会社が従業員の安全と事業継続を確保するためには、安否確認の実施が重要です。
緊急事態発生時における迅速な安否確認は、従業員の安全を守るだけでなく、事業継続計画（BCP）の実行を支える基盤となります。
この記事では、会社で安否確認システム導入する際の注意点や、料金相場について詳しく解説します。
会社で安否確認を行う理由
従業員の安全を守るため
企業には、従業員が安全で健康に働ける環境を整える「安全配慮義務」があります。
法的な義務はなくとも、自然災害や感染症発生時に安否確認を行うことは、従業員の安全を守るために重要です。
安否確認により、出社が可能か、無理なく働けるかを適切に判断することができます。
事業継続や再開の判断を下すため
自然災害や感染症などの緊急事態は、事業活動に深刻な影響を与える可能性があります。
安否確認は、BCP（事業継続計画）の一環として、従業員や部署ごとの状況を把握し、事業継続や復旧の判断材料となります。
迅速な安否確認は、業務効率化にも役立ちます。
BCP（事業継続計画）と安否確認
BCPは、緊急事態における初動対応や復興計画を示した企業の指針です。
中小企業庁が公開するフローが参考になりますが、計画は形骸化しないよう、定期的な見直しが必要です。
安否確認システムの導入にあわせて、BCPの内容を再評価することをおすすめします。
安否確認システムのおすすめ製品
簡単操作で従業員の安否を確認！【バーズ安否確認＋】
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| 月額料金 | 1,250円〜 | 初期費用 | 0円 |
|---|---|---|---|
| 無料お試し | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 1人〜 |
バーズ安否確認システムとは、株式会社バーズ情報科学研究所が運営しているサービスです 緊急時に素早く簡単に従業員の安否確認ができ、BCP(事業継続計画)の観点からも高く評価をされています。 実際に導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」などといった声が報告されており、導入のしやすさも好評です。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
迅速な安否確認を実現【安否確認プライム】
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| 月額費用 | 13,500円 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 60,000円〜 | 導入社数 | 要問い合わせ |
安否確認プライムは、株式会社エクスリンクが運営している安否確認システムです。迅速な安否確認を実現する利便性の高い機能が搭載されていながらも、低価格から利用することができます。
アプリのインストール不要
安否確認プライムはWebブラウザーやインターネット接続環境があればご利用いただけるクラウドサービスです。専用アプリをインストールする必要がないため、ガラケーや自分の端末にアプリを入れたくないという従業員の方がいても安心です。
SMSで高い到達率・開封率を実現
安否確認プライムは、携帯電話番号を活用したSMS（ショート・メッセージ・サービス）により、高い到達率・開封率で安否確認をすることができます。メールの場合は、迷惑メールに判定されてしまったり、メールアドレスが変更されていたりと、不達になる要因がいくつかあります。
SMSが届いたかを確認できる
SMSの送信後、従業員の端末まで届いたのか、届いていない場合は圏外や電源切れなどのエラー理由まで把握することが可能です。圏外・電源切れ・端末エラーであったかなどの理由がわかることで、再送するタイミングも計りやすくなります。
日本初の安否確認システム【安否LifeMail】
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| 月額費用 | 80円〜/1人 | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 150,000円 | 最低契約期間 | なし |
安否LifeMailとは、株式会社コム・アンド・コムが運営している安否確認システムです。 日本で最初に開発された安否確認システムとして、確かな実績があり、社会状況の変化やユーザーからのニーズに応じた度重なる改良で、使いやすく機能性にも優れたシステムとなっています。
安心の実績
安否LifeMailは、これまでに大手企業や医療機関、地方自治体など、幅広い企業・団体から導入されており、約200万人に利用されています。 安否LifeMailの配信エンジンは、地震や台風といった大型災害が発生した際に、気象庁の情報をもとに、迅速にメッセージを配信することができます。
コストパフォーマンスに優れている
安否LifeMailは、その安定性や機能性はもちろん、コストパフォーマンスにも優れています。 初期設定費用が初月に発生しますが、月額費は無料となっており、初月以降は、毎月の人数分課金となっているため、必要最低限のコストで運用することができます。
複数の連絡手段を利用できる
安否LifeMailでは、メール・LINE・GPSを活用することで、災害時でも安定した安否確認ができるだけでなく、位置情報を使用した救援も可能としています。 LINEと連携することで、LINEアプリから安否確認通知を受け取れるようになるだけでなく、訓練メールや業務連絡もLINEに通知することが可能です。
安否確認システムを導入するときの注意点
安否確認の連絡手段を統一する
安否確認システム導入時には、連絡手段を統一することが重要です。
従来の電話やメール、SNSなどの手段を併用すると、集計に手間がかかり、システムのメリットが損なわれます。
導入後は可能な限りシステムに一本化しましょう。
定期的なシステムテストを行う
緊急時に備え、安否確認システムのテストを定期的に実施しましょう。
従業員に連絡方法を習得させることで、データの確実性が向上します。
また、新入社員のために教育マニュアルにシステムの使用方法を記載しておくことも大切です。
緊急時の初動対応を計画する
安否確認システムは従業員の状況を把握するツールです。
緊急事態時には、職場の被災状況や提携先の被害なども確認し、BCP（事業継続計画）に活かす必要があります。
初動対応を事前に計画しておけば、スムーズに復旧作業に移行できます。
安否確認システムの料金相場
課金タイプ
安否確認システムの料金プランは、「定額パッケージ型」と「従量課金型」に分かれます。
会社が小規模な場合は定額型が、大規模な場合には従量制が多く採用されています。
初期費用
システムによって初期費用は異なり、無料のものから200,000円程度かかるものもあります。
月額料金
月額料金はユーザー数に応じて変動します。
例えば、300名の場合は月額20,000円～30,000円前後、500名の場合は月額30,000円～50,000円前後であることが一般的です。
会社の規模が大きくなるほど料金が上昇します。
まとめ
会社で安否確認を行う理由は、従業員の安全確保と事業継続の判断を的確に行うためです。
「安全配慮義務」を果たしつつ、BCP（事業継続計画）の一環として従業員や部署の状況を把握することで、迅速な復旧や業務効率化につなげます。
安否確認システムを導入する際は、連絡手段の統一や定期的なテストを行い、緊急時の初動対応を計画しておくことで、安否確認の結果を有効活用できます。
料金相場としては、初期費用は無料から200,000円程度、月額料金はユーザー数に応じて変動し、300名で20,000円～30,000円、500名で30,000円～50,000円が一般的です。
規模やニーズに合わせて最適なシステムを選びましょう。
