今必要なweb会議のやり方とビジネスマンが使うweb会議ツール7選

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新型コロナウイルスによる三密回避や働き方改革の導入によって、オフィス以外での勤務を取り入れる企業が増えてきました。

離れた拠点にいながら通常のオフィスと同様の会議を実現するシステムとして、ここ数年で大きく認知度を上げたのがWeb会議システムです。

今では数多くの企業からWeb会議用のビデオ通話ツールがリリースされていますが、どんなサービスを選べばいいのかわからない、そもそもWeb会議の始め方·やり方がわからないという方に向けて、本記事では基本的なWeb会議のやり方や必要なもの、マナー、おすすめシステムなどを紹介しますので参考にしてください。

Web会議のやり方と必要なもの·準備

いざWeb会議を始めようと思っても、まずはなにからしたら良いのかわからないという方も多いでしょう。Web会議を始めるにあたって必要なものや準備しておくべきものを紹介しながらやり方を解説します。

Web会議の基本的なやり方

Web会議システムを導入する

Web会議システムを導入することはスタート段階と言えるでしょう。

Web会議システムはPCやスマホ、タブレットにからWeb会議を行うためのツールで、各種提供会社と契約することで利用が可能です。

有料のものもありますが、Zoomをはじめとして無料で利用できるWeb会議システムも多いので手軽に始めることができます。

料金面や機能面、一度に利用可能な人数などを比較して自社にマッチしたWeb会議システムを選ぶようにしましょう。

スケジュールを決める

Web会議システムを導入したあとは、実際に会議を行う日程を決めましょう。

通常の会議と同じく参加メンバーの都合が良い時間を調整して選びます。ですが、オンラインで会議ができるので、場所を抑える必要がないというメリットがあります。

通常の会議であれば、他のチームが先に会議室を抑えていて、なかなか会議の都合がつかないという場合もありますが、Web会議システムであればこの心配はいりません。インターネットに接続できる環境であれば場所を選びません。

資料を共有しておく

通常の会議であれば、事前に印刷した資料やデータを共有しておくことが多いでしょう。

Web会議の場合は、システム上に資料をアップロードすることで、会議に参加しているメンバーが同じ資料の画面を共有できるようになるので、実際の会議と違いバラバラのページを読んでいるということがなくなります。

フィードバックを行う

Web会議システムを導入した当初は、会議が終わった後はWeb会議システムの使用感や音質、画質など問題がなかったか、改善点はあるかなどをフィードバックするようにしましょう。

機能を追加すれば解決する問題であれば良いですが、音質や画質など向上させることが難しい場合は別のシステムを検討してみるのも有効です。

Web会議に必要なもの

Web会議を始めるにあたっては以下のものを用意しておくとスムーズに会議を進めることができます。

  • PC、スマホ、タブレット
  • インターネット環境
  • Webカメラ
  • マイク、ヘッドセット、イヤホンなど
  • タッチペン

Web会議を行う上で、PCやスマホの用意は必須です。Webブラウザや専用のアプリを利用して会議を行うので、これらがない場合はまずは購入、または社用PCの貸し出しなどを申し込みましょう。

PCにカメラやマイクが内臓されているものもありますが、付属していない場合には用意する必要があります。また、マイクやヘッドセットの性能によって、音声が聞き取りにくい場合もあるので、快適にWeb会議を行うために適したものを選ぶようにしましょう。

一人暮らしなどであれば良いですが、家族やペットなどがいる場合、環境音は意外と会議に入り込んでしまうので、マイクが拾う音声の範囲を調整しておくことも重要です。

これらの設定はWeb会議に参加する前に確認しておきましょう。

また、ホワイトボード機能を活用する場合であれば、タブレット用のタッチペンなどがあるとより便利です。

Web会議をする上での最低限のマナー

事前に周辺機器の確認をしておく

Web会議が始まってからマイクの音量調整や、カメラ位置の確認などを行っていると相手を待たせてしまうことになり、マナー違反となります。

もちろん軽微な調整程度であれば問題ありませんがインターネットの接続状況やマイクのミュート設定など、画面のオン/オフなど事前に確認できるものについてはしっかりと準備しておくことが最低限のマナーです。

適切な服装に着替える

自宅から参加するとはいえ、勤務中なので寝巻きやだらしない格好で会議に参加するのは失礼です。

画面越しの相手にも自分の格好が見えているのを忘れずに、相手に不快感を与えない身形を意識しましょう。

服装だけでなく、男性であれば髭や髪型などを整えることも意識し、女性であればある程度の化粧などをすると良いでしょう。

また、服装は必ずしもスーツなどのフォーマルな格好をする必要はありませんが、ビジネスカジュアルな服装を意識することで、相手に不快感を与えないだけでなく、メンタル的にも仕事をするモードに切り替えることができるようになります。

周辺環境を確認する

家族やルームメイトが同じ空間にいる場合は、周囲に人やペットなどが映り込まないような場所に移動して会議に参加するようにしましょう。

頻繁に人が映り込むと気が散ってしまうという人もいます。また、雑音についても同様で、生活音などが入ることで集中力が散漫になってしまうことがあるので、マイクの音量を調整して自分の声だけを拾うようにしましょう。

一人暮らしの場合でも、周辺で工事などを行っている場合は騒音がマイクに入ってしまうことがあるので、こちらも調整が必要です。

カメラの映り方を確認しておく

カメラに映るのは自分の顔だけでなく、背景も映り込む可能性があります。身形が整っていても、背景に洗濯物が映っていたり、汚れたシンクなどが映っていては、相手に不快感を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。

周辺を事前に片付けたり、バーチャル背景を設定しておくことで背景を隠すことができます。バーチャル背景は全てのWeb会議システムで使えるというわけではないので、事前に確認しておきましょう。

自分以外が話しているときはミュート機能を使う

Web会議中で重要なことは、他人が話している時はマイクをミュートにすることです。

一見必要性がないように思われるかもしれませんが、話している最中に人の咳やくしゃみが聞こえたりタイピング音が聞こえたりすると集中できないものです。また、別の作業をしている音が聞こえてしまう可能性もあります。

多くのWeb会議システムにはミュート機能が備わっているので、自分の音声はもちろん、都合に合わせて全員の音声をミュートするようにしましょう。

話し方を意識する

この場合の話し方とは主に間をとって話すことを指します。

対面の会議と違い、オンラインで会話を行うWeb会議では僅かながらタイムラグが発生することがあります。

そのため、間をあけずに話してしまうと、質問したい人と会話がバッティングしてしまうことがあるので、話し終えたタイミングである程度間をあけるように意識しましょう。

Web会議をやる際の進め方について

事前準備も整い、いざWeb会議を始める段階まできたときにどのように進めればいいのかわからない、通常の会議と同じように始めたがうまくいかなったという方もいると思います。

Web会議をスムーズに進めるためには以下の点に注意すると良いでしょう。

進行役を決めておく

対面の会議と違い、タイムラグが発生しやすいWeb会議では発言のタイミングがとりづらいと感じてしまう方もいます。

そこで、予め進行役を決めておき、タイムキーパーとしての役割も担ってもらうことでスムーズな進行が実現できます。可能であれば、補佐役を決めておくと尚良いです。

主催者は開始時間より前にログインしておく

会議に参加するメンバーの中には早めにログインする人もいるでしょう。

初めてWeb会議に参加する場合には不安で早めにログインすることが多いので、参加者を不安にさせないためにも、主催者は早めにログインしておき、必要あれば開始前にログインしてきた人と軽く雑談してリラックスしてもらうのも効果的です。

チェックインタイムを設定する

チェックインタイムとは事前の確認時間のようなものです。

ログインしてすぐに会議を始めても緊張でうまく話せなかったり、マイクの音量が調整できていなかったりと何かトラブルが起きる可能性があるので、会議を始める前に軽く雑談を行い、音声チェックを行いましょう。

参加人数が多い場合はチェックインタイムを設けると会議全体の時間が長引いてしまうので、省略してもかまいません。

可能であればカメラ設定はONにしてもらう

Web会議システムはカメラをオフにして音声だけで参加することも可能ですが、やはり顔が見えた方が相手の反応を把握しやすくなるので特段の事情がない限りはカメラ設定をONにしてもらうようにしましょう。

画面共有機能を活用する

Web会議システムには、自分が見ている画面を参加者と共有できる「画面共有機能」が搭載されているので、参加者全員で資料を見ながら会議したり、制作物の作成などでは実際に意見を出し合いながら制作することが可能です。

また、システムによってはホワイトボード機能が搭載されているものもあるので、対面の会議と同様に参加者で書き込んでアイデアをまとめるのに活用すると、よりスムーズに会議を進めることができます。

ビジネスマンが使うおすすめweb会議ツール7選

RemoteMeeting(リモートミーティング)

 

特徴

RemoteMeetingは、OrangeOne株式会社が販売しているクラウド型のWeb会議サービスです。

クラウド型のため、時間や場所を選ばずに利用することができ、簡単な操作でWeb会議を始めることが可能な点が高評価されています。

マルチデバイスに対応しているため、外出先やテレワークでも活用することができます。

画面共有やファイル共有、議事録作成機能などWeb会議に必要な機能をオールインワンで搭載しています。

主な機能

  • 画面共有機能
  • ドキュメント共有機能
  • 議事録作成機能
  • 会議録画機能
月額料金990円〜/ID
初期費用0円〜
無料トライアル14日間無料
最大参加人数要問い合わせ

2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:RemoteMeeting公式サイト

どこでもSHOWBY(どこでもショーバイ)

特徴

どこでもSHOWBYは、株式会社かんざしが運営しているWeb会議/オンライン商談システムです。

営業や顧客対応への活用はもちろん、医療現場や不動産業など幅広い業界で利用することができます。

直感的に操作できるシステムと利便性の高い機能を搭載しており、無料から利用することができるためコストパフォーマンスにも優れたサービスと言えます。

主な機能

  • 画面共有機能
  • チャット機能
  • 名刺交換機能
  • カンペ機能
月額料金0円〜
初期費用0円
無料トライアル90日間無料
最大参加人数要問い合わせ

2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:どこでもSHOWBY公式サイト

 

Zoom(ズーム)

特徴

Web会議システムとしてだけではなく、オンライン飲み会など今では幅広く活用されているZoom。

参加人数100名までであれば無料で利用できるという特徴があり、チャット機能も搭載されているので、映像だけでなく文字も活用して、より効率的にWeb会議を行うことができます。

主な機能

  • 画面共有機能
  • チャット機能
  • 録画機能
  • カレンダー連携
月額料金2,000円〜
初期費用0円
無料トライアルなし
最大参加人数300名

2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Zoom公式サイト

bellFace(ベルフェイス)

特徴

bellFaceはオンライン商談ツールとして多くの企業で導入されています。

最短5秒で相手と繋がることができる手軽さと、営業を効率化させる機能が多数搭載されていることが特徴です。導入に関してのサポートも徹底しているので、導入に不安があるという方にも安心なサービスと言えます。

主な機能

  • 録画機能
  • プレゼンテーション機能
  • CRM連携
  • デジタル名刺機能
  • トークスクリプト機能
月額料金要問い合わせ
初期費用0円
無料トライアル要問い合わせ
最大参加人数要問い合わせ

2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:bellFace公式サイト

Calling(コーリング)

特徴

Callingはマルチデバイスに対応したWeb会議システムです。

専用のソフトをインストールする必要はなく、会議に参加する場合は招待URLをクリックするだけという手軽さから多くの企業で導入されている実績があります。

手軽ながらもオンライン会議に必要な機能をしっかりと搭載しているので、効果的なWeb会議を行うことができます。

主な機能

  • 画面共有機能
  • 録音、録画機能
  • ホワイトボード機能
  • アンケート機能
月額料金1,500円/ID
初期費用20万円
無料トライアル7日間無料
最大参加人数30名

2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Calling公式サイト

VCRM(ブイシーアールエム)

特徴

次世代オンライン商談ツールとしてCMでも注目されているVCRM。

オンライン会議はもちろんですが、注目すべきは営業に活用できる機能が多数搭載されている点です。プレゼン用の画面をリアルタイムで共有することやノート機能、非公開の商談用メモ機能などがあるのでオンラインでもスムーズな商談を行うことが可能となります。

主な機能

  • 画面共有機能
  • 資料の事前セットアップ機能
  • 録画機能
  • ノート機能
月額料金36,000円/4ルーム
初期費用98,000円
無料トライアル10日間無料
最大参加人数10名

2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:VCRM公式サイト

V-CUBEミーティング

特徴

V-CUBEミーティングはWeb会議システムとして高いシェア率を誇っており、企業だけでなく、大学や病院など幅広い場所で利用されています。

映像画質が綺麗で音声もクリアに聞こえることに定評があるので、Web会議システム導入で挙げられがちな回線の途切れやすさに悩まされることもありません。

リアルタイム翻訳機能が搭載されているので、海外とのWeb会議もスムーズに行うことができます。

主な機能

  • マルチデバイス対応
  • 画面共有機能
  • リアルタイム翻訳機能
  • カスタマイズ機能
月額料金要問い合わせ
初期費用要問い合わせ
無料トライアル15日間無料
最大参加人数50人

2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:V-CUBEミーティング公式サイト

Web会議導入のメリットと活用法

メリット

低コストで会議ができる

Web会議はインターネット環境とPCやマイクなどのデバイスがあればすぐに会議を始めることができます。

従来の会議であれば、オフィスに出勤しなくてはならず、交通費などが発生します。また、移動時間もかかります。

Web会議は自宅にいながらすぐに会議を始めることができるので、これらの費用や手間をカットすることができるというメリットがあります。また、Web会議システムは無料で利用できるものもあるので導入コストを抑えることができる点もメリットです。

場所を選ばずに会議ができる

Web会議システムはインターネット環境と特定のデバイスが揃っていれば時間や場所を問わずに会議を行うことができるので、国内に複数の拠点がある企業はもちろん、海外の取引先と会議を行いたい企業にもマッチしています。

テレワークなどのリモート下でも従来の会議と変わらぬクオリティで会議を行うことができるのは大きなメリットです。

緊急の会議もすぐに行える

従来の会議では、緊急の議題があっても全員が集まることができなかったり会議室が空いてないことなどから意思決定が遅れてしまうということもありました。

Web会議であれば場所を選ばずに会議を行うことができるので、お互いのスケジュールさえ合えば迅速な意思決定が実現できるようになります。

Web会議の活用法

社内研修に活用

Web会議システムにはグループを作成してビデオ通話を行う機能が搭載されているものもあるので、これを活用して、新入社員だけのグループを作り、画面を通して視覚的に研修を行うことができます。

事務連絡手段として活用

経理や労務などに提出しなければいけない書類の書き方を説明する際などにもWeb会議は活用することができます。

対象社員を招待して、画面を共有しながら書き方をレクチャーすれば、効率的に書類を作成してもらうことができるようになります。

Web会議のやり方をマスターして業務を効率化しよう

新型コロナウイルスの脅威はまだまだ収まらず、収束したあともテレワークという働き方は企業に根付いていくと予想されています。

社員が働きやすい環境で働けるように、Web会議の効果的な導入、スムーズな進行を実現して生産性の向上を目指しましょう。

効率的なWeb会議を行うには、自社にマッチしたWeb会議システムの導入が必須ですので、本記事を参考にして、サービスを比較検討してみてはいかがでしょうか。

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    執筆者  STRATE編集部

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