法的有効性は?クラウドサインの料金・使い方・評判について

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クラウドサインとは?

クラウドサインとは、弁護士ドットコム株式会社が運営する電子契約サービスです。電子契約サービス主要12社において、利用登録者数がNo.1の実績がある有名サービスです。(矢野経済研究所調べ)

特徴

クラウドサインは、事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す「電子署名」が施される仕組みです。

契約書を紙から電子化することで、次のような効果があります。

スピーディーな契約手続き

全てがクラウド上で完結するため、今まで数日間かかっていた契約作業がわずか数分で終ります。また、電子データのため契約書を持ち運ぶ必要がなく、場所を選ばずに契約が行えます。

コスト削減

クラウドサインを導入することで、契約書の保管に使用していた場所代や、契約書作成の人的コストカット、郵送代・紙代・インク代、印紙代の削減にももちろん繋がります。

コンプライアンスの強化

コンプライアンスの強化という面では、クラウド上で契約書・発注書を一元管理できるので、契約書情報の漏洩、盗難、紛失、保管漏れなどを防ぐことができます。また、従来の紙の契約書とは違い、クラウドサインを使って締結した契約書は、複製したデータも写しではなく原本扱いになります。それにより、原本保全の安全性も高まることになります。

クラウドサインの機能紹介

ここではクラウドサインの代表的な機能をご紹介します。

  • 契約締結
    ソフト内で契約を締結することができます。
  • 本人確認
    メール認証に加えて、アクセスコード認証が利用できます。
  • 契約書検索
    契約書名や企業名、日付や金額等、様々な条件での検索が可能です。
  • 契約書保管
    セキュアな保管機能で、契約書をクラウドに保管できます。
  • テンプレート
    契約書はテンプレート(PDFファイル)として保存できます。
  • WebAPI
    他社サービスと連携することが可能です。
    ※Web API については公式サイトを参照ください。

クラウドサインNOW

従来の紙の方式からタブレット方式に来店カードや申込書を変更することで、ペーパーワークの業務から解放されます。ペーパーレス化を目指す店舗にとっては、業務の自動化とデータ分析により、店舗改革が実現できます。

対面申込みをかんたんにしたい企業におすすめです。

詳しくは公式サイトを参照ください。

クラウドサインSCAN

毎月発生する紙の契約書をスキャンでデータ化し、電子契約を行なった契約書との一元管理ができます。契約書の検索や日付管理をまとめて行えます。

紙の契約書もまとめて管理したい企業におすすめです。

詳しくは公式サイトを参照ください。

電子契約のメリット・デメリット

日本の法律では、電子契約は大丈夫なのか?

結論からお伝えすると、法律上は大丈夫です。契約書の電子保存には、「電子署名及び認証業務に関する法律」、「電子帳簿保存法」などの法律が関与しますが、契約書にタイムスタンプを付与することで、電子管理して良いと認められています。クラウドサインは、要件を満たしていることはもちろんのこと、弁護士ドットコムが運営していますので、最新の法律に準じた機能がリリースされています。

(参考)電子署名及び認証業務に関する法律

第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。(出典:e-gov)

(参考)電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

真実性の確保
要件① 訂正・削除履歴の確保(帳簿) 施行規則第3条第1項第1号
帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

・・以下、略

(出典:国税庁)

電子契約のメリット

では、電子契約が法律上問題ないことが分かった上で、メリットを考察します。

紙面での契約から電子契約に切り替えることで、契約業務に関わる様々な手間・コストを大幅にカットできます。下記に一例を挙げます。

  1. 紙代
    契約書のプリント代をカットできます。
  2. インク代
    契約書の印刷代をカットできます。
  3. 製本テープ代
    通常は原本、控えで2部製本します。電子化することで、契約書を綴じる必要がなくなりますので、製本テープ代をカットできます。
  4. 印紙代
    契約書の収入印紙代をカットできます。
  5. 人件費
    契約業務に関わる営業部メンバーやフロント業務メンバーの人件費をカットできます。
  6. 保管料
    キャビネットなどに契約書を物理的に保管する必要が無くなりますので、保管料がカットできます。
  7. 契約内容の確認時間
    Webでいつでも契約書を閲覧可能ですので、契約内容を確認したいときに、迅速に確認できます。
  8. 経営者・上長の承認時間の短縮
    経営者、上長による契約書の最終チェックは電子的に行えますので、承認時間の短縮に繋がります。
  9. 手直しコストがゼロ
    契約書を作成した後に、内容の誤りに気付くことも少なくありません。紙面の契約書の場合、万が一、契約書の内容に誤りがあったら、修正・印刷・製本の一連の作業を繰り返す必要があります。電子契約でしたら修正はクラウドで行いますので、全て不要です。

BtoBビジネスならまだしも、BtoCビジネスでは契約書の枚数が増えますので、トータルの費用対効果は大きいものになるでしょう。

電子契約のデメリット

電子契約にはメリットが豊富ですが、紙の契約書に比べた場合のデメリットもあります。

  1. 経営者・ユーザーの理解
    JIPDECの調査によれば、電子契約の普及率は43.1%(2018年)です。半数以上は、電子契約を利用したことがない経営者やユーザーであるため、電子契約の理解を得にくいケースがあるでしょう。
  2. セキュリティ上の懸念
    クラウドサービス全般に共通する懸念事項です。クラウドに契約データを保管しますので、データの盗聴・盗難のリスクはゼロではありません。企業のサーバーが不正アクセスされ、情報が流失する可能性も残ります。ですが、セキュリティ対策は、各社が最も重要視している点です。クラウドサインは、リリース以来、情報漏えいは報告されていませんので、高い安全性で利用できると言えるでしょう。

クラウドサインの使い方

クラウドサインの使い方はとてもカンタンです。

3ステップで契約手続きが完了します。

ステップ①:契約書の準備

あらかじめ当事者間にて契約条件について合意した上で、契約書(PDF形式)をクラウドサインへアップロードします。

ステップ②:クライアントへの確認依頼


クラウドサインからクライアントに確認依頼のメールが送付されます。実務であれば、メールを送付した後、担当者に電話の一本でも入れとけば抜けが出ることは無くなるでしょう。また、送信者側では契約書の閲覧、進捗状況の確認、確認依頼のリマインドができます。

ステップ③:クライアントによる押印


クライアントの担当者がクラウドサイン上で押印します。この際、取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、契約の締結が可能です。クラウドサインで使用するテンプレートはPDFファイルです。PDFファイルさえ閲覧できれば、端末を選ばずに契約手続きを遂行できます。

以上で契約作業は完了です。

料金プランについて

クラウドサインには3種類の契約プランが用意されています。

Standard
10,000円/月~

  • 月額固定費用:10,000円
  • 送信件数ごとの費用:200円
  • ユーザー数:無制限
  • 送信件数:無制限
  • サービス:書類作成、送信、電子署名・タイムスタンプ、テンプレート作成・管理、チーム管理、Web API

Standard plus
20,000円/月~

  • 月額固定費用:20,000円
  • 送信件数ごとの費用:200円
  • ユーザー数:無制限
  • 送信件数:無制限
  • サービス:書類作成、送信、電子署名・タイムスタンプ、テンプレート作成・管理、チーム管理、Web API、紙の書類インポート機能

Business
100,000円/月~

  • 月額固定費用:100,000円
  • 送信件数ごとの費用:200円
  • ユーザー数:無制限
  • 送信件数:無制限
  • サービス:書類作成、送信、電子署名・タイムスタンプ、テンプレート作成・管理、チーム管理、Web API、アカウント登録制限、IPアドレス制限、承認権限設定、電話サポート

口コミ・利用企業の評判

負担が減った

”紙の契約書を置いておくスペースはかなり小さくできましたね。あとは店長の負担が減りました。これまでは店長とアルバイトスタッフが雇用契約書をやりとりして本社に送る、という手順でしたが、その手間が一切なくなりました。”

(株式会社凪スピリッツ様)

時間を効率的に使えるように

“契約締結業務は通常シーズンオフに実施することが多いので、帰省や旅行等で全国各地に散らばる選手たちとのスケジュール調整や事務作業を1人で全選手対応しなければならず、大きな業務負荷となっていました。クラウドサインの導入により、チーム側の作業負荷が改善するのはもちろん、選手にとってもシーズンオフに余計な手間がなくなり、時間を効率的に使えるようになりました。”

(株式会社フットボールクラブ水戸ホーリーホック様)

類似サービスとの違いは?

電子契約ソフトの基本的な機能は下記の通り。

  1. 署名にタイムスタンプを付与
  2. 紙の契約書を電子化できる
  3. 外部サービスとの連携

「1」は基本機能として、どのソフトにも搭載されています。

「2」「3」の中で、特に違いが出るのは「2」です。

「紙の契約書をどのように電子化するか?」はメーカーごとに異なります。Word、ExcelなどのOffice製品を電子化できるソフト、Googleドキュメントを電子化できるソフトなど様々なタイプがあります。

クラウドサインは「PDFファイル」を使います。

PDFファイルは、クライアントの環境に依存しないメリットがある一方、Office製品やGoogleドキュメントに比べると、契約書フォーマットの細かな修正には向いていません。

その分、運用が分かりやすい上に「クライアントは、特別なソフトを使わなくても契約を行える」機能を実現しています。「PDFファイルのやり取りで問題ない」と考える企業であれば、実績も十分なので、導入を検討する際には候補に上げたいソフトです。

画像・データ出典:クラウドサイン公式サイト

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執筆者 hearthworld