名刺管理における課題と有効な解決方法

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「取引先からもらった名刺の枚数が増えてしまい管理ができない」
「名刺の効果的な活用方法がわからない」

このような悩みを持っている方も多いのではないでしょうか?

今回はそのような悩みを持っている方に向けて名刺管理における課題と有効な解決方法を解説します。名刺管理に困ってる方は本記事で紹介する内容を参考にしてみてください。

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名刺管理が効率化される

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営業支援にも最適

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外出先で名刺情報の閲覧・登録が可能

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名刺管理における課題

名刺の管理は営業の担当者を良く悩ませます。これから紹介する主な課題と同じ状況に直面していないかチェックしていきましょう。

大量の名刺の保管

取引機の数が増えると自然と管理しなければならない名刺の数も増えてしまいます。1枚1枚は小さな紙ですが、溜まっていくとデスクのスペースを圧迫してしまうでしょう。

必要な情報を取り出すのに時間がかかる

貰った名刺の情報をデータとして管理していれば、すぐに情報を取り出すことができますが、手間や負担がかかってしまいます。そのため、データ化を後回しにして、いざ情報が必要な時に取り出すのに時間がかかってしまってはいないでしょうか?

名刺情報が古い

名刺をデータとして管理していたとしても、年数が経つことで相手の役職などが変わり、情報が古いままとなってしまってはいないでしょうか?

昔の情報のまま対応をしてしまうと、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があるため注意しましょう。

名刺情報の漏えい

名刺には名前などの個人情報が含まれています。そのため、乱雑に管理をしていると重要な情報が漏れてしまう可能性があります。また、データで管理していたとしても、誰でも閲覧できる状況は情報の漏えいに繋がるリスクが高いです。

名刺管理の課題が発生する理由

名刺管理における主な課題について解説しましたが、それらの課題が発生してしまう理由についても確認しておきましょう。

管理方法が定まっていない

名刺管理の課題が発生してしまう理由の1つとして管理方法が定まっていないことが挙げられます。名刺をもらった営業担当者が個人で管理をしている場合は管理のルールが統一されていないため、情報の共有などがスムーズに行うことができないでしょう。

管理する担当者や部署が決まっていない

名刺管理はソフトなどを活用してデータ上で管理するのが好ましいですが、ソフトの運用をする担当者や部署が決まっていないことも課題が発生する理由の1つです。

アナログな管理方法を続けている

名刺管理にはソフトなどのツールを使用することがおすすめですが、もらった紙のままファイリングするなどアナログな方法で管理をしている企業も多いです。

アナログな方法を続けることで人的ミスが発生しやすいので、ツールなどの利用を検討しましょう。

名刺管理の課題を解決する方法

名刺管理をする際は様々な課題に直面しますが、これから紹介する方法を行うことで解説することができます。

・管理部署や担当者を決める
・OCRソフトを導入する
・名刺管理専用システムを導入する

それぞれの方法について詳しく解説していきます。

管理部署や担当者を決める

名刺管理の課題を解決するためには、管理専門の部署を立てるか担当者を決めるようにしましょう。営業担当者は取引先とのやりとりをすることが優先となってしまい、管理業務は後回しとなってしまう場合が多いです。

管理する人を明確にすることで適切に名刺を管理することができ、ルールを統一することができるでしょう。

OCRソフトを導入する

OCRソフトとは書類などのテキストデータを読み取り自動的にデータに起こしてくれるサービスです。名刺の情報を手作業で入力するよりも手間をかけずにデータ化することができ、人的なミスも防ぐことができます。

名刺管理専用システムを導入する

名刺管理に適した専用のシステムが数多く提供されています。これらのシステムを導入することで適切な名刺管理を実現できるだけでなく、名刺の情報を営業活動に活かすこともできるでしょう。

名刺管理の課題は専用のシステムを導入して解決しよう

今回は名刺管理のおける課題や解決方法について解説しました。

取引する相手が増えると名刺管理の負担が増えてしまいますが、名刺に記載されている情報は適切に管理することで、営業活動にも活かすことができます。

名刺管理専用のシステムも数多く提供されているため、本記事の内容を参考に目的に合わせて最適なシステムを導入しましょう。

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