名刺管理ソフトの導入や運用に必要な費用 | 費用対効果を計るポイントも

「溜まった名刺の管理に困っている」
「手作業で名刺管理していて手間がかかってしまう」

このような悩みを持っている方で名刺管理ソフトの導入を検討している方も多いのではないでしょうか？

名刺管理ソフトを導入することで名刺の情報を自動でデータ化することができ、その情報を営業に活かすことができます。本記事では名刺管理ソフトの運用や必要な費用について紹介します。

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(4.5)

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名刺管理ソフトに必要な費用

名刺管理ソフトの導入を考えている方にとって気になることが費用についてではないでしょうか？ここでは名刺管理ソフトに必要な費用について紹介します。

初期費用

名刺管理ソフトを導入する際には初期費用がかからない場合が多く、無料のトライアル期間を設けている企業も多いです。そのため気軽に導入をすることができるでしょう。

しかし、月額費用やスキャナーなどの専用機器をレンタルする費用が別途かかるため、名刺管理ソフトを提供する会社にあらかじめ見積もりをもらうようにしましょう。

ソフトの利用料

名刺管理ソフトを利用する際は毎月月額料金を支払わなければなりません。そして、月額料金には2種類あり従量課金型と月額固定型に分けることができます。

従量課金型の費用相場は1アカウントあたり¥1,500〜¥3,000で、月額固定型は¥25,000〜¥50,000が相場となっています。

専用機器のレンタル・購入代

名刺管理ソフトを導入する際は名刺を読み取るためのスキャナーを用意する必要があります。すでに社内で所有しているスキャナーと連携することもできますが、月額¥10,000で専用の機器をレンタルすることも可能です。

新たにスキャナーを購入する場合の代金は¥10,000〜¥100,000と品質によって異なります。

名刺管理ソフトの費用を決める要素

名刺管理ソフトの基本的な費用については紹介しましたが、導入状況に応じて費用は変わります。ここからは費用を決める要素について紹介します。

ソフトの提供形態

名刺管理ソフトの費用を決める要素の1つとしてソフトの提供形態が挙げられます。名刺管理ソフトは1アカウントごとに追加で料金を支払う従量課金型と固定の費用を毎月支払う月額固定型に提供形態が分けられるため、契約するプランごとに見積もりをもらいましょう。

人力による入力サービスの有無

名刺管理ソフトには名刺の情報を自動で読み込む機能がついているものもあります。そのため人力で入力を行うかソフトで自動で行うかにより費用も異なります。

専用機器の有無

名刺の読み取りに専用の機器を要するかにより運用するための費用も異なります。名刺管理ソフトによってはスマートフォンのアプリで読み取りを行うこともできるため、専用機器が必ず必要か事前に確認しておきましょう。

データ化以外の機能の充実

名刺管理ソフトの機能には情報のデータ化以外の機能もあるため、どの程度の機能を使うかによって契約するプランは変わり、費用も変動するでしょう。

名刺管理の費用対効果を計るポイント

ここからは名刺管理の費用対効果を計るポイントについて紹介します。

管理する名刺の数とプランが合っているか

名刺管理ソフトの提供形態は2種類あると前述しましたが、従量課金型のソフトは管理する名刺の数や運用者のアカウント数に応じて費用が異なるため、プランの条件と利用数が合っているか確認しましょう。

目的に合った機能があるか

名刺管理ソフトには様々な機能がありますが、目的に合っていない機能を契約している場合は費用対効果が下がってしまうでしょう。契約プランの中に目的に合った機能があるか必ず確認してください。

SFAなどの他システムと連携できるか

名刺管理ソフトはその他のシステムと連携することができます。特にSFAシステムと連携することで、名刺管理ソフトでデータ化した情報を最大限活用することができるでしょう。

名刺管理ソフトの費用はサービスの提供形態によって異なる

本記事では名刺管理ソフトの運用や必要な費用について紹介しました。名刺管理ソフトの運用にかかる費用はサービスの提供形態によって異なるため、導入目的に合わせてソフトを利用しましょう。

また、名刺の読み取りに必要なスキャナーなどの専用機器を用意する費用もかかる場合があるため、名刺管理ソフト選びはとても重要になります。

今回紹介した費用対効果を高めるポイントを参考に各ソフトを比較してください。