ホットプロファイルとは？
ホットプロファイルとは、株式会社ハンモックが提供している名刺管理ソフトです。
最大の特徴は、名刺データの管理だけでなく、様々なツールと連携して顧客管理データベースとして活用できることです。
顧客情報を一つのソフトに集約して管理したい企業にとって、注目のソフトです。
各機能の説明
機能①【顧客DBを自動作成】
ホットプロファイルに取り込んだ名刺データは、顧客データベースとして自動生成され、顧客名、企業名、地域名などでの絞り込み検索や、CSV形式でのデータの抽出ができます。
データ取り込み時には企業の属性情報（業種、上場区分、従業員数、資本金）が自動で付与されるので、見込み客を簡単にリストアップできます。
機能②【リード管理】
ホットプロファイルには名寄せ機能が搭載されています。名寄せ機能とは、データを取り込んだ際に名前（キー情報）が一致していれば情報が上書きされる機能です。多くの場合、キー情報は企業名になります。
この機能がないとデータを取り込むたびに複数のデータができてしまい、どれが最新の情報か見分けがつきにくくなります。名寄せ機能があることで情報が一元化され、見込み客情報（リード）を常に最新の状態に保つことができます。
機能③【One To One メール】
任意の条件で抽出した顧客に対して、一斉にメールを送信することができます。
ホットプロファイルのメール機能がすぐれている点は、既読が分かることです。メールを開封した顧客が分かれば、アプローチの優先的順位を決められます。
営業にどう活用できるか？
ホットプロファイルの顧客管理データベースは、営業活動の様々なフェーズで活用することができます。
集客
集客に繋がる活用としては、前章で紹介した顧客DB自動生成やリード管理、これらを活用して見込み客の素早い即座にリストアップ化繋げることができます。
電話、メールでのアプローチにかかる時間をリストアップ化により短縮することができれば、より実践的な営業活動に時間を使えるでしょう。
進捗管理
営業活動のアクションを一元管理することで、営業チームで進捗を共有することができます。
多くの企業では、進捗をエクセルでまとめて会議で共有しますが、ホットプロファイルを使えばデータが即時に更新されるので、資料作成にかかる時間を大幅に削減できます。
メンバーフォロー
ホットプロファイルで営業活動の進捗を管理することで、受注の見込みをチーム全体で共有することができます。
月末に予算が未達になりそうなメンバーが把握できれば、そのメンバーには受注見込みの高い顧客を回すなど、組織のフォロー体制の整備としても役立つでしょう。
連携できるツールや連携のメリットについて
ツール連携の最大のメリットは、重複データを無くせることです。
複数のツールに顧客データが存在すると、必ず情報の差異が生まれます。
どの情報が最新なのかを常に明確にし、情報を集約しておくことは営業活動において非常に大切です。
ツール連携を行うことで常に最新の顧客情報を維持できます。
例えば、ホットプロファイルとグループウェアを連携すると、ホットプロファイルの顧客データが更新された際に、自動的にグループウェアの顧客データが更新されます。
ホットプロファイルで連携できるツールは、グループウェア･シングルサインサインオン･CRM･BIツールなど、製品数は20を超えます。
注意点(弱み)
ホットプロファイルの名刺データの取り込みは、最終的にスタッフが目視確認を行っています。
登録データの精度を高めるためにOCR（自動認識）と人のダブルチェックを行っていますが、その分、取り込みに時間がかかります。
昨今はOCRの解析性能が向上していますので、人手を介さなくてもほとんど正確にデータ化されます。
導入後に後悔しないためにも、予め名刺データの取り込みにかかる時間を確認しておきましょう。
口コミ/利用企業の評判
ユーザックシステム株式会社様
ホットプロファイル導入前は、名刺のデータ化やメール配信業務をほとんど手作業で行ってました。導入後は、これらの月に約30時間かかっていた名刺データ化やメール配信の作業がなくなりました。より利益を生む業務に時間を割り当てられるようになったので、導入して正解でした。
株式会社エムエム総研様
新規顧客開拓を行うインサイドセールス組織の立ち上げに伴い、営業部門と情報連携ができるツールを探していました。ホットプロファイルは顧客データを一元管理できるので、当社の課題を解決するピッタリのツールでした。導入後は、昨年比で140%、粗利を伸ばすことができました。
料金プランについて
ホットプロファイルは初期費用がかかりません。
月額料金は「プラン料金」＋「オプション料金」になります。
プラン料金（1ユーザー）
【名刺管理】基本パック：3,000円/月
【名刺管理＋営業支援】SFAパック：5,000円/月
基本パックを10名のスタッフで使用する場合、月額費用は30,000円になります。
導入を検討する際は、顧客管理にかかっている時間コストと比較して判断することがおすすめです。
画像出典：ホットプロファイル公式サイト