- 月額費用
- 275,000円~
- 初期費用
- 要お問合せ
- 無料お試し
- 要お問合せ
- 導入社数
- 1,700社以上
稟議書などワークフローの効率化、業務の可視化、ペーパーレス化など実現するために、専用のワークフローシステムを取り入れる企業が増えてきました。
本記事では、国内でトップクラスのシェア率となっているExchangeUSE(エクスチェンジユース)について取り上げて、特徴、強み、料金プランなどについてもご紹介いたします。
ExchangeUSEとは
ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。
申請から決裁までを効率化するための機能が搭載されていることから、これまでに1,700社以上の企業が導入しています。
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類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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ExchangeUSEの特徴·機能
では、ここからExchangeUSEの特徴や機能を見ていきましょう。
使いやすいシステム
ExchangeUSEの特徴は、使いやすさを追及したシステムとなっていることです。
プログラミングなど専門知識なしで、マウス操作のみで、申請書フォームを作成することや経路設定などが設定できます。
期日アラート管理機能を搭載
期日アラート管理機能が搭載されていることも、ExchangeUSEの特徴です。
承認期日を設定しておくことで、納期アラーム情報を一目でチェックしやすくなり、承認漏れなどが防ぎやすくなります。
部門宛先指定が可能
ExchangeUSEは、部門宛先指定が可能です。
総務部や人事部など担当部署を宛先に指定することで、その部署のメンバーも申請書を確認できるようになります。
クラウド版もある
オンプレミス版のExchangeUSEのほかに、クラウド版のExchangeUSE XG(クロスジー)もあります。
クラウド版も、オンプレミス版と同等の機能が搭載されているので、自社に合わせて使いやすい方を選ぶことができます。
おすすめのワークフローシステム
ExchangeUSE導入のメリット
ExchangeUSEの強みは、導入後も手厚いサポートが受けられることです。
導入後も年間保守契約者を対象に無料の講習会を実施しており、トラブルの発生を未然に防ぐためのアドバイスを受けることができます。
また、スマートフォンに対応していることも、ExchangeUSEの強みです。
スマートフォンオプションを利用すれば、スマートフォンやタブレット端末などからも、申請書の起票、リアルタイム承認が可能となります。
そのほかにも、部門決裁オプション、キャビネットオプション、シングルサインオンオプション、有償テンプレートなどいろいろなオプションが用意されています。
ExchangeUSEの価格·料金プラン
ExchangeUSEの価格は、ご利用人数、CPU数などによって異なります。
WORKFLOW PACKAGEの100名までの料金は、「フリースタイル ワークフロー」が70万円、「旅費·経費精算 ワークフロー」と「勤怠管理 ワークフロー」が100万円です。
そのほかに、1CPUあたり400万円~500万円あたりの料金がかかります。
クラウド版のExchangeUSE XG Standardは500ライセンスから利用可能で、月額275,000円からとなります。
詳細な料金については、要問い合わせです。
2021年2月現在/詳細は公式サイトを確認
ExchangeUSEの注意点
ExchangeUSEを導入する際には、100万円近くの予算が必要となってしまいます。
高額な導入費用がかかりますが、標準機能やオプションの内容が充実しており、基本的に注意すべき点はありません。
そのためおすすめのワークフローシステムです。
ExchangeUSEの導入事例·評判
イメージ通りに稟議書フォームの作成が可能
“1万件以上の紙の稟議書をどうにかしたいと考えExchangeUSEを導入しました。画面設計ツールのフリースタイルデザイナーは、今までの書式イメージ通りに稟議書フォームを作成できます。意思決定のスピードも早くなりました。”(アストモスリテイリング株式会社様)
類似サービスとの比較
ExchangeUSEと類似したサービスとしては、サイオステクノロジー株式会社のGluegent Flowがあります。
Gluegent Flowの月額料金は、1ユーザーあたり300円です。
機能としては、帳票作成機能、テンプレート、ブラウザやメール通知、経路設定などを搭載しています。
プラットフォームとして、 Microsoft 365、もしくは、G Suiteのどちらかを選ぶことができるのが、Gluegent Flowの特徴です。
この製品に関連する動画を紹介
ExchangeUSEでワークフローの効率化を
ExchangeUSEを導入すれば、稟議書の申請や承認作業が効率的に行えるようになります。
便利なオプション、有償テンプレートなども揃っているExchangeUSEを活用すれば、社員の負担軽減、ペーパーレス化も可能です。
画像·データ出典:ExchangeUSE公式サイト