今回は、ワークフローシステム導入で失敗する理由について解説いたします。
ワークフローを上手に活用するために、ぜひこの記事を参考になさってください。
高機能で使いこなせない
多機能のワークフローシステムを導入しても、さまざまな設定に時間を費やしてしまい、運用までに時間がかかってしまう場合があります。
全部の機能を活用しきれず、組織改編や承認ルートの変更などの際に、専門知識を持つ社員に頼らざるを得ない状況に陥ってしまっては、期待したほどの業務改善が図れません。
費用対効果が自社に見合わない
それまで複雑なワークフローではなかったのにも関わらず、多機能のワークフローシステムを導入した割には導入の効果を感じられないというケースも少なくありません。
自社のワークフローに合わせたカスタマイズ性と、規模に見合うワークフローシステムを選ぶことを重視し、社員一人あたりのランニングコストに対して、導入効果が見込めないことがないよう、慎重に導入するべきです。
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ほかのシステムと連携できない
給与計算ソフトや会計ソフト、販売管理システムなどを利用している企業では、それらのデータをワークフローシステムを導入したうえでも効率的に活用したいものです。
導入したワークフローシステムと既存のシステムの連携が不可能な場合、さらに業務の負担が増えてしまう可能性も否めません。
ワークフローシステム導入を成功させるポイント
ワークフローシステムを導入する際には、申請者や承認者から十分に聞き取り調査を行うことが重要です。
何に困っているか、どう改善してほしいのかの課題点をまず浮き彫りにして、ワークフローのルールをしっかりと整理し、申請者と承認者双方が効率的に運用できるように検討しましょう。
また、業務の改善に効果があることでも、従来の業務内容から大幅な変更がある場合、社員の負担になってしまいかねません。
まずは、社員全員に対して導入の経緯をきちんと説明し、導入後のメリットを伝え、導入後は、機能や操作の説明会、個別の質問を受け付けなど、社内のアフターフォロー体制も整えておくと良いでしょう。
