今回は、ワークフローシステム導入で失敗する理由について解説いたします。
ワークフローを上手に活用するために、ぜひこの記事を参考になさってください。
高機能で使いこなせない
多機能のワークフローシステムを導入しても、さまざまな設定に時間を費やしてしまい、運用までに時間がかかってしまう場合があります。
全部の機能を活用しきれず、組織改編や承認ルートの変更などの際に、専門知識を持つ社員に頼らざるを得ない状況に陥ってしまっては、期待したほどの業務改善が図れません。
費用対効果が自社に見合わない
それまで複雑なワークフローではなかったのにも関わらず、多機能のワークフローシステムを導入した割には導入の効果を感じられないというケースも少なくありません。
自社のワークフローに合わせたカスタマイズ性と、規模に見合うワークフローシステムを選ぶことを重視し、社員一人あたりのランニングコストに対して、導入効果が見込めないことがないよう、慎重に導入するべきです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ほかのシステムと連携できない
給与計算ソフトや会計ソフト、販売管理システムなどを利用している企業では、それらのデータをワークフローシステムを導入したうえでも効率的に活用したいものです。
導入したワークフローシステムと既存のシステムの連携が不可能な場合、さらに業務の負担が増えてしまう可能性も否めません。
ワークフローシステム導入を成功させるポイント
ワークフローシステムを導入する際には、申請者や承認者から十分に聞き取り調査を行うことが重要です。
何に困っているか、どう改善してほしいのかの課題点をまず浮き彫りにして、ワークフローのルールをしっかりと整理し、申請者と承認者双方が効率的に運用できるように検討しましょう。
また、業務の改善に効果があることでも、従来の業務内容から大幅な変更がある場合、社員の負担になってしまいかねません。
まずは、社員全員に対して導入の経緯をきちんと説明し、導入後のメリットを伝え、導入後は、機能や操作の説明会、個別の質問を受け付けなど、社内のアフターフォロー体制も整えておくと良いでしょう。