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毎日繰り返す定型作業にうんざりしている、もっと業務効率化をしたいという方は多いのではないでしょうか。
少子高齢化や働き方の多様化によって、企業では限られた人材で生産性を上げていかなければいけなくなりました。
IT技術の発展、AI技術・ロボット技術の発展により業務を自動化できるシステムとしてRPAという言葉がビジネスシーンにおいて聞かれることが増えてきましたが、RPAがどんなことができるのか、導入することでどんなメリットがあるのかを把握している人は意外と少ないようです。
そこで本記事では、RPAの基本的な意味から無料で導入することができるフリーRPAツールまで紹介していきますのでサービス選定の参考にしてください。
RPAとは?どんなものでどんなことができるのか
RPAとはRobotic Process Automationの略です。ロボットを活用して定型業務を自動化することができます。
いわゆるホワイトカラーと呼ばれる事務職では、毎日のように繰り返し行われる定型作業がつきもので、これらの繰り返し業務は従業員のモチベーションを低下させるだけでなく、人的ミスが起きる原因にもつながります。
Excelへの入力作業や商品情報の転記などのやり方が決まっている簡単な作業をRPAによって自動化して効率化することで、ミスのない業務が実現できるだけでなく、空いた時間を別の業務に使って生産性を上げることも可能です。
日本では2017年頃から注目されるようになった技術で、現在では大手企業だけでなく、中小企業での導入実績も増えてきました。
RPAでできること
RPAを導入することで簡単な入力作業やマウス操作で行う作業を自動化することができます。
- キーボード入力業務
- マウス操作
- 文字や数値、図形などの判別
- アプリケーションの起動と終了
- ワークフローに沿った操作
- スケジュール設定
- リモート操作
- アプリケーション連携
RPAの精度によってできる範囲は異なりますが、一般的には上記のような作業を自動化することが可能です。
AI技術を搭載したRPAも登場しており、作業を繰り返すほどに精度が高くなるというRPAもあります。
RPAのメリットとデメリット
導入することで幅広い業務の自動化が可能になるRPAですが、メリットだけではなくデメリットも存在します。
メリット
生産性の向上
RPAを導入することによって、それまで人が手動で行っていた繰り返しの作業をロボットが代行してくれるようになります。
ロボットが作業を代行してくれることによって空いた時間を別の業務に注力することができるので、社員の生産性が向上するというメリットが生まれるのです。
また、同じ作業の繰り返しは集中力の低下やモチベーションの低下につながりやすく、入力ミスや見間違いなどのヒューマンエラーを引き起こす原因となります。
RPAを導入すれば、設定したシナリオにミスがあったり急なシステム障害などがない限り高い精度で業務を自動化してくれるので確実な業務が実現できます。
コストカットを実現
RPAのように業務を自動化するシステムを自社で開発しようとすると、莫大な開発コストと時間がかかってしまいます。
RPAであれば自社でシステムを開発するよりも比較的安価かつ機能的にも優秀なものを導入することができるのでコストや開発工数の削減ができるというメリットが生まれます。
また、定型業務を一人の従業員が行っている場合では、異動や退職のタイミングで引継ぎを行わなければならず、教育コストや新しい人材を雇うための費用がかかります。
ですがRPAを導入すれば24時間365日ロボットが作業を行ってくれるので、引継ぎが発生する手間もなく人件費もかかりません。
教育コストや人件費のカットができるというのは大きなメリットです。
デメリット
システム障害に弱い
RPAは一度シナリオを設定してしまえばロボットが24時間365日作業を代行してくれますが、ネットワークエラーやシステムトラブルが発生した際には作業がストップしてしまいます。
自社でエンジニアがいない場合は、サービス提供会社に連絡してメンテナンスを行ってもらう必要がありますが、復旧までは社員が人力で作業を代行しなければならず、状況の把握から始め、やり方を覚えるなど不慣れな作業を行うことになってしまいます。
情報漏洩の可能性がある
RPAは社内の幅広い業務を代行してくれますが、パスワードやIDが不正アクセスや内部からの情報漏洩で外部に知られてしまうと社外秘の情報を取得されてしまう危険性があります。
ですが、導入段階で社内での運用ルールをしっかりと決めて、セキュリティ対策が強固におこなわれているRPAを選ぶようにすればこの心配は大きなものとは言えません。
無料で使えるRPAのフリーソフト
UiPath
特徴
RPAツールとして世界中で導入実績があるUiPathにはUiPath Community Editionという無料版が提供されています。
無償版を利用するには売上が100万ドル未満かつ端末数が250台未満の小規模事業者か個人のRPA開発者、非営利団体、教育または研究機関であることが条件となっています。
料金や実績
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円〜 |
| 無料トライアル | あり |
| 導入実績 | 世界で1,000社以上 |
※2021年1月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:UiPath公式サイト
Automation Anywhere
特徴
世界中の企業から導入されているAutomation Anywhereは豊富なBotを搭載しているので幅広い業務の自動化が可能という特徴があります。
Automation Anywhere Community Editionという無償版も提供しており、端末台数250台未満でユーザー数が250人未満、年間収益が500万ドル未満という条件を満たしたスモールビジネス、開発者、学生が対象となっています。
料金や実績
| 月額料金 | 750ドル〜 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
※2021年1月現在/詳細は公式サイトを確認
Automation Anywhere(オートメーション·エニウェア)の料金·評判·機能について。無料トライアルもある？
画像·データ出典:Automation Anywhere公式サイト
Robotic Crowd
特徴
構築コストが不要で導入後すぐに稼働させることができるRPAツールのRobotic CrowdにはGoogle Chromeの拡張機能を利用した無料ブラウザRPAのRobotic Crowd Agentが提供されています。
製品版であるRobotic Crowdの補助として使うことはもちろん、ブラウザやCSVファイル、スプレッドシートを使用する程度の業務であればRPAを稼働させることができます。
料金や実績
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 2週間無料 |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
※2021年1月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Robotic Crowd公式サイト
RPAを導入する際に考えるべきポイントと注意点
自動化したい業務を明確にしておく
RPAには自動化できる業務とそうでない業務があるので、導入前に自動化したい業務を明確にしておくことが重要です。
特に、キーボード操作やマウス操作でできる単純作業はRPAの得意とする分野ですので、これらに当てはまる業務であれば、RPAに代行させることができる可能性は高いと言えます。
複雑なシナリオ設計が必要な業務でもRPAに代行させることができる場合もあるので、一度サービス側に問い合わせてみることをおすすめします。
管理体制の確認を行う
RPAはシステム障害に弱いので、運用する際は定期的なシステムチェックを行いましょう。
基幹システムに更新があると、RPA側もシナリオを変更しないと間違った動作を行う可能性があるので定期的なメンテナンスは必須でしょう。
また、担当者が1人だけでは属人化が発生してしまうので、シナリオ変更をした際など適宜情報の共有を行うことを徹底する必要もあります。
サポート体制の確認
RPAツールは海外製品のものが多く、日本語でのサポートにまだ対応していないというツールもあります。
また、無料にRPAツールはサポートが受けられない場合や、有償版が優先されてしまうこともあるので、いざトラブルが起きた際に迅速に解決することが難しい場合もあるので注意が必要です。
導入前に、日本語でのサポートに対応しているのか、電話やメール以外のサポート方法もあるのかなどをしっかりと確認しましょう。
RPAのフリーソフトと有料ソフトの違い
導入可能な台数の違い
無料で利用できるRPAツールの多くは、稼働させることができる台数が1台であることが多く、より多くのPCでロボットを稼働させたい場合は有料版のRPAツールを導入した方が良いでしょう。
対応可能な業務の数が違う
フリーソフトのRPAツールでは、有料版より対応できる業務の範囲が狭い場合が多いです。
機能に制限がかかっており、本当に単純な作業だけを自動化したいという場合はフリーソフトのRPAツールを利用すれば良いでしょう。
多くのフリーRPAツールでは学生や研究機関、開発者に向けて提供されていることが多いので、あくまでビジネスで利用する際はトライアルに近いものと認識した方が良いです。
サポート体制に違いがある
RPAツールは海外製のものが多く、日本語でのサポートを受ける場合は有償版を利用しなければいけないという場合もあります。
また、サポートを受けることはできても有償版に契約している方が優先されることもあるのでフリーソフトを利用する場合は自社でトラブルに対応できる開発環境があることが望まれます。
システム連携ができない場合がある
RPAツールはオフィス系アプリやグループウェア、CRMなどと連携させることで、より幅広い業務の自動化が可能になるというメリットがあります。
ですが、フリーソフトではこれらの連携ができないという場合もあり、あくまで少数の単純作業を自動化する目的でロボットを稼働させるという目的の範囲内での利用に制限されることが多いので注意しましょう。
RPAとエクセルマクロの違いは?
RPAを導入しなくても、場合によってはエクセルのマクロ機能で自動化を実現することもできます。
では、RPAツールとエクセルマクロにはどんな違いがあるのでしょうか。
簡単に業務を自動化できる
エクセルマクロは専門の知識が必要となり、全ての人が使いこなすには少々難易度が高いツールとなります。
一方で、RPAツールの多くはノンプラグラミングでシナリオの作成、業務の自動化を実現することができます。
管理者以外でも直感的に設定の変更がしやすいという点から、属人化も未然に防ぐことができ、急なトラブルに対してもサービス提供会社に対応してもらうことができる点もRPAツールの優れた部分になります。
幅広い業務を自動化できる
RPAツールはエクセル作業だけでなく、顧客からの問い合わせ対応やシステム監視、データの収集など幅広い業務を自動化できることにも違いがあります。
そのいずれも直感的操作でシナリオを設計するだけで自動化できるので、エクセルマクロと比較して導入しやすい点が魅力的です。
特徴を理解して自社にマッチしたRPAを導入しよう
導入することで様々な業務を自動化して、企業の生産性を向上させることができるRPA。
フリーソフトのRPAツールはコストをかけずに導入できることが魅力的ですが、その分デメリットもあり使い方を間違えると情報漏洩などのトラブルの原因となる可能性もあります。
フリーソフトのRPAツールは、あくまでもRPAがどういったものなのかを体験するためや、短期間のスポット的に利用するものであるという位置付けで利用することが重要です
本記事で紹介したメリット・デメリット、有償版とフリーソフトの違いや導入前の注意点などを参考にして自社にマッチしたRPAツールの導入を実現させてください。