新型コロナウイルス対策として、在宅勤務(テレワーク)という働き方が普及した昨今においては、以前と変わらないパフォーマンスを発揮するために様々なITツールを導入する企業が増えてきました。
その代表例としては、離れた場所でも従来と変わらない会議が開催できるビデオ会議ツールではないでしょうか。
ビデオ会議ツールは各社からリリースされていますが、自社に合うビデオ会議ツールの選び方がわからない、コストをかけずに導入したいという方も多いと思います。
そこで本記事では、ビデオ会議ツールを利用する際の注意点や、サービス選定のポイント、無料で使えるビデオ会議ツールなどを紹介しますので参考にしてください。
おすすめの類似Web会議システム
時間や場所を選ばずに高品質なWeb会議を： RemoteMeeting
(4.5)
| 定額制月額費用 | 990円~ | 従量制費用 | 29円/分 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 無料お試し | 要お問合せ |
プログラムをインストールすることなく、Webブラウザ環境だけで動作するWebRTCの技術をベースにした高品質なクラウド型Web会議サービス。インストール不要で、使い易い機能配置のため誰でも簡単に利用できます。
使いやすいインターフェースを採用
RemoteMeetingは、1つの画面でメンバーの招待や画面共有などの機能が選択できる使いやすいインターフェースで設計されています。 そのため、PC操作が苦手、初めてWeb会議システムを使うという方でも直感的に操作方法を理解することができるというメリットがあります。 Web会議への招待は、接続コードを発行して案内するか、招待メールを送るだけのため、ホストになる方でも操作方法に迷うことなく会議を始めることが可能です。
安定した会議を実現
RemoteMeetingには、Hybrid MCU AMS(Advanced Media Server)が搭載されており、効率的な映像音声処理が可能です。 メイン画面とサブ画面が2つの方式で処理されており、ネットワーク帯域を感知して最適な画質に自動で調整してくれるだけでなく、ネット環境が悪くなってもクリアな音声で会議を続けることができます。 画面共有やファイル共有、議事録作成機能が搭載されているため、会議をしながらの情報共有やプレゼンテーションが簡単に実現でき、画面録画機能でフィードバックを行うことも可能です。
利用しやすい料金体系
RemoteMeetingは、2つの料金プランを提供しており、導入企業の運用スタイルに合わせて選ぶことが可能です。 Web会議サービスの多くは、月額固定制の料金プランを採用しているものが多く、会議が少ない月でもコストが発生してしまうことがネックになってしまいます。 RemoteMeetingには、従量制プランがあるため、Web会議の利用が少ない場合でも、発生する費用は使用した時間分だけのため、予算を圧迫することなく導入企業にあった運用が実現できます。
高品質なテレビ会議を実現： LoopGate
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 2,500社以上 |
日本で開発されたWeb会議・テレビ会議システム。パソコンやタブレットだけでなく、据え置きの専用機もあり、それらを組み合わせて接続できる利用シーンの豊富さと安定した接続性に優れたオンラインコミュニケーションツールです。
接続や操作が簡単
LoopGateの特徴は、操作性が良いことです。 ボタンを押すだけで、簡単に接続できるため、機械が苦手な方でも問題なく扱うことができます。
きれいな画質
画質がきれいなことも、LoopGateの特徴です。 最大で1920×1080ピクセルのフルHDに対応しています。 細部まで鮮明な画質となっており、相手の表情、資料などを確認しながら、テレビ会議が行えます。
カスタマイズができる
人感センサーと組み合わせた無人対応窓口の設置など、自社の用途に合わせてカスタマイズも可能です。
ビデオ会議とは?2020年以降のビデオ会議の普及率
そもそもビデオ会議とは、離れた拠点にいる相手とPCやスマートフォンを使い音声通話やビデオ通信による会議を行うことを指します。
チャット機能や画面共有機能が使えるツールが多いため、テレワークやリモートワークでも対面の会議と変わらないパフォーマンスを発揮することができます。
ビデオ会議普及の背景として、元々は、海外の取引先や支社とのやりとりに活用されることが多かったのですが、昨今の新型コロナウイルス対策におけるテレワークなどの在宅勤務が多くの企業で導入されるようになったことで注目を集め、導入を進める企業が増えました。
クラウドサービスとして提供しているビデオ会議ツールが多いので、インターネットに接続できる環境さえあれば手軽に会議を始めることができます。会議に必要なものはPCやスマホ以外にはマイクやカメラなどがあればよく、PCにこれらが内臓されているものであれば特別用意するものはいらないという手軽さが特徴的です。
ビデオ会議の普及率
MM総研が行った「SaaS·コラボレーションツール利用動向調査」によると、2019年12月末時点でのビデオ会議の導入率は44%でした。ですが、2020年4月末の時点では63%まで上昇しています。
新型コロナウイルス対策としてテレワークを導入する企業が増え始めたのがこの頃で、リモート下でも変わらぬミーティングの開催と社内コミュニケーションの向上を目的にビデオ会議を導入した企業が多いことが普及率が伸びた主な要因です。
出典:MM総研(SaaS·コラボレーションツール利用動向調査)
無料で使えるビデオ会議ツール7選
Zoom(ズーム)
特徴
ビデオ会議のみならず、オンライン飲み会やウェビナーなど幅広く活用されているZoomは参加人数100人までであれば無料で利用することができます。
無料で利用できますが機能面も優れており、チャット機能や画面共有機能が搭載されています。
主な機能
- 画面共有機能
- チャット機能
- 録画機能
- カレンダー連携
| 月額料金 | 2,000円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最大参加人数 | 300名 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Zoom公式サイト
Google Meet(旧:Hangouts Meet)
特徴
Google MeetはGoogleが提供している無料のビデオ会議ツールです。
Googleの主要なサービスと同様のセキュリティで利用することが可能なので、無料でありながら安全性の高いサービスと言えます。
マルチデバイスに対応しているので、場所を選ばずに手軽にビデオ会議を行うことができます。
主な機能
- 画面共有機能
- スケジュール設定機能
- 録画機能
- 管理者権限機能
| 月額料金 | 8ドル〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | あり |
| 最大参加人数 | 250名 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Google Meet公式サイト
Skype
特徴
Skypeはサインアップ不要で手軽にビデオ会議を始めることができます。
無料で利用できるだけでなく、画面共有や通話記録などの便利な機能を標準搭載しているので初めてビデオ会議ツールを導入するという方でも効率的にビデオ会議を行うことができるという特徴があります。
主な機能
- 画面共有機能
- リアクション機能
- 通話記録
- リアルタイム字幕
- プライベート会話
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最大参加人数 | 50名 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Skype公式サイト
BIZMEE(ビズミー)
特徴
BIZMEEは完全無料で利用することができるビデオ会議ツールです。
会員登録も不要で、作成した会議用のURLを相手に伝えるだけで手軽にビデオ会議を始めることができます。また、画面共有機能やホワイトボード機能などが標準搭載されているので、無料でありながらスムーズなビデオ会議を行うことができるという特徴もあります。
主な機能
- 画面共有機能
- ホワイトボード機能
- ロック機能
- 議事録機能
| 月額料金 | 0円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最大参加人数 | 6名 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:BIZMEE公式サイト
whereby(ウェアバイ)
特徴
Wherebyはマルチデバイスに対応したビデオ会議ツールです。
無料で利用する場合は4人までの会議という制限はありますが、登録不要で手軽にビデオ会議を始めることができるというのは大きなメリットと言えます。
主な機能
- ロック機能
- 画面共有機能
- チャット機能
| 月額料金 | 9.99ドル〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最大参加人数 | 50名 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Whereby公式サイト
Cisco Webex Meetings
特徴
Cisco Webex Meetingsは最大100人まで参加することが可能な無料プランが提供されているビデオ会議ツールです。
無料版でも最大50分までのビデオ会議を行うことができるので、十分に活用することが可能で、セキュリティにも配慮されているので安心して利用することができます。
主な機能
- 使用状況のレポート
- チームコラボレーション機能
- モバイル機能
- セキュリティ機能
| 月額料金 | 1,490円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最大参加人数 | 200名 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Cisco Webex Meetings公式サイト
Logicool 会議室ソリューション
特徴
Logicool 会議室ソリューションは、株式会社ロジクールの提供するビデオ会議用のツールです。
規模を問わずビデオ会議が利用でき、タッチコントローラー・Webカメラなど高品質で使いやすいラインナップの製品が魅力的です。
主な機能
- 豊富な周辺機器
- 多くのプラットフォームと連携可能
| 月額料金 | 要お問合せ |
| 初期費用 | 要お問合せ |
| 無料トライアル | 要お問合せ |
| 最大参加人数 | 要お問合せ |
2023年2月現在/詳細は公式サイトを確認
無料ビデオ会議ツールを利用する際の注意点
接続状況を確認する
無料のビデオ会議ツールは有料版と比べて通信状況が安定せず、音声や動画が途切れてしまうことがあるので注意が必要です。
無料のビデオ会議ツールを利用する際は、予め接続状況の確認をメンバー間で行いましょう。
利用人数に制限がある
無料のビデオ会議ツールの多くは、一度に接続できる人数に制限があるものが多いので注意が必要です。
有料のツールでも利用可能な人数に制限がかかる場合はありますが、無料のツールと比べると数十人や100人単位であることが多いので、一般的な利用には問題ないと言えます。
自社でビデオ会議を利用する際の最大人数を予め想定した上で、無料のビデオ会議ツールでは対応できないようであれば有料のツールを導入しましょう。
音質・画質が悪いことも
無料のビデオ会議ツールは、有料ツールと比べて音声や画面の質が劣ることがほとんです。
これに関しても、事前にテストを行い、会議に参加するメンバー全員が問題なく聞き取れるか、画面を見ることができるかを確認しましょう。
セキュリティが脆弱なものもある
無料のビデオ会議ツールは、有料のものと比べてセキュリティが弱いものがあります。利用ユーザー数が多く知名度も高いツールであれば、セキュリティ面の心配も少ないですが、脆弱性を感じるツールが存在することも事実です。
利用する前に、通信情報の暗号化が行われているのか、専用サーバーを介しての通信が行われているのかなどを確認することをおすすめします。
サポートがない場合も
有料のビデオ会議ツールと比較して無料のツールはサポートを受けることができない場合があります。
そのため、トラブルが発生した際にも自分で解決方法を探さなければならず、かかる手間は多いと言えます。
有料版と無料版の違いについて
無料のビデオ会議ツールでも十分に活用ができるものも多いですが、やはり有料版と比べると見劣りする部分もあります。
では、有料版と無料版を比較した際に、一体どのような違いがあるのでしょうか。解説します。
セキュリティ体制
有料版と無料版ではセキュリティ体制に違いがあるケースが多く、例えば情報通信の暗号化が行われているかどうかの違いや専用サーバーの有無などが挙げられます。
また、管理者権限が有料版では設定可能で、ユーザーごとに利用できる機能を制限できたり、会議室にパスワードを設定することができるという違いがあります。
利用可能な人数
有料版は同時に接続できる人数が数十人から数百人と幅広く対応しているものが多く、大企業での利用にも適しています。
一方で、無料版は1:1の会話に限定されたり、数人程度の接続人数に制限されるものが多いので注意が必要です。
音質・画質
有料のビデオ会議ツールは高音質・高画質なものが多く、接続状態も安定しているものが多いです。
無料版はローコストで利用できる代わりに音質や画質が落ちるものが多く、場合によってはスムーズな会議を行うことが難しいという場合もあります。
機能面
無料のビデオ会議ツールでは、有料版と比較して利用できない機能が多く、中でもビデオ会議の録画・録音機能が使えないというケースが多いです。
自社で利用したい機能を予め決めておき、導入予定の無料ツールがその機能を有しているかを確認するようにしましょう。
サポート面
有料版と比較して無料のビデオ会議ツールは、カスタマーサクセスによるサポートを受けることができなかったり、受けられるサポートに制限がかかっているケースが多いです。
また、外国産のビデオ会議ツールを導入する場合、無料プランでは日本語によるサポートを受けることができないというサービスもあります。
導入予定のサービスが、導入前・導入後にどんなサポートを受けることができるのかをしっかりと確認しましょう。
コスト面
無料のビデオ会議ツールは専用の機材を必要とするサービス以外は、基本的には手持ちのスマートフォンやPCを利用して簡単にビデオ会議を始めることができます。
製品によってはソフトウェアをインストールする必要があるものもありますが、ブラウザベースで利用できる製品であればその手間もかかりません。
ブラウザベースのものではビデオ会議に参加するためにアカウントを作成する必要があるもの、主催者だけがアカウントを作成する必要があるものなど様々です。
アカウントなしに誰でも利用できる製品もありますがセキュリティに不安があるため事前に確認しておくと良いでしょう。
ビデオ会議ツールとテレビ会議システムの違い
テレビ会議ツールは、ビデオ会議ツールと違いコミュニケーションツールとしての側面が強く会議室に専用の機器を設置する必要があります。
大画面でテレビ会議を行うことができるため、大会議室で利用する場合でも参加者全員の様子を映し出すことができる点はビデオ会議とは異なる点です。
通信データはハードウェアを使って圧縮されるため、大規模な利用でも映像・音声は高品質で臨場感のある会議を行うことができます。
一方で、Web会議システムは映像や音声はデバイスのカメラやマイクを使用します。利用規模も1拠点１人〜数名を想定されて設計してあるため、大会議室からの中継には不向きです。
ただ、資料の共有やホワイトボード機能などWeb会議システムならではの機能が搭載されており、基本的に専用機器が不要なためテレビ会議システムと比較して安価に導入できる点にも違いがあります。
ビデオ会議ツールの選び方のポイント
自社の運用状況を整理する
ビデオ会議ツールは基本的に同時に利用できる人数に限りがあります。ですので、自社でビデオ会議を行う際の最大人数を想定しておきましょう。
また、社内だけでなく、業務委託や取引先との会議に使用する場合もあるので、想定人数より少し多めの人数まで利用できるツールを選ぶと良いでしょう。
オプションで利用可能な人数を追加できるものもあるので、そちらも選択肢にいれておくと尚良いです。
有料プランを確認
スタートは無料のビデオ会議ツールでも問題ありませんが、慣れてくると必要な機能が増えたり、利用人数をもっと増やしたいというニーズが発生することもあります。
その際に、無料プランしかないサービスでは新たにビデオ会議ツールを探さなければならず、操作など新しく覚え直す手間も発生します。
なので、手軽に有料プランへ移行できるサービスを選ぶことがポイントです。
音質と映像品質を確認
ビデオ会議において重要なのはクリアな音声と映像を届けられることです。
サービスと導入環境によっては有料ツールであってもうまく音声が届かない可能性があるので、無料トライアルや無料プランがある場合は、まずそちらから試してみることをおすすめします。
操作性を確認する
ビデオ会議ツールには便利な機能が多数搭載されていますが、多機能であるが故に使いこなせいというケースもあり、会議に参加するメンバーが無理なく使うことができるツールを選ぶことが重要です。
自社行うビデオ会議において、本当に必要な機能だけを搭載しているもの、機能を後から追加できるツールを選ぶようにしましょう。
セキュリティ面の確認
ビデオ会議は社外秘の情報を扱うことが多いので、外部からの不正なアクセスはもちろん、内部からの情報漏洩についても対策がとられているツールを選ぶようにしましょう。
管理者権限が柔軟に設定できるツールや、情報通信の暗号化が行われているツールを選ぶことがポイントです。
ビデオ会議ツールに必要なもの
利用するサービスによって必要な設備は異なりますが、多くのビデオ会議ツールで必要となってくるものとしては以下が挙げられます。
- PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイス
- インターネットが利用できる環境
- サービスによっては専用機材
多くのビデオ会議ツールではデバイスとインターネット回線があればビデオ会議を始めることができます。
操作も特別難しいものはなく、直感的に利用できるシステムが多いため、初めてビデオ会議システムを利用するという方でも安心です。
無料のビデオ会議ツールは自社にあったものを
テレワークの普及などによって、ビデオ会議ツールは各社からリリースされています。無料のビデオ会議ツールは導入するサービスによって利用可能な人数や機能に違いがあるので導入前にしっかりと比較検討することが重要です。
本記事で紹介した導入前の注意点やおすすめサービスを参考にして、自社にマッチしたビデオ会議ツールを導入してください。
