個人情報の取扱いにおいて注意すること
収集・利用目的の明確化
個人情報を収集する際には、その目的を従業員に明確に伝え、同意を得ることが重要です。
健康管理システムで従業員の健康状態や労働時間を記録する際も、データの利用目的を具体的に示し、その範囲を超えて利用しないようにします。
目的が不明瞭なまま情報を収集すると、プライバシーの侵害に当たる可能性があり、トラブルの原因となりかねません。
アクセス制限と管理者権限の設定
健康管理システムでは、データにアクセスできる担当者を限定し、必要な情報にのみアクセスできるよう、管理者権限を設定することが重要です。
例えば、従業員全体の健康状況を把握する権限は健康管理担当者に限定し、詳細な健康情報には特定の医療担当者のみがアクセスできるようにしておけば、不正な情報流出は防止できるはずです。
セキュリティ対策の強化
健康管理システムのセキュリティ対策も、個人情報保護において非常に重要です。
従業員のプライバシーを守り、安心してシステムを利用する上で欠かせません。
健康管理システムのおすすめ製品
一体型チームで健康管理をサポート【& oneself.】
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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& oneself.とは、株式会社oneself. が提供している、保健師と産業医の一体型チームによって企業の健康管理をサポートしているサービスです。
担当者がチャットで相談し放題
人や時間が足りない、健康トラブル発生時に相談したいという場合も、& oneself.がサポートします。担当者が利用できる専用チャットグループが用意されており、保健師・産業医に相談することができます。
従業員のための窓口も用意
担当者だけでなく、従業員が保健師・産業医と直接やりとりできる相談窓口も設置されています。会社に相談しにくい内容や、病院に行くべきか、といったさまざまな悩みを相談することができ、面談の申し込みから実施まで迅速に対応してくれるため、従業員満足度の向上につながります。
事務作業の負担を軽減
専門性が求められ、煩雑になりやすい健康管理に関する事務業務も、& oneself.がサポートします。プロの保健師に事務代行を依頼することができ、担当者の心理的負担や業務負担を大きく軽減することができます。
メンタル不調を専門的にケア【INTERMIND】
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INTERMINDでは、社員一人ひとりのメンタルの状態に合わせて「医師」・「臨床心理士」・「メンタルコーチ」がチーム体制になってサポートします。医師が監修だけにとどまらず、中心となってプログラムを策定、結果につながるサポートをしてくれるため、安心です。
個別に最適化されたサポートを提供
INTERMINDでは、社員一人ひとりのメンタルの状態に合わせて「医師」・「臨床心理士」・「メンタルコーチ」がチーム体制になってサポートします。医師が監修だけにとどまらず、中心となってプログラムを策定、結果につながるサポートをしてくれるため、安心です。
悪化する前にサポート
INTERMINDでは、メンタルに不調がある方から相談を受けるだけでなく、不調傾向がある方にはINTERMIND側から声をかけてくれるため、安心です。医師と臨床心理士、メンタルコーチがチームとなってメンタル不調者を専門家の視点からケアします。
産業医との組み合わせで高い効果を発揮
INTERMIND社が提供しているスマート産業医サービスとメンタルマネジメントプログラムを組み合わせることで、より高い効果が期待できます。産業医の役割としても、メンタルヘルスケアは非常に重要となっており、適切なプログラムによる課題解決と組織の状態をいつでも適切に把握できるようになります。
健康情報管理における課題解消に貢献【ハピネスパートナーズ】
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| 月額費用 | 〜250円 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
ハピネスパートナーズとは、エムスリーヘルスデザイン株式会社が運営しているクラウド型の健康管理システムです。現場で利用する担当者のことを考えて設計されており、クラウド型のため、離れた拠点の従業員情報でも一元管理することができます。
複雑な特殊業務歴も一目瞭然
ハピネスパートナーズでは、特殊業務の登録や閲覧が可能で、業務内容や期間、作業場所などの項目を従業員ごとに一括で管理することができます。登録された業務歴を基として、必要な健診コースを表示してくれるため、管理を効率化することが可能です。
充実のフォローアップ
ハピネスパートナーズでは、健診受診率100%に向けた充実のフォローアップ機能を搭載しています。管理画面から簡単に、健康診断の進捗管理ができ、未受診者の一括抽出やリマインドも可能です。
従業員ごとのカルテを作成
ハピネスパートナーズでは、健康・保健指導面談の記録を基に、従業員ごとにカルテを作成することができます。面談記録や就業上の配置、従業員ごとに詳細な内容をカルテとしてまとめることができるため、保健指導に必要なケアを漏らすことがありません。
メンタルの不調が認められた社員の個人情報管理のポイント
機密性の高い管理・情報共有
メンタルヘルスの情報は機密性が高くあるべきです。
したがって、情報の共有範囲を最小限に抑え、本人の同意を得た上で慎重に取り扱う必要があります。
例えば、直属の上司に情報提供が必要な場合でも、過度な情報共有が起こらないよう、社内で配慮することが重要です。
情報が社内で過度に共有されると、従業員が不信感を抱く原因となり、職場での信頼関係が損なわれるリスクがあります。
情報開示と同意
メンタル不調に関するデータをシステムで管理する場合、本人に情報の管理方法やアクセス範囲について事前に説明し、同意を得ることが重要です。
従業員に対して透明性を持った管理を行うことで、安全な健康情報の取扱いが叶うはずです。
本人も自らの健康データがどのように利用されるかを把握できれば、プライバシーに対する懸念も和らぐことでしょう。
データの保管期間と削除ルールの設定
メンタルヘルス情報の保管期間は、法律に基づき適切な期間に定め、期間が過ぎたデータは速やかに削除することが重要です。
データ削除のルールをあらかじめ設定し、必要以上に個人情報を長期間保持しないよう規定を設けることにより、情報漏洩のリスクは減少します。
