新しい取引先と関係を持つときに名刺交換は行われますが、リモートワークの普及によりオンライン上で名刺を交換するシーンも増えています。そのため、実物の名刺とオンライン上に保存された名刺を整理できていない方も多いのではないでしょうか？
今回はそのような方に向けて、手間のかかる名刺管理を効率化できる名刺管理ソフトについてご紹介します。
管理した名刺の情報を営業の場面で活かすためにも、本記事を参考に名刺管理ソフトの導入を検討してみてください。
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LINE公式アカウント運用の自動化を実現： ネクスタ・メイシ
(4.5)
| 月額費用 | 660円(税込)〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
ネクスタ・メイシは、業界標準価格の1/3から1/5程度の1ユーザーあたり月額660円(税込)で利用が可能です。 シンプルでわかりやすい画面設計と複雑過ぎない機能が特長で、費用の面でも、操作性の面でもユーザーにやさしい法人企業向け名刺管理アプリケーションとして評価をされています。
名刺管理が効率化される
ネクスタ・メイシを利用することで、名刺管理が効率化します。 名刺をデータ化し、セキュリティの高いクラウド上で管理することで、名刺が資産として企業内に蓄積され、企業のコンプライアンス強化にも繋がります。
営業支援にも最適
ネクスタ・メイシは、営業支援ツールとしても強みを発揮します。 コンタクト管理・案件機能により、名刺情報に紐付けコンタクト（お客様との接触）履歴を残し、案件単位で管理することができます。
外出先で名刺情報の閲覧・登録が可能
専用のモバイルアプリもあるため、移動中や外出先からも名刺情報の閲覧や登録を簡単に行うことができます。 また、見込み客獲得のために行なった展示会・セミナー・イベント会場で、来場者からいただいた名刺をその場で登録してしまえば、終了後数分でお礼メールを一斉送信することも可能です。
名刺管理の必要性
「名刺に記載されている情報を営業活動に活かす」ことが名刺管理の最大の目的です。しかし、取引する会社の数が多い企業ではこの名刺管理に様々な問題を抱えています。
ここでは、名刺管理の必要性について解説していきます。
管理の手間やスペースの削減
取引先と商談を行う場合、同じ人の名刺を複数枚もらうこともあります。それを管理するとなると手間がかかり、社内のスペースも無駄にしてしまいます。クラウド上に名刺のデータをアップロードすることで、管理スペースを削減することができるだけでなく、検索なども簡単にできるため管理の手間が減るでしょう。
スムーズな情報共有
営業担当者が名刺を個人で管理している場合、会社全体の顧客管理が難しくなってしまいます。人脈を可視化することでスムーズに情報を共有できるようになり、営業効率も向上するでしょう。
情報漏洩などのセキュリティリスク回避
名刺には重要な個人情報が記載されているため、情報漏洩を起こさないためにも慎重に管理する必要があります。個々に名刺を管理している場合は、名刺を持ったまま退職してしまうなどの事態が発生するので、名刺管理ソフトなどを利用してデータベース上で管理しましょう。
おすすめの名刺管理アプリ
名刺管理に必要な運用ルール
名刺管理ソフトを導入する目的としては、営業担当者が持っている名刺を一括管理して、情報を共有しやすくするためです。そのため、それぞれのルールで運用してしまわないよう以下のような運用ルールを決めておくと良いでしょう。
名刺管理の方法を決める
名刺管理は取引先をグループごとに仕分けをしたり、名刺の情報をメモとして残し共有するなど管理の方法は様々です。しかし、この管理方法にルールを決めていないと統一性が無くなってしまい、適切な名刺管理ができなくなってしまうため注意が必要です。
導入ソフトを決める
名刺管理における基本的なルールが決まれば、次に導入する名刺管理ソフトを決めていきます。名刺管理ソフトの種類は近年増え続けているため、必要な機能が備わっているか、予算内で導入することができるのか複数のソフトを比較して検討しましょう。
管理する情報の種類や範囲を決める
名刺には、名前・役職・電話番号・会社の住所など様々な情報が記載されています。名刺管理をする際に、どの範囲までの情報をデータとして管理するのかルールとして決めておくと、必要な情報が漏れてしまう事態が発生しづらくなります。
セキュリティ対策
名刺には名前を含む個人情報が記載されています。名刺管理ソフトを使用することで誰でも閲覧でき、情報の共有がしやすくなるメリットがありますが、情報が外部へ漏れてしまわないようにセキュリティ対策が必要になります。情報を閲覧できる人に制限をかけたり、編集ができないように対策を立てましょう。
名刺管理の効果を高める運用のコツ
ここからは名刺管理の効果を高める運用のコツを紹介していきます。
いつでも情報を取り出せる仕組み作り
名刺管理ソフトで名刺の情報を管理する場合は、タグやカテゴリーに分けるなど情報を整理しましょう。情報を整理することで欲しい情報が簡単に見つかるようになり、いつでも情報を取り出せます。
取り込んだ情報の活用方法を決める
名刺管理ソフトでは名刺に記載されている情報を管理するだけではなく、相手担当者の情報をメモとして残すことが可能です。基本情報に加えて相手の趣味や好きなことなどを残すことで営業の成果が向上するでしょう。
目的に合ったソフトを活用する
「取引先の情報を電子で管理する」「複数人の営業担当者で名刺の情報を共有する」など名刺管理ソフトを活用する際は目的に合わせて選ぶことで効果を最大化することができます。
名刺管理ソフトを使用するときは運用ルールを明確にしよう
今回は名刺管理ソフトを導入するメリットや効果を高めるコツについて解説しました。
名刺の管理は営業担当者個人で行っていることが多く、部署内で情報を共有することはあまりないでしょう。しかし、名刺の情報を共有することで、営業の戦略を立てたり、担当者の引き継ぎはスムーズに行えます。
名刺管理ソフトをこれから導入する方は運用ルールを決めて適切に活用してください。
