この記事では、ワークフローシステムが持つ、主な機能及びをご紹介したいと思います。
入力フォームの作成
企業内における既存の申請書に基づき、入力フォームを作成できる機能です。
紙の申請書をスキャンしたり、ExcelやWordで作成されているものをそのまま取り込むことができるシステムもあり、既存のフローを踏襲できるので、重宝されることでしょう。
ペーパーレス化の推進を図りたい場合、申請フォーム上に印影の表示ができるものを利用すればスムーズに実行できます。
ワークフローの設計
申請から承認を得るまでのフローを適切に設計してくれる機能です。
申請作業に迷いが生じなくなり、申請から承認の効率化を目指す上では欠かせない機能です。
最適な申請作業フローが確立できていない場合におすすめです。
「申請・承認業務のデジタル化」なら”Collaboflow”
| 月額費用 | 500円~/月(1ユーザー) | 初期費用 | 無料 |
|---|
専門の知識がなくてもExcelなどでフォームが作れるため、今の運用を変えずにワークフローシステムが作れます。かんたんなので属人化せずに、誰でも修正や変更が可能。引き継ぎもラクラク。データ共有で管理も安心。
申請・承認
申請の承認・却下・差し戻しなどを行う機能です。
却下や差し戻し理由のコメントやディスカッションができるサービスもあるため、それらを利用すれば、わからないことはその場ですぐ確認することが可能です。
承認業務のスピード化を図りたい場合におすすめです。
検索・集計
申請内容・日時・金額・申請者・承認者など、申請書の検索を簡単に行える機能です。
紙での申請書に比べて簡単に探すことができるようになるため、部署・チーム別の経費件数・プロジェクトごと・月・年別の経費金額などをスムーズに集計、分析できるようになります。
経費が適切に使われているかを可視化したい際は特に役立つことでしょう。
管理機能
申請書にアクセスできる社員の権限設定・申請・承認を追跡できる監査ログなど、ワークフローの管理を適切に行う機能です。
社内コンプライアンス・内部統制や、IPアドレス制御やシングルサインオン対応などセキュリティ対策としての効果が発揮される機能はワークフローを利用する上では欠かせません。
システム連携
グループウェア・会計・営業・勤怠管理・基幹システムなど、各種システムと連携できるワークフローシステムも多く存在します。
簡単にデータを取り込んだり、共有したりすることができ、ワークフローシステム以外のデータ入力や加工を行わなくて済むため、大幅な業務効率化を実現したい方におすすめです。
まとめ
以上、ワークフローの主な機能やできることについて解説いたしました。
昨今では、あらゆる種類のワークフローが数多くリリースされています。
ぜひ、自社のサービスに最適なワークフローを選び、業務の効率化を実現してください。
