営業担当者のみなさんは取引相手の数が増え、名刺の管理にお困りではないでしょうか？
そのような方におすすめなのが名刺管理サービスです。名刺管理サービスと聞くと名刺の情報を一元管理できるだけと思っているかもしれませんが、それ以外にも導入するメリットがあります。
今回は名刺管理サービスのメリットやデメリットについて解説していきます。
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LINE公式アカウント運用の自動化を実現： ネクスタ・メイシ
(4.5)
| 月額費用 | 660円(税込)〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
ネクスタ・メイシは、業界標準価格の1/3から1/5程度の1ユーザーあたり月額660円(税込)で利用が可能です。 シンプルでわかりやすい画面設計と複雑過ぎない機能が特長で、費用の面でも、操作性の面でもユーザーにやさしい法人企業向け名刺管理アプリケーションとして評価をされています。
名刺管理が効率化される
ネクスタ・メイシを利用することで、名刺管理が効率化します。 名刺をデータ化し、セキュリティの高いクラウド上で管理することで、名刺が資産として企業内に蓄積され、企業のコンプライアンス強化にも繋がります。
営業支援にも最適
ネクスタ・メイシは、営業支援ツールとしても強みを発揮します。 コンタクト管理・案件機能により、名刺情報に紐付けコンタクト（お客様との接触）履歴を残し、案件単位で管理することができます。
外出先で名刺情報の閲覧・登録が可能
専用のモバイルアプリもあるため、移動中や外出先からも名刺情報の閲覧や登録を簡単に行うことができます。 また、見込み客獲得のために行なった展示会・セミナー・イベント会場で、来場者からいただいた名刺をその場で登録してしまえば、終了後数分でお礼メールを一斉送信することも可能です。
名刺管理とは
名刺管理とは、取引先からもらった名刺を保存して営業活動に活かすことを指します。従来まではもらった名刺をファイリングして保管したり、手作業でデータ入力するなどして管理されてきました。
しかし、近年は名刺管理サービスの普及により、以下のようなことができるようになっています。
名刺情報のデータ化
名刺管理サービスを導入することで名刺情報のデータ化ができます。従来までも手作業でエクセルなどに入力するなどしてデータ化していましたが、名刺管理サービスはスキャナーなどの機器で名刺情報を読み込むため、データ化までの時間が大幅に短縮されました。
データ化された情報の検索・共有
名刺管理サービスは社内の人間もアクセスして情報を閲覧することができるため、共有が円滑になります。
また、企業名や担当者の名前で検索することで、すぐに必要な名刺の情報を抽出することができます。
おすすめの名刺管理アプリ
名刺管理を徹底するメリット
名刺管理サービスについて前述しましたが、名刺管理を行うべき理由を理解されていない方も多いのではないでしょうか？
ここでは名刺管理を徹底するメリットについて紹介します。
もらった名刺の紛失防止
管理しなければならない名刺の枚数が増えると紛失してしまう可能性が高まります。名刺を紛失したことが顧客に知られてしまうと、悪い印象を持たれてしまうため紛失を防止する対策を行うことはとても重要なことです。
名刺情報の有効活用ができる
名刺に書かれている情報を上手く活用できていない方も多いと思います。
名刺の情報からは連絡先を把握するためだけでなく、取引先内での組織体系をまとめたり、見込み客へのアプローチなど 有効に活用することができます。
名刺管理サービスを利用するメリット
近年、導入を進めている企業が増えている名刺管理サービスですが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか？
・ペーパーレス化ができる
・名刺データをすぐに検索できる
・データを営業やマーケティングに活用できる
・情報セキュリティ強化につながる
以上について詳しく解説していきます。
ペーパーレス化ができる
名刺の枚数が増えると管理するためのスペースが取られてしまいますが、名刺管理サービスを導入することでデータ化し、ペーパーレスを実現できます。
これによりファイリングなどのアナログな方法で保管する必要がなくなり、紛失のリスクも低くなります。
名刺データをすぐに検索できる
名刺管理サービスによりデータ化した名刺の情報は必要なときにすぐ検索して見つけ出すことができます。
膨大な枚数の名刺がある場合、手作業で確認するには時間がかかり非効率的です。このような状況を名刺管理サービスで改善することができるため導入が進められています。
データを営業やマーケティングに活用できる
名刺管理サービスで管理している名刺の情報を営業やマーケティングに活用することができます。
名刺管理サービスの中には、一定の条件に当てはまる顧客に対して、一斉にメール配信をすることができるため、営業活動も効率的になるでしょう。
情報セキュリティ強化につながる
名刺に書かれている情報には氏名などの個人情報が含まれています。営業担当個人が名刺管理をしている場合、情報の漏えいなど大きな問題に発展してしまう可能性が高まるでしょう。
名刺管理サービスを導入することで、管理方法を統一することができるだけでなく、閲覧できる人を制限できるため情報が漏れてしまうことを防げます。
名刺管理サービス導入によって発生するデメリット
名刺管理サービスを導入することで得られるメリットは大きいですが、デメリットも発生します。導入するにあたってメリットとデメリットを比較することはとても重要なため確認をしておきましょう。
コストが発生する
名刺管理サービスを導入した場合、サービスの提供会社に対して利用料を支払う必要があります。そのため、名刺を管理することで得られるメリットと支払うコストの費用対効果を必ず算出してから導入しましょう。
運用担当者やルールの設定が必要
名刺管理サービスを導入することで社内共有を円滑にすることができますが、運用担当者やルールを定めていない場合、情報漏えいなどの大きな問題に発展してしまうでしょう。
これまでは名刺管理をそれぞれの担当者が行っていましたが、名刺管理サービスを導入するにあたって運用の担当者を立てることをおすすめします。
名刺管理サービスの導入メリットは営業の効率化
今回は名刺管理サービスのメリットやデメリットについて紹介しました。
営業活動を効率化して成果を出すために導入が進められていますが、一方でデメリットもあります。
これから名刺管理サービスの導入を検討している方は、それぞれを比較した上で有効に活用してください。
