自然災害の多い日本では、企業が従業員の安全を守るために迅速で正確な安否確認を行うことが重要です。
その中でも「安否確認メール」は、災害時の従業員の健康状態や家族の状況を把握し、事業の継続判断のために大切な手段です。
この記事では、安否確認メールの重要性や運用の注意点、テンプレート例について詳しく解説します。
安否確認メールの重要性と活用方法
自然災害の多い日本では、企業が従業員の安全を確保するために「安否確認メール」を送る仕組みを整えることが重要です。
災害時には、当然ですが事業継続よりもまずは従業員の安否確認を最優先しましょう。
安否確認メールとは
被災時に従業員やその家族の状況を確認するためのメールです。
これにより、従業員の健康状態や業務への影響を把握できます。
メールは、電話やSNSと比較して混雑の影響を受けにくく、アクセスしやすい点が利点です。
運用の注意点
無料のメールサービス（GmailやOutlookなど）は大量配信に適さないため、迅速かつ確実に送信できる専用のメール配信システムを導入することが推奨されます。
企業が災害時に備え、適切な仕組みを導入することで、従業員の安全確保と迅速な対応ができるようになります。
安否確認システムのおすすめ製品
簡単操作で従業員の安否を確認！【バーズ安否確認＋】
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 初期費用 | 0円 |
|---|---|---|---|
| 無料お試し | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 1人〜 |
バーズ安否確認システムとは、株式会社バーズ情報科学研究所が運営しているサービスです 緊急時に素早く簡単に従業員の安否確認ができ、BCP(事業継続計画)の観点からも高く評価をされています。 実際に導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」などといった声が報告されており、導入のしやすさも好評です。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
迅速な安否確認を実現【安否確認プライム】
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| 月額費用 | 13,500円 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 60,000円〜 | 導入社数 | 要問い合わせ |
安否確認プライムは、株式会社エクスリンクが運営している安否確認システムです。迅速な安否確認を実現する利便性の高い機能が搭載されていながらも、低価格から利用することができます。
アプリのインストール不要
安否確認プライムはWebブラウザーやインターネット接続環境があればご利用いただけるクラウドサービスです。専用アプリをインストールする必要がないため、ガラケーや自分の端末にアプリを入れたくないという従業員の方がいても安心です。
SMSで高い到達率・開封率を実現
安否確認プライムは、携帯電話番号を活用したSMS（ショート・メッセージ・サービス）により、高い到達率・開封率で安否確認をすることができます。メールの場合は、迷惑メールに判定されてしまったり、メールアドレスが変更されていたりと、不達になる要因がいくつかあります。
SMSが届いたかを確認できる
SMSの送信後、従業員の端末まで届いたのか、届いていない場合は圏外や電源切れなどのエラー理由まで把握することが可能です。圏外・電源切れ・端末エラーであったかなどの理由がわかることで、再送するタイミングも計りやすくなります。
日本初の安否確認システム【安否LifeMail】
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| 月額費用 | 80円〜/1人 | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 150,000円 | 最低契約期間 | なし |
安否LifeMailとは、株式会社コム・アンド・コムが運営している安否確認システムです。 日本で最初に開発された安否確認システムとして、確かな実績があり、社会状況の変化やユーザーからのニーズに応じた度重なる改良で、使いやすく機能性にも優れたシステムとなっています。
安心の実績
安否LifeMailは、これまでに大手企業や医療機関、地方自治体など、幅広い企業・団体から導入されており、約200万人に利用されています。 安否LifeMailの配信エンジンは、地震や台風といった大型災害が発生した際に、気象庁の情報をもとに、迅速にメッセージを配信することができます。
コストパフォーマンスに優れている
安否LifeMailは、その安定性や機能性はもちろん、コストパフォーマンスにも優れています。 初期設定費用が初月に発生しますが、月額費は無料となっており、初月以降は、毎月の人数分課金となっているため、必要最低限のコストで運用することができます。
複数の連絡手段を利用できる
安否LifeMailでは、メール・LINE・GPSを活用することで、災害時でも安定した安否確認ができるだけでなく、位置情報を使用した救援も可能としています。 LINEと連携することで、LINEアプリから安否確認通知を受け取れるようになるだけでなく、訓練メールや業務連絡もLINEに通知することが可能です。
安否確認メールのテンプレート
社内向け安否確認メールのテンプレート
件名
件名が入ります。
本文
◯◯株式会社 総務課より
本日、震度◯以上の地震が発生しました。
まずはご自身とご家族の安全確保を最優先に行動してください。
安全が確認できましたら、本メールに返信の形で以下の情報をご報告ください。
- 本人の被災状況
- 家族・自宅の被災状況
- 現在の場所
- 出社の可否
- その他連絡事項
社外向けの安否確認メールのテンプレート
件名
件名が入ります。
本文
株式会社◯◯人事課◯◯様
◯◯株式会社 総務部 ◯◯です。
先ほどの速報により、貴社地域での地震災害を知り、大変心を痛めております。
◯◯様をはじめ、従業員の皆様やご家族のご無事を心よりお祈り申し上げます。
貴社とのお取引に関しましては、どうぞご無理なさらず、状況が落ち着かれてからの再開で問題ございません。
また、私どもでお力になれることがございましたら、何なりとお申し付けください。
この度の被災に際し、改めて心よりお見舞い申し上げます。
（署名）
安否確認メールに対しての返信の例文
件名
件名が入ります。
本文
株式会社◯◯ 人事課 ◯◯様
◯◯株式会社 総務部 ◯◯でございます。
いつもお世話になっております。
この度は、被災に際しご丁寧なお見舞いのご連絡を頂き、心より感謝申し上げます。
また、お返事が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
弊社の被害状況についてご報告いたします。
幸いにも、スタッフおよびその家族に重傷を負った者はおらず、安全が確認されております。
また、設備に関しましても試運転の結果、異常がないことを確認いたしましたので、明日より製造を再開させていただきます。
この度は多大なるご心配をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
取り急ぎ、ご報告と御礼を申し上げます。
（署名）
まとめ
安否確認メールは、災害時に従業員の状況を把握し、事業継続や復旧判断をサポートする重要な手段です。
メールは電話やSNSに比べ、混雑の影響を受けにくく、効率的な情報収集でき、専用のメール配信システムを利用することで、迅速かつ確実な送信が実現します。
さらに、テンプレートを活用することで、緊急時の負担軽減にもつながります。
企業は適切な仕組みを整備し、従業員の安全確保と業務対応を円滑に進める準備をしておくことを心がけましょう。
