勤怠管理システムを社内に定着させるには？
サポート体制に優れたサービスを選ぶ
勤怠管理システムは、導入しただけで業務効率化につながるわけではありません。
導入後の運用が重要となり、社内に定着させるためにはサポート体制が充実しているサービスを選ぶことが有効です。
企業によって就業規則や勤怠ルールが異なるため、企業ごとに合わせたシステム変更を行うためには運用サポートが可能なサービスを選んだ方がいいでしょう。
また、サポート体制が優れているサービスは、導入後にユーザーの声を反映した機能の追加や労働基準法などの勤怠管理に関連する法改正についても迅速に対応してくれます。
現場に必要な機能を把握する
企業ごとに現場が抱える課題はさまざまです。
現場での就業環境における課題を把握し、導入から定着までの体制を整備、必要な機能の選定を行いましょう。
コストを抑えて勤怠管理システムを導入したいという方も多いでしょうか、利用するプランを誤ったことで必要な機能が利用できないケースもあるため、注意が必要です。
従業員が利用しやすい打刻方法のシステムを選ぶ
勤怠管理システムにおいて重要となるのは、打刻方法です。
現場で勤怠管理をしている担当者に話を聞き、従業員への負担が少ない打刻方法を取り入れるようにしましょう。
スマホアプリから打刻ができる利便性の高いシステムもありますが、従業員全員がスマホを持っているとは限りませんし、タブレットを設置して打刻する形式のものでもUIがわかりにくいと打刻漏れなどのミスが発生します。
従業員全員が無理なく使うことができ、操作性に優れているサービスを選ぶと良いでしょう。
勤怠管理システム導入における失敗例
自社の規模にあったシステムを選定していなかった
勤怠管理システム導入における失敗例としては、企業規模にあったシステムを選ばなかったことで、必要な機能の利用や従業員のカバーができなかったケースが挙げられます。
勤怠管理システムは、大規模利用を想定しているものから、コストを抑えた代わりに数名での利用が前提となっているものまでさまざまです。
スタートアップ段階の企業が数百人向けのシステムを実装しても、コストの割にパフォーマンスは期待できないでしょう。
逆に、コストを抑えたいからと従業員規模に見合わないシステムを選んでしまうと、業務効率化につながらない可能性があります。
トライアルを利用しなかった
勤怠管理システムには、2週間や1ヶ月など期間限定で利用できる無料トライアルを提供しているサービスが多くあります。
自社に必要な機能やサポート体制が揃っていると思っていても、実際に操作してみるとUIが複雑であったり、既存システムとの連携ができなかったりと、相性が悪いケースも考えられます。
このようなリスクを避けるためにも、トライアルをしっかりと利用して自社が使いやすいシステムかを見極めるようにしましょう。
外部システムとの連携ができない
勤怠管理システムは、会計ソフトや経費精算システムといった外部システムと連携することで、勤怠データを活かして幅広い業務を効率化することができます。
しかし、システムによっては外部システム連携ができないものや、連携できるサービスが限られているものもあります。
そのため、導入前に自社が利用しているサービスとの連携ができるか、連携方法は簡単かを確認しておくようにしましょう。
