務効率化につながります。
紙の名刺では紛失のリスクもありますが、データとして保存する名刺管理システムであればその心配もありません。
また、スマートフォンやタブレットから手軽に名刺情報が閲覧・登録できるようになる点もメリットです。
ビジネスチャンスの獲得
名刺管理システムを利用することで、取り込んだ名刺情報から関連企業と繋がったり、システム上で新たな取引先からの名刺交換申請を受けることが可能となります。
さらに、登録した名刺情報がシステムに保存されることで、自分だけでなく同じシステムを利用する社内の人同士で情報を共有することができます。
これによって部署を横断した営業活動やマーケティングが可能となります。名刺管理システム上で登録された情報はいつでも最新の情報に更新されるため、登録された連絡先が古く、連絡ができなくなってしまったというトラブルも減少します。
外部連携による業務効率化
多くの名刺管理システムでは、SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)などの外部サービスと連携できるため、名刺情報を活用して幅広い業務の効率化を可能とします。
例えば、SFAと連携して、取り込んだ名刺情報をクラウド上で一元管理、営業活動に活用するといった使い方などがあります。
デメリット
コストがかかる
名刺管理システムの導入にはコストがかかります。
初期費用や月額の利用料などが発生、さらにオプションを利用すれば追加の費用も発生します。
管理する名刺の枚数が極端に少ない場合などでは、費用対効果が悪い場合もあります。
名刺のデータ化作業に時間がかかる場合がある
名刺をスキャンしてデータ化する作業は枚数が多くなるほどに時間がかかります。
データ化することによって得られる業務効率化などのメリットは大きいものですが、本来のコア業務を圧迫することもあるため注意が必要です。
おすすめの名刺管理システム
ホットプロファイル
特徴
ホットプロファイルは、株式会社ハンモックが提供している名刺管理システムで、名刺データの管理だけでなく、さまざまな外部ツールと連携して顧客管理データベースを活用することができます。
取り込んだ名刺データを顧客データベースとして自動生成し、任意の条件で簡単に絞り込み検索、CSVによるデータ抽出なども可能です。
また、名寄せ機能が搭載されており、同一人物の名刺情報を誤って二重に登録してしまうというミスを防止することができます。
さらに、メール機能もあるため、取り込んだ顧客情報から任意の条件に対して一斉メールを送信することも可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年10月時点のもの
Sansan(サンサン)
特徴
Sansanは、業界No. 1シェアの営業DXサービスです。
大手有名企業や団体などから多数導入されている実績があり、営業力の強化につながる豊富な機能を搭載しています。
99.9%という高い精度で名刺をデータ化することができ、メールの署名情報からデータを蓄積することも可能です。
また、オンライン名刺にも対応しており、専用のURLを伝えるだけで簡単に名刺交換することができ、オンライン上で形成した新たな人脈を蓄積して営業活動に活かすことができます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 運用支援費用：要問い合わせ
- ライセンス費用（月額）：要問い合わせ
- オプション費用（月額）：要問い合わせ
- Sansanスキャナ（月額）：要問い合わせ
※価格情報は2023年8月時点のもの
名刺de商売繁盛
特徴
名刺de商売繁盛とは、ヤマトシステム開発が展開している名刺管理システムです。
ほぼ100%に近い精度で名刺をデータベース化することができ、社内での情報共有を効率化します。
データベース化した名刺情報を見込み顧客の創出やメールリストに追加したりすることで、企業の資産として有効に活用することができます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2022年10月時点のもの
CAMCARD
特徴
CAMCARDとは、アメリカに拠点を構えるINTSIGInformationCorporation(イントシグ)が提供している「名刺管理ソフト」です。
全世界で200カ国の地域で利用されており、国際的なメジャーブランドであると言えます。
メールマガジン配信機能や簡易SFA機能など、あらゆる便利な機能が搭載されています。
導入方法が簡単なのもポイントです。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：480円〜
※価格情報は2022年12月時点のもの
Eight
特徴
Eightは、名刺管理ソフトの中でユーザ数No.1を誇る、人気ツールです。
OCR(文字認識)性能に優れており、その精度の高さが評価されているサービスで、OCR解析と手入力との組み合わせでミスを防ぐことができます。
業界最大手の「sansan株式会社」が提供しており、名刺管理に関するあらゆる知見が集約されています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：480円〜
※価格情報は2022年12月時点のもの
メイシー
特徴
メイシーとは、株式会社もぐらが提供している名刺管理ソフトです。
名刺データの取り込みを自社で行う必要はなく、もぐら社に送れば、名刺の両面スキャン、名刺のデータ入力を行ってもらえる、完全アウトソーシングサービスです。
名刺管理･整理機能・名刺情報リンク機能・メール送信･リスト作成機能など優秀な機能が盛りだくさんで、Salesforceと連携することもできます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：1,980円〜
※価格情報は2022年12月時点のもの
名刺ファイリングCLOUD
特徴
名刺ファイリングCLOUDは、高性能OCRによって名刺を瞬時にデータ化できるのが大きな特徴です。
データセキュリティの安全性も高く、クラウド上で名刺を管理し、専用アプリで閲覧することができます。
データ共有機能も優れており、名刺データの一元管理により、適切な権限設定の上で情報共有も簡単に行えます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：0円（100枚まで）
※価格情報は2022年12月時点のもの
アルテマブルー
特徴
アルテマブルーは、キヤノンエスキースシステムが開発している名刺管理システムです。
様々な業界で導入されている実績があり、ビジネスシーンで活用できる機能を優れた操作性で利用することができます。
コンサルティングサービスがあるため、導入に不安があるという方でも安心です。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：2,750円/ID
※価格情報は2023年7月時点のもの
Wantedly People
特徴
Wantedly Peopleは、ビジネスSNSで有名なWantedlyを運営している、Wantedly株式会社が提供している名刺管理ソフトです。
Wantedlyと連携することが可能で、個人用の名刺管理ソフトとして、高い知名度を誇っています。
iOSとAndroidに対応したスマートフォンアプリを提供しており、オフィス以外からでも手軽に名刺管理が可能となります。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：0円
※価格情報は2023年7月時点のもの
myBridge
特徴
myBridgeは、コミュニケーションツールとして幅広いシェアを誇る、「LINE」でお馴染みのLINE株式会社が運営している名刺管理ソフトです。
特徴として、名刺データから電話帳へデータが保存できる点が優れています。
特定のグループで名刺データを共有することができるため、営業部門で効率的に情報を共有してアプローチしていくなど、部署ごとに様々な活用が可能です。
また、名刺データにメモを残すこともできます。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：0円
※価格情報は2023年7月時点のもの
Knowledge Suite
特徴
Knowledge Suiteは、ナレッジスイート株式会社が運営している、ビジネスアプリケーションです。
名刺管理やSFAといった幅広いサービスが1つにまとまっており、組織内の連携をスムーズにすることができます。
名刺CRMを活用することで、名刺をデータとして管理することが可能で、データ化した名刺を活用したオンライン名刺交換にも対応しています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：10,000円〜
※価格情報は2023年7月時点のもの
PHONE APPLI PEOPLE
特徴
PHONE APPLI PEOPLEは、株式会社Phone Appliが提供している名刺管理ソフトです。
クラウドで名刺情報を一元管理することができ、コミュニケーションを簡素化することが可能となります。
Web電話帳やトーク機能、安否確認機能といった豊富な機能を搭載しています。
料金
- 初期費用：50,000円
- 月額料金：300円〜
※価格情報は2023年7月時点のもの
ネクスタ･メイシ
特徴
ネクスタ・メイシは、低コストで利用できる名刺管理ソフトです。
シンプルでわかりやすい画面で設計されており、名刺管理ソフトを初めて扱う方でもスムーズに利用できます。
AIによる機械学習で、名刺の登録内容に間違えがあった際にも、修正を行うことで入力補助機能が次回から働いてくれるため、精度の高い名刺管理を実現することが可能です。
セキュリティの高いクラウド上で管理することができるため、コンプライアンス強化にもつながります。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：660円〜
※価格情報は2023年7月時点のもの
SKYPCE
特徴
SKYPCEは、Sky株式会社が運営している名刺管理ソフトです。
名刺をスキャンすることで、顧客情報をデータベース化することができます。
また、オペレーターによる補正機能も搭載しており、スマートフォンから名刺を取り込んだり、名刺情報を確認したりと、利便性に優れています。
データ化した顧客情報を活用し、メールを配信するなど、営業に役立つ機能も搭載しています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年7月時点のもの
PRINT BAHN PLUS
特徴
PRINT BAHN PLUSは、東京オフィスサービス株式会社が運営している名刺管理システムです。
名刺関連の業務を一括化することができ、必要な機能だけを搭載したシンプルな設計となっています。
オンライン名刺交換機能も搭載しており、名刺データを効率的に活用することができます。
柔軟な権限指定が可能で、利用機能を部門単位やユーザー単位で指定することができるため、導入企業ごとに最適な運用を実現することが可能です。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：10,000円〜
※価格情報は2023年7月時点のもの
名刺管理システムの選び方
名刺の取り込み方法
これまで受け取ってきた名刺が大量にある場合、どれだけ楽に名刺を取り込むことができるかが重要となります。
セミナーや展示会などでは大量の名刺交換が行われる場合があるため、いかに素早いデータ化ができるかで他社との営業力に差が生じるでしょう。
スキャナーで取り込んだりスマートフォンで撮影したりといったスキャン方法、データ化にかかるスピードはどれくらいかがわかるシステムを選ぶと良いでしょう。
データ化の精度
取り込んだ名刺の情報がどれだけのスピードでデータ化されるかもポイントとなります。
AI-OCRを活用した名刺管理システムの場合、データ化までのスピードは早いですが精度が低い可能性があります。
一方で、オペレーターによる手入力でデータ化するサービスでは精度が高い反面データ化までのスピードが遅いことがあるため、自社でデータ化したい枚数を予め想定した上で比較検討すると良いでしょう。
コスト面
名刺管理システムは登録する名刺の数によって料金が決まるものや、利用人数によって料金が変動するものなどがあります。
そのため、今現在の状況はもちろん、将来的な状況も鑑みて比較検討するようにしましょう。
セキュリティ面
名刺は氏名や電話番号など個人情報が含まるため、慎重な管理が求められます。
名刺管理システムはクラウドで利用できるサービスが多いため、個人情報の漏洩などのセキュリティ対策がされているかが重要です。
プライバシーマークの取得など具体的にどんな対策がされているか、過去にセキュリティに関する事故は起きていないかを確認しておきましょう。
また、部署や部門、役職などに応じたアクセス制限ができるシステムであればより良いです。
名刺管理システムについて動画で紹介
まとめ
名刺管理システムについて概要や導入メリット、おすすめサービスなどを紹介しました。
受け取った名刺情報を有効に活用できず、ビジネスチャンスを見逃していたという場合でも、名刺管理システムを導入すればリードの創出や新しい人脈形成につなげることができます。
本記事を読まれた方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか?
