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紙のワークフローは、書類の保管など、管理の手間がかかることや資源を無駄にしてしまうなどの問題があるため、近年では専用のシステムを導入して業務の効率化やペーパーレス化を目指す企業も増えてきています。
Collaboflow(コラボフロー)は、手軽に導入ができるだけでなく、運用も簡単なことから注目されているワークフローシステムです。
本記事では、コラボフローの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますので、サービス選定の参考にしてください。
Collaboflow(コラボフロー)とは？
コラボフローは、株式会社コラボスタイルが開発、販売しているWebコラボレーションワークフローシステムです。
専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
シンプルでありながら様々なサービスと連携することが可能なので本格的なワークフローシステムを構築することができます。
実際にコラボフローを導入した企業からは「1週間かかっていた決裁が半分の時間になった」、「業務効率化やペーパーレス化が実現できた」、「決裁スピードが飛躍的に向上した」といった声が挙げられており、確かな導入効果が期待できるサービスとなっています。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 200円~/1ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
Collaboflow(コラボフロー)の特徴
コラボフローには、本格的なワークフローシステムを構築するための機能がたくさん搭載されています。
主な機能や特徴については、以下の通りです。
稟議の承認や見積もり発行などが簡単に行える
コラボフローの特徴は、稟議書の承認、見積書の発行などの作業が簡単に行える点です。
シンプルかつ直感的な操作ができるメイン画面で、全ての申請を一元管理することができます。
申請画面では代理での申請も可能で、申請書類のカテゴリも柔軟に設定できるため、幅広い企業での導入を実現します。
承認画面も見たままで操作ができるわかりやすいものとなっているため、ITツールの扱いに不慣れという方でも安心です。
書類の内容を判別したうえで、次の承認者へ自動選択して届けてくれる機能が搭載されているため、わざわざ承認者のところまで足を運ぶことや回覧をまわす手間を省くことができます。
ペーパーレス化できる
コラボフローを導入することで、ペーパーレス化が可能となります。書類をシステム上で管理することによって、検索もしやすくなりますし、ファイリングや保管の手間がかからないというメリットもあります。
さらに、紙代、輸送費なども省くことができるので、コストカットも実現できるのが特徴です。
情報共有ツールや帳票出力ツールとしても利用できる
コラボフローは、複数人で情報を共有し、申請データを活用して見積書や納品書などの帳票出力ツールとしても利用できます。帳票は、ExcelやPDFなどの形式で出力可能です。
簡単操作で多機能
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。
普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Excelで設定されているセル区切りや罫線、テキスト色などが反映されたフォームを作成することができるため、イメージ通りのフォーム作成が誰でも簡単に実現できるようになります。
承認経路の設定は「人」と「連携パーツ」を配置するだけなので、ITツールの扱いに自信がないという方でも安心です。
Collaboflow(コラボフロー)の主要な機能
コラボフローには、ワークフロー専門システムならではの充実した機能が搭載されています。
申請･承認
- 自動分岐：申請された金額や任意の条件で経路を自動分岐
- 段階別の入力制御：複数人でデータを入力する際に、誰がどこを入力できるか制限
- 代理申請/代行判定：他ユーザーの代理人として申請、自分の代理となる承認者を指定
- 一括承認：複数の申請を一括で承認
運用
- リマインドメール：設定した期間が過ぎても処理されない場合に自動でリマインド
- 停滞書類検索：処理が停滞している書類を検索
- リストビュー機能：任意の条件で申請書を絞り込んで一覧表示
設計
- イメージ通りにWebフォーム化：Excelファイル、既存フォームを見た目はそのままにWebフォーム化
- 帳票出力：決裁された申請データをPDF形式、Excel形式で出力
- シンプル経路設定：1つの申請経路で全部署をカバー
- タスク依頼：次に処理すべきタスクを自動で通知
データ連携
- データ転記：他の申請書からデータを自動で転記
- マスター設計：顧客マスターや商品マスターなどを自由に設計
- マスターデータ参照：外部のDBからマスターを参照、申請時にデータを自動転記
Collaboflow(コラボフロー)の導入メリット
ストレスを減らして働きやすい環境を整備
従来の紙のワークフローでは、誰に承認してもらえばよいかわからなかったり、記入漏れによる差し戻し、何度も上長に承認をお願いしなければいけないなど、多くの場面でストレスがかかっていました。
コラボフローを導入すれば、申請内容の自動判別から経路判断、記入必須事項のチェック、承認者へのリマインドメールなどによって、申請者･承認者それぞれのストレスを減らして、働きやすい環境を構築することができます。
業務効率化を実現
コラボフローは、モバイル対応しているため、外出先や移動中、テレワークでもスムーズに申請から承認までを実現することができます。
上長が忙しく、なかなか捕まらないことから承認が滞っていたというケースも、どこからでも承認ができるため解消されます。
紙のワークフローでは、進捗状況が把握しにくかったという問題も、コラボフローであれば申請がどこまで進んでいるのか、どこで止まっているのかを可視化することが可能です。
コストカットにつながる
申請書に使っていた紙の代金や印刷費、拠点間での輸送費などがコストカットされます。
また、ファイリングして保管しておくためのスペースも不要となるため、オフィスの有効活用も実現できます。
必要な書類もすぐに検索できるため、書類探しにかけていた手間も効率化されます。
Collaboflow(コラボフロー)の強み
コラボフローの強みは、外部システムとの連携が可能な点です。
連携パーツを利用することで、サイボウズOffice、Garoon、Office365などとも自由に連携でき、さらに業務の幅を広げて効率化が目指せるようになります。
また、最低5名から契約できる点も、Collaboflowならではの強みとなっています。少ない人数でも利用できるため、最初は少人数で運用してテストを行ったうえで社内全体で利用するという使い方もできるのです。
Collaboflow(コラボフロー)の価格･料金プラン
コラボフローは、クラウド版、パッケージ版のどちらのプランを利用するのかによって価格が異なります。
クラウド版の利用料金は、1名あたり月額500円、年間契約の場合、5,880円です。(全て税別で最低利用ユーザー数は5ユーザー、最低2ヶ月から利用することが可能です。)
パッケージ版については見積もりが必要なので、お問い合わせをしてください。
30日間の無料トライアル版もあるため、興味を持った方は試してみると良いでしょう。
※価格情報は2022年5月時点のもの
Collaboflow(コラボフロー)の連携サービス
コラボフローは、サイボウズ株式会社のオフィシャルパートナーであり、サイボウズ製品との連携によって、利便性を高めて幅広い活用ができます。
- コラボフロー for kintone
- コラボフロー for ガルーン
- コラボフロー for サイボウズ Office
- サイボウズリモートサービス
また、コラボフローのクラウド版は、SAML認証によるシングルサインオンに対応しており、企業内の業務システムにおけるユーザーIDとパスワードを統一して管理を効率化することが可能です。
Collaboflow(コラボフロー)のサポート体制
コラボフローでは、パートナー会社による導入サポートサービスを提供しており、導入企業からのヒアリングをもとに一緒に構築していくことができます。
また、管理者向けのトレーニングも提供しており、使い方や設定方法を説明しています。導入前に不安があるという場合は、こちらのサポートを利用してみるのも良いでしょう。
ユーザー自身で不明点を解消できるように、製品サポートサイトも公開されており、操作方法に関するマニュアルや動画、メンテナンス･アップデート情報などを掲載しています。
類似サービスとの比較
コラボフローと類似したサービスとしては、ジョブカンワークフローがあります。
ジョブカンワークフローは、株式会社 Donutsが提供しているクラウド型ワークフローサービスです。多彩なテンプレートが用意されているのが特徴で、さまざまな申請書類に対応できます。コラボフローと同様にExcelから申請書を作成することも可能です。
ジョブカンワークフローの料金は、1ユーザあたり月額300円となっています。初期費用、サポート費用などは一切かかりません。
Collaboflowを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
Collaboflow(コラボフロー)の詳細について
コラボフローについて、おすすめのポイントや導入メリットなどを紹介させていただきました。
紙のワークフローでは管理が煩雑になったり、進捗状況が把握できないことがストレスとなるなど課題は山積みです。
コラボフローであれば、直感的に操作ができるため、導入部門のメンバーが無理なく利用することができ、場所を選ばない申請･承認でワークフローを滞らせることがありません。
コラボフローのサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
