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自社業務の流れをよりスムーズにし、生産性の向上を図るためにはワークフローの見直し、効率化ツールの導入を検討すると良いでしょう。
今回紹介する業務デザイナーは、企業ごとの業務フローに合わせて簡単に編集、構築できることから注目されているサービスです。
機能面や特徴、料金などを解説しますのでサービス選定の参考にしてください。
業務デザイナーとは
業務デザイナーとは株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。
申請書類一つひとつに承認作業が多く業務がスムーズに進まない、申請から承認までの進捗状況が可視化できないといった課題を解消できるため、企業規模·業種を問わず幅広い企業からの導入実績があります。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
業務デザイナーについてのQ&A
Q:業務デザイナーの料金プランや初期費用は？
A:初期費用、月額料金共に要問い合わせとなります。
※実際の詳しい料金等については公式へお問い合わせください。
Q:業務デザイナーのお試しプランや最低利用期間は？
A:最低利用期間は要問い合わせです。お試しプランについては公式へお問い合わせください。
Q:業務デザイナーの主な評判や口コミは？
A:「バックオフィス業務の効率化につながった」「働き方改革が実現できた」等の好意的な評判が多いです。
業務デザイナーの機能·特徴
厳格な品質管理が求められる業界でも採用
業務デザイナーを提供するユニオンシンクは、製薬・医療機器業界向けの「品質デザイナー for GxP」や「文書デザイナー for GxP」なども展開しています。
これらは、極めて厳格な管理基準（GxP/GMP）への対応が求められる現場で多数導入されており、その信頼性と堅牢性は折り紙付きです。
汎用的な「業務デザイナー」においても、これらのシリーズで培われたノウハウが活かされており、データの保全性やセキュリティ面で安心して利用できるシステム設計となっています。
一般的なオフィス業務から専門的な管理業務まで、幅広いニーズに応える拡張性の高さも大きな魅力です。
申請機能
- 申請書作成機能
- 申請書にファイル添付
- 申請の共有機能
- 過去の申請のコピー機能
- 経費精算機能
承認機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 代理承認機能
- 申請へのコメント機能
- 承認者による申請の修正機能
申請書フォーマットのデータ種目
- プルダウン項目設置機能
- 申請参照選択機能
- 添付ファイル項目設置機能
- 自動計算項目設置機能
- 申請者のマスタ選択機能
- 部署（グループ）選択項目設置機能
- 単一行テキスト項目設置機能
- 複数行テキスト項目設置機能
- チェックボックス項目設置機能
申請書設定機能
- 申請フォーマットの作成機能
承認ルート設定機能
- 承認ルートの分岐機能
- 合議承認設定（OR条件）
運用に関する機能
- 電子印鑑の登録機能
- 申請の検索機能
承認ルート設定機能
- 承認者の指定機能
以下、主な特徴をまとめました。
やるべき仕事に集中できる
業務デザイナーは申請書類の確認や情報の分析など、人の手でないとできない業務以外をシステムが担当することで、本来やるべき業務に集中できる環境を構築します。
- 書類の受け取り、送付
- 過去情報の検索
- 進捗の管理
- 情報収集
これらの作業をワークフローシステムから行うことが可能です。
操作性に優れている
いくら効率化ができるシステムといっても複雑な操作や専門的な知識が必要では本格的な運用に時間がかかってしまいます。
業務デザイナーは、PCが苦手な人でも操作できるわかりやすい画面で設計されているため安心です。
プログラミングなどの専門的な知識がなくても、直感的にワークフローの追加ができ、導入企業にあったカスタマイズが実現できます。
豊富な機能
業務デザイナーは、申請や承認、書類作成を効率化するためのさまざまな機能が搭載されているだけでなく、文書管理システムやグループウェアとして活用できる点も特徴的です。
単純に書類を申請してから承認するだけで終わりというわけではなく、その後の書類管理を効率化することができます。
文書同士のリンクづけや発行日、期限日で管理することもでき、必要な文書がすぐに見つかるようになります。
グループウェア機能を活用すれば、申請状況の共有などメールではできない手軽な情報共有を行うことができます。
おすすめのワークフローシステム
業務デザイナーの料金·価格
業務デザイナーの料金プランは公式サイトでは公開されていないため、問い合わせが必要となります。
詳細は公式サイトを確認
無料トライアルについて
業務デザイナーでは、無料トライアルについて明記されていないため問い合わせが必要となります。
業務デザイナー導入のメリット
コストカットが可能に
従来であれば、紙の申請書を作成して上司に提出、承認がおりなければ修正し、また紙で申請書を作成するというフローが一般的でした。
修正の度に紙代や印刷に使用するインク代などが発生していた状況も、業務デザイナーを導入すればシステム上で申請から承認、修正が可能となるためペーパーレス化を可能とし、コストカットにつながるというメリットが生まれます。
業務をそのまま電子化
パーツを配置するだけで帳票やワークフローを作成・編集できるので、専門知識がなくても問題なく活用できます。そのため、現在行っている業務をそのまま電子化して、効率化を図ることが可能になります。
複数業務をまとめて管理
発注管理や、稟議・支払、教育などの独立した業務を自動的に連携させることが可能です。それぞれの業務の情報は自動で紐づけられるので、連結された業務フローの連結元や連結先の帳票を見失う心配はありません。
人的リスクを軽減
システム間の連携を自動で行うので、抜け漏れのミスをなくし、内部統制の強化につなげられます。
業務のスピードアップ
紙媒体を必要としないので対面での受け渡しが発生せず、業務をスムーズに進められます。
これにより重要な情報を必要なところへ素早く届けられ、業務が大幅に効率化します。
電子契約サービスとの連携
業務デザイナーで社内承認が完了した文書は自動で「電子印鑑GMOサイン」と連携し、他社との契約までを一元的に電子化できます。
基幹システムや自社開発ツールとのシームレスな連携
業務デザイナーの強みは、単体でのワークフロー運用にとどまらず、他システムとの柔軟なデータ連携が可能である点です。
「電子印鑑GMOサイン」との連携による契約業務の完全電子化に加え、生産管理システムや自社開発の交通費精算システムなど、企業ごとの既存システムと連携させた事例も豊富です。
例えば、入力されたデータを自動で基幹システムへ渡したり、逆に基幹システムのデータを申請書に自動反映させたりすることで、転記ミスをなくし、業務全体の自動化・効率化を推進します。
単なる承認ツールではなく、社内のデータハブとして機能させることが可能です。
業務デザイナーの導入事例·評判
実際の導入企業では、業務デザイナーの活用により劇的な業務改善が報告されています。
ある企業では、システム間のデータ連携と社内資料作成の自動化を行うことで、年間約900時間もの業務負担削減に成功しました。
また、社外や出張先からでもノートPC一つで申請・承認が可能になることで、場所を選ばない働き方を実現し、意思決定のスピードアップに貢献しています。
「紙の書式イメージを変えずに電子化できる」という特徴も相まって、現場の抵抗感を最小限に抑えつつ、スムーズなペーパーレス化移行を実現できる点が多くの企業で評価されています。
コストカットと工数カットを実現
“サーバーの保守停止をタイミングにこれまでのワークフローシステムを見直すこととなり、業務デザイナーを導入しました。業務デザイナーは現在使っている書式イメージを変えずに利用できるため、導入後すぐに運用することができました。手入力する時間も減り、ペーパーレス化もできたので、費用削減や作業時間の短縮にもつながっています。”(SRSホールディングス株式会社様)
コロナ禍で直面した紙運用と進捗管理の問題を電子化で解決し業務がシームレスに
“ペーパーレス化を大きく推し進めることができたように思います。
経費申請などのいろいろな申請業務がハンコ不要で楽になったのはもちろん、「今、誰のところに回っているのか」といった承認状況をWEB画面上で確認することができるため、進捗管理が容易になりました。
将来的に他システムとの連携もできれば、より業務がシームレスになるのではないかと期待しています。”(税理士法人 江崎総合会計)
社外勤務者の申請／承認業務の課題を解消し、業務の見える化・効率化を実現
“取引先内などの外部や自宅、出張先のホテルなどで、スマホやタブレットから申請／承認が可能となり、場所、距離を選ばず、迅速な業務遂行を行えるようになった”(株式会社シークス様)
類似サービスとの比較
業務デザイナーの類似サービスとしては承認Timeやジョブカンワークフローなどが挙げられます。
承認Timeはさまざまな書類のペーパーレス化が実現できるワークフローシステムです。
自由な承認ルートの設計が可能で、飛び越し承認機能も搭載されているため緊急の承認業務にも対応することができます。
料金は初期費用0円、月額3,000円となっています。
ジョブカンワークフローは使いやすい操作性とリーズナブルな価格が魅力的なワークフローシステムです。
マルチデバイスで使用することができ、ITリテラシーが低い方でもすぐに使える操作性が魅力的で、承認ルートの設計も柔軟に行えます。
料金は1ユーザーにつき月額300円となっており、最低利用料金は月額5,000円からとなります。
ワークフローシステムについては以下の記事も参考にしてみてください。
この製品に関連する動画を紹介
業務デザイナーで申請業務の効率化を
業務デザイナーについてご紹介させていただきました。
- 優れた操作性
- 豊富な機能
- ペーパーレス化を実現
上記の点から、業務効率化だけでなく、コストカットも期待できるサービスと言えるでしょう。
本記事を読まれて気になった方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像·データ出典:業務デザイナー公式サイト
