Collaboflow(コラボフロー)の料金・評判・機能・事例について

    紙の申請・承認業務は、書類の保管など、管理の手間がかかることや資源を無駄にしてしまうなどの問題があるため、近年では専用のシステムを導入して業務の効率化やペーパーレス化を目指す企業も増えてきています。

    コラボフローは、手軽に導入ができるだけでなく、運用も簡単なことから注目されているワークフローシステムです。

    本記事では、コラボフローの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますので、サービス選定の参考にしてください。

    コラボフローとは

    コラボフローは、株式会社コラボスタイルが開発、販売しているワークフローシステムです。

    専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

    シンプルでありながら様々なサービスと連携することが可能なので本格的なワークフローシステムを構築することができます。

    継続利用率は99.55%と非常に高く、使いやすいだけでなく確かな業務改善ができることがわかります。

    実際にコラボフローを導入した企業からは「1週間かかっていた決裁が半分の時間になった」、「業務効率化やペーパーレス化が実現できた」、「決裁スピードが飛躍的に向上した」といった声があり、確かな導入効果が期待できるサービスとなっています。

    コラボフローのおすすめポイント

    簡単操作でワークフローを作成

    コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。

    普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

    Excelで設定されているセル区切りや罫線、テキスト色などが反映されたフォームを作成することができるため、イメージ通りのフォーム作成が誰でも簡単に実現できるようになります。

    承認経路の設定は「人」と「連携パーツ」を配置するだけなので、ITツールの扱いに自信がないという方でも安心です。

    Webからも申請フォームが作成できる

    Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。

    直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。

    フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

    運用をしながら改善が可能

    更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。

    更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

    70点の状態から素早く運用を開始することで、修正点を見つけながら改善していくことができ、運用をしていく中で起こるニーズに柔軟に対応することが可能となります。

    シンプルな画面・直感的な操作で利用できる

    コラボフローはシンプルかつ直感的な操作ができるメイン画面で、全ての申請を一元管理することができます。

    申請画面では代理での申請も可能で、申請書類のカテゴリも柔軟に設定できるため、幅広い企業での導入を実現します。

    承認画面も見たままで操作ができるわかりやすいものとなっているため、ITツールの扱いに不慣れという方でも安心です。

    コラボフローの主要な機能

    コラボフローには、ワークフロー専門システムならではの充実した機能が搭載されています。

    申請・承認

    • 自動分岐:申請された金額や任意の条件で経路を自動分岐
    • 段階別の入力制御:複数人でデータを入力する際に、誰がどこを入力できるか制限
    • 代理申請/代行判定:他ユーザーの代理人として申請、自分の代理となる承認者を指定
    • 一括承認:複数の申請を一括で承認

    運用

    • リマインドメール:設定した期間が過ぎても処理されない場合に自動でリマインド
    • 停滞書類検索:処理が停滞している書類を検索
    • リストビュー機能:任意の条件で申請書を絞り込んで一覧表示

    設計

    • イメージ通りにWebフォーム化:Excelファイルの既存フォームを見た目はそのままにWebフォーム化
    • 帳票出力※:決裁された申請データをPDF形式、Excel形式で出力(※帳票出力オプションが必要となります。)
    • シンプル経路設定:1つの申請経路で全部署をカバー
    • タスク依頼:次に処理すべきタスクを自動で通知

    データ連携

    • データ転記:他の申請書からデータを自動で転記
    • マスター設計:顧客マスターや商品マスターなどを自由に設計
    • マスターデータ参照:外部のDBからマスターを参照、申請時にデータを自動転記

    コラボフローの導入メリット

    ストレスを減らして働きやすい環境を整備

    従来の紙のワークフローでは、申請書によって誰に承認をもらえばよいかわからなかったり、記入漏れによる差し戻し、何度も上長に承認をお願いしなければいけないなど、多くの場面でストレスがかかっていました。

    コラボフローを導入すれば、申請内容の自動判別から経路判断、記入必須項目のチェック、承認者へのリマインドメールなどによって、申請者・承認者それぞれのストレスを減らして、働きやすい環境を構築することができます。

    業務効率化を実現

    コラボフローは、モバイル対応しているため、外出先や移動中、テレワークでもスムーズに申請から承認までを実現することができます。

    上長が忙しく、なかなかつかまらないことから承認が滞っていたというケースも、どこからでも承認ができるため解消されます。

    紙のワークフローでは、進捗状況が把握しにくかったという問題も、コラボフローであれば申請がどこまで進んでいるのか、どこで止まっているのかを可視化することが可能です。

    コストカットにつながる

    申請書に使っていた紙の代金や印刷費、拠点間での輸送費などがコストカットされます。

    また、ファイリングして保管しておくためのスペースも不要となるため、オフィスの有効活用も実現できます。

    必要な書類もすぐに検索できるため、書類探しにかけていた手間も効率化されます。

    コラボフローの料金·価格

    コラボフローは、クラウド版、パッケージ版のどちらのプランを利用するのかによって価格が異なります。
    クラウド版の利用料金は、1名あたり月額500円、年間契約の場合、5,880円です。(全て税別で最低利用ユーザー数は5ユーザー、最低2ヶ月から利用することが可能です。)
    パッケージ版については見積もりが必要なので、お問い合わせをしてください。
    30日間の無料トライアル版もあるため、興味を持った方は試してみると良いでしょう。

    ※価格情報は2022年5月時点のもの

    コラボフローの連携サービス

    コラボフローは、サイボウズ株式会社のオフィシャルパートナーであり、サイボウズ製品との連携によって、利便性を高めて幅広い活用ができます。

    • コラボフロー for kintone
    • コラボフロー for ガルーン
    • コラボフロー for サイボウズ Office
    • サイボウズリモートサービス

    また、コラボフローのクラウド版は、SAML認証によるシングルサインオンに対応しており、企業内の業務システムにおけるユーザーIDとパスワードを統一して管理を効率化することが可能です。

    その他、ビジネス版LINEの「LINE WORKS」や電子契約サービスの「クラウドサイン」「電子印鑑GMOサイン」など、様々なサービスと連携できます。

    コラボフローのサポート体制

    コラボフローは、ヘルプデスクサービスの他、導入サポートサービスを提供しています。

    また、ユーザー自身で不明点を解消できるように、製品サポートサイトも公開されており、操作方法に関するマニュアルや動画、メンテナンス・アップデート情報などを掲載しています。

    さらに、有償の管理者向けのトレーニングも提供しており、使い方や設定方法を説明しています。導入前に不安があるという場合は、こちらのサポートを利用してみるのも良いでしょう。

    類似サービスとの比較

    サービス名マルチデバイス対応提供形態参考価格
    コラボフロークラウド/パッケージ500円/ユーザー
    A社✖️クラウド300円〜/ユーザー
    B社クラウド500円〜/ユーザー

    ワークフローシステムの主要2社と比較しても、コラボフローはマルチデバイスに対応しており、クラウド・パッケージと導入形態が選べる点が優れていると言えるでしょう。

    また、専門的な知識やソフトがいらず、導入からスムーズに浸透させることができる点も優れています。

    コラボフローの詳細について

    コラボフローについて、おすすめのポイントや導入メリットなどを紹介させていただきました。

    紙のワークフローでは管理が煩雑になったり、進捗状況が把握できないことがストレスとなるなど課題は山積みです。

    コラボフローであれば、直感的に操作ができるため、導入部門のメンバーが無理なく利用することができ、場所を選ばない申請・承認でワークフローを滞らせることがありません。

    コラボフローのサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。

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